Comment Ne Faire Que Les Choses Que Vous Avez Vraiment Envie De Faire

Vous souvenez-vous de la dernière fois où votre liste de choses à faire était suffisamment courte pour être, eh bien, réalisable ? Et de la dernière fois où, en la consultant, vous avez eu envie de tout faire ?

Au début du printemps, j'ai reçu de nombreuses demandes d'aide pour gérer des listes de tâches interminables. J'ai donc publié cette méthode pour les organiser. Les listes de tâches inefficaces nous donnent l'impression d'avoir trop à faire en trop peu de temps, ce qui nous submerge. Paradoxalement, cela nous rend moins efficaces pour planifier et gérer notre temps.

Vous avez peut-être une liste de tâches parfaitement organisée qui, malgré tout, vous submerge ; je viens d’en examiner une avec un client, et franchement, rien qu’en la regardant, j’étais épuisée. Si votre liste de tâches vous plonge dans une spirale infernale du genre « Je n’ai pas assez de temps pour tout faire », il est temps de la réduire à quelque chose de plus gérable.

Il s'agit d'une démarche différente de l'organisation ou de la mise en forme de votre liste de tâches. L'objectif est de la raccourcir, d'éliminer les tâches fastidieuses, sans pour autant en subir les conséquences négatives.

Dans un monde idéal, nous pourrions tous appliquer les principes de Marie Kondo, mondialement connus pour le rangement de nos placards, à notre liste de choses à faire : tout ce qui ne nous apporte pas de joie est jeté (éliminé) ou donné (délégué). La plupart de mes clients commencent leur liste avec très peu de tâches qu'ils ont hâte de faire ; l'une d'entre elles a récemment déclaré qu'elle n'y inscrivait que les choses qu'elle n'a pas envie de faire, car elle n'oublie jamais de faire celles qui lui plaisent vraiment.

Voici donc comment transformer une liste de tâches trop longue en une liste ne contenant que les choses que vous avez réellement envie de faire :

1. Surlignez tous les éléments de votre liste de tâches que vous redoutez le plus.

Visualisez chaque tâche et observez les sensations physiques que vous éprouvez en y pensant. Vous sentez-vous légèrement vous pencher en avant, impatient de vous y mettre immédiatement ? (Ne surlignez pas les tâches qui vous procurent cette sensation.) Ou bien ressentez-vous une angoisse, accompagnée d'un désir de repousser la tâche le plus longtemps possible ? Surlignez tout élément qui suscite en vous une forme d'aversion.

Mettez en évidence toutes les choses que vous avez remises à plus tard simplement parce que vous n'avez pas envie de les faire. Et mettez en évidence celles qui figurent sur votre liste parce que vous avez l'impression de « devoir » les faire, ou parce que vous avez le sentiment d'y être obligé, mais que vous n'avez pas envie de faire ou que vous ne diriez pas que vous choisissez de faire (ou que vous ne diriez pas avec un certain plaisir que vous « avez la chance » de faire).

En d'autres termes, mettez en évidence les choses que vous prévoyez de faire simplement parce que quelqu'un s'attend à ce que vous les fassiez, ou parce que vous vous êtes toujours attendu à les faire, ou encore parce que les faire vous apporterait un statut ou un pouvoir (mais sans réel plaisir dans le processus).

2. Supprimez ou déléguez autant d'éléments mis en surbrillance que possible.

Commencez par supprimer les tâches inutiles, puis passez à la délégation. Soyez honnête : si vous savez pertinemment que vous ne réaliserez probablement jamais une tâche, ou que son non-respect n'aura que peu de conséquences, rayez-la simplement de la liste et n'y pensez plus.

Vous pourriez ressentir du soulagement, voire un sentiment d'accomplissement (vu la rapidité avec laquelle votre liste se raccourcit !). Ou bien, vous pourriez éprouver de l'anxiété, voire de la tristesse. Accueillez vos émotions, quelles qu'elles soient, tout en supprimant frénétiquement des éléments de votre liste de tâches. Soyez curieux de ce que vous ressentez et acceptez vos émotions, sans pour autant vous y laisser absorber.

Peut-être avez-vous besoin de faire un petit deuil (un tout petit peu) du fait que vous ne ferez jamais ces albums photo (que vous détestiez faire, mais que vous aviez vraiment envie de faire). Il est normal d'éprouver de la tristesse ou des regrets, mais soyez honnête avec vous-même : vous ne pleurez rien de tangible ; vous pleurez la perte d'un rêve. Par exemple, vous abandonnez l'idée que vous êtes le genre de personne à faire des albums photo. Ou à rédiger des plans stratégiques. Ou à répondre à tous les courriels. Tant pis. Laissez-vous ressentir ce que vous ressentez et passez à autre chose. C'est un processus de lâcher-prise.

