كيف تفعل فقط الأشياء التي ترغب في فعلها فعلاً

هل تتذكر آخر مرة كانت فيها قائمة مهامك قصيرة بما يكفي لتكون قابلة للتنفيذ؟ ماذا عن آخر مرة نظرت فيها إلى قائمتك وشعرت برغبة حقيقية في إنجاز كل شيء فيها؟

في مطلع هذا الربيع، بدأت أتلقى طلبات كثيرة للمساعدة في إدارة قوائم المهام الطويلة، لذا نشرتُ هذه الطريقة لتنظيمها. قوائم المهام غير الفعّالة تجعلنا نشعر بأن لدينا الكثير لننجزه في وقت قصير جدًا، مما يُشعرنا بالإرهاق. ومن المفارقات، أن هذا يُضعف قدرتنا على التخطيط وإدارة وقتنا.

قد تمتلك قائمة مهام منظمة بشكل مثالي، ومع ذلك لا تزال تُشعرك بالإرهاق - لقد مررتُ بواحدة مع أحد العملاء مؤخرًا، وبصراحة، شعرتُ بالإرهاق لمجرد النظر إليها. إذا كانت قائمة مهامك تُشعرك بأنك لا تملك الوقت الكافي لإنجاز كل هذا، فقد حان الوقت لتقليصها إلى شيء أكثر قابلية للإدارة.

هذه عملية مختلفة عن تنظيم قائمة مهامك أو تنسيقها بطريقة أكثر فعالية. إنها تتعلق بتقليص تلك القائمة - والتخلص من الأمور التي تكرهها - دون تحمل عواقب عدم إنجاز ما عليك فعله فعلاً.

في عالم مثالي، سنتمكن جميعًا من تطبيق مبادئ ماري كوندو الشهيرة عالميًا لتنظيف خزائننا على قائمة مهامنا: أي شيء لا يُشعرنا بالسعادة نتخلص منه (نحذفه) أو نتبرع به (نفوّضه). يبدأ معظم عملائي بقائمة مهام قصيرة جدًا يتطلعون إلى إنجازها؛ وقد صرّحت إحداهن مؤخرًا أنها لا تضيف إلى قائمة مهامها إلا ما لا ترغب في فعله، لأنها تتذكر دائمًا أن تفعل ما ترغب في فعله حقًا.

إليك كيفية تحويل قائمة المهام الطويلة جدًا إلى قائمة تضم فقط الأشياء التي تريد القيام بها بالفعل:

1. حدد جميع العناصر في قائمة مهامك التي تكره القيام بها

تخيّل كل مهمة في قائمة مهامك، ولاحظ كيف تشعر عند التفكير في إنجازها. هل تميل للأمام قليلاً، تشعر برغبة شديدة في البدء بها فوراً؟ (لا تُعلّم على المهام التي تُشعرك بذلك). أم تشعر بضيق في معدتك، مع رغبة مُصاحبة في تأجيل المهمة لأطول فترة ممكنة؟ علّم على أي شيء يُشعرك بأي نوع من النفور.

حدد كل الأشياء التي كنت تؤجلها لأنك ببساطة لا ترغب في القيام بها. وحدد الأشياء الموجودة في قائمتك لأنك تشعر أنه "يجب" عليك فعلها، أو لأنك تشعر أنه عليك فعلها، لكنك لا ترغب في فعلها أو لا تقول إنك اخترت فعلها (أو لا تقول بسرور إنك "محظوظ" بفعلها).

بمعنى آخر، سلط الضوء على الأشياء التي تخطط للقيام بها لمجرد أن شخصًا ما يتوقع منك القيام بها، أو لأنك كنت تتوقع دائمًا أن تقوم بهذه الأشياء، أو لأن القيام بها سيجلب لك مكانة أو سلطة (ولكن دون أي متعة حقيقية في هذه العملية).

2. احذف أو فوّض أكبر عدد ممكن من العناصر المميزة

ابدأ بالحذف، ثم انتقل إلى تفويض المهام. كن صادقًا مع نفسك؛ إذا كنت تعلم في قرارة نفسك أنك على الأرجح لن تقوم بمهمة ما على أي حال، أو أنه لن يكون هناك عواقب تُذكر إذا لم تقم بمهمة محددة في قائمتك، فما عليك سوى شطبها من القائمة والانتهاء منها.

قد تشعر بالارتياح، أو حتى بالإنجاز (نظراً لأن قائمتك تتقلص بسرعة كبيرة!). أو قد تشعر بالقلق أو حتى بالحزن أثناء القيام بذلك. تقبّل مشاعرك، مهما كانت، وأنت تحذف العناصر من قائمة مهامك بحماس. كن فضولياً بشأن ما تشعر به، وتقبّل مشاعرك - ولكن لا داعي للانغماس فيها.

ربما تحتاجين إلى الحزن (ولو قليلاً) على حقيقة أنكِ لن تتمكني أبدًا من صنع ألبومات الصور تلك (التي تكرهين صنعها لكنكِ شعرتِ حقًا أنه يجب عليكِ صنعها). من الطبيعي أن تشعري بالحزن أو الندم، ولكن كوني واقعية: أنتِ لا تحزنين على شيء ملموس، بل تحزنين على فقدان حلم. على سبيل المثال، أنتِ تتخلين عن حلم أنكِ من النوع الذي يصنع ألبومات الصور، أو الذي يكتب خططًا استراتيجية، أو الذي يرد على كل بريد إلكتروني. حسنًا، اسمحي لنفسكِ بالشعور بما تشعرين به، ثم امضِ قدمًا. هذه عملية تخلي.

إذا كانت المهمة المحددة ضرورية للغاية ولا يمكن حذفها، فحاول التفكير في شخص آخر يستمتع بالقيام بها، وضع خطة لتفويضها إليه. إذا لم يكن لديك مساعد أو موظفون أو أبناء لتفويضها إليهم، ففكّر في المراهقين والمتقاعدين في الحي الذين يرغبون في اكتساب الخبرة، أو العمل لديك، أو الحصول على دخل إضافي. أو فكّر في أشخاص يحتاجون إلى مساعدة في شيء تستمتع بفعله، وتفاوض معهم على تبادل الخدمات.

قد يبدو كل هذا وكأنه عمل شاق أكثر من مجرد القيام بالمهمة بنفسك، لكن أعدك أنك ستشكرني لاحقًا. إن وجود قائمة مهام قصيرة بما يكفي لعدم إرهاقك ومليئة بأشياء ستستمتع بفعلها يستحق عناء عدم الكفاءة الأولية.

3. حوّل أي شيء متبقٍ في قائمتك ومظلل إلى شيء ترغب فعلاً في القيام به

إذا لم تستطع حذف المهام التي تُرهقك أو تفويضها، فعليك تحسينها. كن مبدعًا. طريقتي المفضلة هي ربط مهمة غير ممتعة بشيء ترغب في القيام به أكثر. أحيانًا أجلس على العشب تحت أشعة الشمس وأحجز مواعيد الطبيب، وأستمع إلى كتب صوتية ممتعة أثناء القيادة لاصطحاب الأطفال وأثناء تنظيف المنزل (استمعتُ مؤخرًا إلى كتاب "عام من الموافقة" لشوندا رايمز وأنصح به بشدة). أنا وزميلتي في العمل نؤجل مراجعة أنظمتنا المالية منذ سنوات ، لكننا وضعنا خطة للقيام بذلك معًا هذا الصيف بجانب المسبح. ستكون هناك مشروبات مارغريتا، وبالتأكيد، لم نعد نخشى هذه المهمة!

إن إدراك قيمة المهمة بالنسبة للآخرين يُعدّ وسيلة فعّالة أخرى لجعلها أكثر إرضاءً (وبالتالي تقليل الشعور بالرهبة). في سلسلة دراسات مذهلة، وجد آدم غرانت أن إظهار كيفية مساهمة العمل في مساعدة الآخرين، ولو بشكل موجز، لا يزيد فقط من سعادة الموظفين في وظائفهم، بل يزيد أيضًا من إنتاجيتهم وإنجازاتهم.

أُجريت أشهر سلسلة دراسات لغرانت في مركز اتصالات، حيث كُلِّف جامعو تبرعات مدفوعو الأجر بالاتصال بالمتبرعين المحتملين لجامعة حكومية. وكما يعلم كل من كره إجراء مكالمة هاتفية غير متوقعة، فمن المرجح أن هؤلاء الأشخاص لم تكن لديهم قائمة مهام مثالية. غالبًا ما ينزعج متلقو هذه المكالمات، وقد يكونون فظين للغاية. يتحمل الموظفون الرفض المتكرر عبر الهاتف وانخفاض الروح المعنوية في المكتب، كل ذلك مقابل أجر زهيد نسبيًا. ليس من المستغرب إذن أن تشهد وظائف مراكز الاتصالات معدل دوران وظيفي مرتفع.

في محاولةٍ منه لتحفيز جامعي التبرعات في مركز الاتصال على الاستمرار في العمل لفترة أطول، استعان غرانت ببعض الطلاب الحاصلين على منح دراسية (والذين يُفترض أنهم استفادوا من جهود جامعي التبرعات) لعقد اجتماعٍ قصيرٍ مدته خمس دقائق، حيثُ أتيحت للمتصلين فرصة طرح أسئلةٍ عليهم حول دراستهم وتجربتهم الجامعية. وفي الشهر التالي، أسفر هذا الحوار السريع عن نتائج مذهلة. فقد أمضى المتصلون الذين التقوا بالطلاب الحاصلين على المنح الدراسية ضعف الوقت الذي أمضاه جامعو التبرعات الذين لم يلتقوا بأي طالب. كما حققوا إنجازاتٍ أكبر بكثير، إذ جمعوا في المتوسط ​​171% أموالاً أكثر.

ما الذي أحدث الفرق؟ ما الذي حوّل مهمة إجراء المكالمات التسويقية من مهمة لا يستمتع بها الناس إلى مهمة يستمتعون بها؟ إنه تغيير في قناعات المتصلين حول معنى عملهم بالنسبة للآخرين، وشعور متزايد بقيمتهم وأثرهم. لذا ، اكتشف قيمة عملك للآخرين. كيف تُحسّن حياتهم أو وظائفهم؟

ها هي!

لقد قمتِ للتو بتنظيم قائمة مهامكِ على طريقة ماري كوندو! كل ما تبقى فيها الآن هو الأشياء التي ترغبين فعلاً في القيام بها، المهام التي "تُشعركِ بالسعادة". إذا كنتِ مثل عميلتي التي لا تحتاج إلى الاحتفاظ بقائمة بالأشياء التي ترغب في القيام بها، فلن تحتاجي بعد الآن إلى الاحتفاظ بقائمة مهام على الإطلاق - كل ما عليكِ فعله هو تذكر حذف أو تفويض أو تغيير الأشياء التي لا ترغبين في القيام بها.