Si une tâche prioritaire est absolument nécessaire et ne peut donc pas être supprimée, essayez de trouver quelqu'un qui prendrait plaisir à la réaliser et prévoyez comment la lui déléguer. Si vous n'avez ni assistant, ni employé, ni enfant à qui confier cette tâche, pensez aux adolescents et retraités du quartier qui seraient intéressés par une expérience, votre compagnie ou un petit complément de revenus. Vous pouvez aussi penser à des personnes ayant besoin d'aide pour une activité que vous appréciez et proposer un échange de services.

Tout cela peut paraître beaucoup plus fastidieux que de réaliser la tâche soi-même, mais je vous assure que vous me remercierez plus tard. Avoir une liste de tâches à la fois suffisamment courte pour ne pas vous submerger et remplie d'activités que vous aurez plaisir à faire vaut bien la perte de temps initiale.

3. Transformez les éléments surlignés de votre liste restante en quelque chose que vous avez réellement envie de faire.

Si vous ne pouvez ni supprimer ni déléguer les tâches qui vous rebutent, il vous faudra les rendre plus agréables. Faites preuve de créativité ! Ma méthode préférée ? Associer une tâche fastidieuse à une activité que j’ai envie de faire plus souvent. Il m’arrive de prendre des rendez-vous chez le médecin au soleil, ou d’écouter des livres audio divertissants en conduisant chercher les enfants ou en faisant le ménage (je viens d’écouter « A Year of Yes » de Shonda Rhimes, que je recommande vivement). Ma collègue et moi repoussons depuis des années l’examen de nos systèmes financiers, mais nous avons décidé de le faire ensemble cet été au bord de la piscine. Au programme : margaritas et, inutile de préciser, cette tâche ne nous fait plus peur !

Comprendre la valeur d'une tâche pour autrui est un excellent moyen de la rendre plus gratifiante (et donc d'en réduire l'appréhension). Dans une série d'études remarquables, Adam Grant a constaté que montrer brièvement aux gens comment leur travail aide les autres accroît non seulement leur satisfaction au travail, mais aussi leur productivité et leur rendement.

Les études les plus célèbres de Grant ont été menées dans un centre d'appels où des collecteurs de fonds rémunérés étaient chargés de contacter par téléphone des donateurs potentiels pour une université publique. Comme le savent tous ceux qui ont déjà redouté de passer des appels à froid, ces personnes n'avaient probablement pas la liste de tâches idéale. Les personnes recevant des appels à froid de la part de démarcheurs sont souvent agacées et peuvent se montrer franchement impolies. Les employés doivent supporter de fréquents refus au téléphone et un moral au plus bas au bureau, le tout en échange d'une rémunération relativement faible. Sans surprise, les emplois dans les centres d'appels connaissent souvent un taux de rotation du personnel élevé.

Afin de déterminer s'il pouvait inciter les collecteurs de fonds des centres d'appels à rester plus longtemps au travail, Grant a invité quelques étudiants boursiers (qui avaient vraisemblablement bénéficié de leur travail) à une brève rencontre de cinq minutes. Les appelants pouvaient ainsi leur poser des questions sur leurs cours et leur expérience universitaire. Le mois suivant, cette conversation éclair a produit des résultats incroyables. Les appelants ayant rencontré les étudiants boursiers ont passé deux fois plus de temps au téléphone que les autres. Ils ont obtenu des résultats bien supérieurs, récoltant en moyenne 171 % de fonds en plus.

Qu'est-ce qui a fait la différence ? Qu'est-ce qui, en substance, a transformé la prospection téléphonique, d'une tâche fastidieuse en une activité agréable ? Un changement dans la perception qu'ont les téléprospecteurs du sens de leur travail pour autrui, et une prise de conscience accrue de leur utilité, de leur valeur et de leur impact. Alors, découvrez la valeur ajoutée que votre travail apporte aux autres. Comment contribuez-vous à améliorer leur vie ou leur travail ?

Voilà !

Vous venez de désencombrer votre liste de tâches à la Marie Kondo ! Ce qui y reste, ce sont les choses que vous avez vraiment envie de faire, les tâches qui vous apportent de la joie. Si, comme ma cliente, vous n’avez pas besoin de lister ce qu’elle veut faire, vous n’avez plus besoin de liste du tout : il vous suffit de penser à supprimer, déléguer ou transformer les tâches que vous n’avez pas envie de faire.