Como Fazer Apenas as Coisas Que você Realmente Quer fazer.

Você consegue se lembrar da última vez que sua lista de tarefas era curta o suficiente para ser, bem, viável? E da última vez que você olhou para sua lista e realmente quis fazer tudo o que estava nela?

No início da primavera, comecei a receber muitos pedidos de ajuda para gerenciar listas de tarefas muito longas, então publiquei este processo para organizá-las. Listas de tarefas ineficazes nos fazem sentir que temos muito a fazer em pouco tempo, o que nos deixa sobrecarregados. Ironicamente, isso piora nossa capacidade de planejar e gerenciar o tempo.

Você pode ter uma lista de tarefas perfeitamente organizada, mas que ainda assim esteja causando sobrecarga — acabei de analisar uma com um cliente e, francamente, fiquei exausto só de olhar para ela. Se a sua lista de tarefas está te levando a um estado de desespero por não ter tempo suficiente para fazer tudo isso, é hora de reduzi-la a algo mais gerenciável.

Este processo é diferente de organizar sua lista de tarefas ou formatá-la de maneira mais eficaz. Trata-se de reduzir essa lista — descartando as coisas que você detesta — sem sofrer as consequências de não fazer o que realmente precisa ser feito.

Num mundo ideal, todos seríamos capazes de aplicar os princípios mundialmente famosos de Marie Kondo para organizar o nosso guarda-roupa à nossa lista de tarefas: tudo aquilo que não nos "desperta alegria" jogamos no lixo (excluímos) ou doamos (delegamos). A maioria dos meus clientes começa com pouquíssimas coisas na sua lista de tarefas que realmente os entusiasmam; uma delas declarou recentemente que só inclui na sua lista de tarefas aquilo que não quer fazer, porque assim se lembra de fazer o que realmente lhe dá prazer.

Então, aqui está como transformar uma lista de tarefas interminável em uma lista contendo apenas as coisas que você realmente quer fazer:

1. Destaque todos os itens da sua lista de tarefas que você detesta fazer.

Visualize cada item da lista de tarefas e observe como se sente ao pensar em realizá-lo. Você se inclina um pouco para a frente, sentindo um desejo intenso de começar a tarefa imediatamente? (Não destaque os itens que lhe causam essa sensação.) Ou sente um aperto no estômago, com o desejo correspondente de adiar a tarefa o máximo possível? Destaque tudo o que lhe causar qualquer sentimento semelhante à aversão.

Destaque todas as coisas que você tem procrastinado simplesmente porque não quer fazê-las. E destaque também as coisas que estão na sua lista porque você sente que "deveria" fazê-las, ou porque sente que precisa fazê-las, mas que você não quer fazer ou não diria que está escolhendo fazer (ou não diria com certo prazer que "tem o privilégio" de fazer).

Em outras palavras, destaque as coisas que você planeja fazer simplesmente porque alguém espera que você as faça, ou porque você sempre esperou que fizesse essas coisas, ou porque fazê-las lhe traria status ou poder (mas nenhuma alegria real no processo).

2. Exclua ou delegue o máximo possível de itens destacados.

Comece excluindo tarefas e depois passe para a delegação. Seja sincero: se você sabe lá no fundo que provavelmente nunca fará uma tarefa ou que não fará nenhuma consequência se não a concluir, simplesmente risque-a da lista e pronto.

Você pode se sentir aliviado ou até mesmo realizado (já que sua lista está diminuindo tão rapidamente!). Ou pode se sentir ansioso ou até triste enquanto faz isso. Reconheça suas emoções, sejam elas quais forem, enquanto você risca itens da sua lista de tarefas freneticamente. Tenha curiosidade sobre o que você está sentindo e aceite suas emoções — mas não precisa se envolver com elas.

Talvez você precise lamentar (um pouquinho) o fato de nunca mais fazer aqueles álbuns de fotos (que você detestava fazer, mas que sentia muita vontade de fazer). É normal se sentir triste ou com um certo arrependimento, mas seja realista: você não está lamentando algo tangível, mas sim a perda de uma fantasia. Por exemplo, você está desistindo da fantasia de ser o tipo de pessoa que faz álbuns de fotos. Ou que escreve planos estratégicos. Ou que responde a todos os e-mails. Bem, fazer o quê? Permita-se sentir o que sente e siga em frente. Este é um processo de desapego.

Se uma tarefa destacada for algo que realmente precisa ser feito e, portanto, não pode ser simplesmente excluída, tente pensar em outra pessoa que realmente gostaria de fazê-la e elabore um plano para delegá-la a essa pessoa. Se você não tem um assistente, funcionários ou filhos para delegar a tarefa, considere adolescentes e aposentados da vizinhança que gostariam de adquirir experiência, desfrutar da sua companhia ou ganhar um dinheiro extra. Ou pense em pessoas que precisam de ajuda com algo que você gosta de fazer e negocie uma troca de tarefas com elas.

Tudo isso pode parecer muito mais trabalhoso do que simplesmente fazer a tarefa você mesmo, mas prometo que você me agradecerá depois. Ter uma lista de tarefas que seja curta o suficiente para não ser avassaladora e que esteja repleta de coisas que você gostará de fazer compensa a ineficiência inicial.

3. Transforme qualquer item destacado da sua lista em algo que você realmente queira fazer.

Se você não consegue excluir ou delegar tarefas que detesta, então terá que torná-las melhores. Seja criativo. Minha maneira favorita de fazer isso é combinar uma tarefa desagradável com algo que você queira fazer mais. Já me peguei sentada na grama ao sol marcando consultas médicas, e ouço audiolivros divertidos enquanto dirijo para buscar as crianças na escola e enquanto limpo a casa (acabei de ouvir "Um Ano de Sim", da Shonda Rhimes, e recomendo muito). Minha colega de trabalho e eu temos adiado a revisão de nossos sistemas financeiros há anos , mas finalmente planejamos fazer isso juntas neste verão, à beira da piscina. Haverá margaritas envolvidas e, obviamente, não estamos mais detestando a tarefa!

Compreender o valor que uma tarefa tem para outras pessoas é outra boa maneira de torná-la mais gratificante (diminuindo, assim, o fator de receio). Em uma série de estudos impressionantes, Adam Grant descobriu que mostrar brevemente às pessoas como seu trabalho ajuda os outros aumenta não apenas a satisfação no trabalho, mas também a produtividade e o nível de realização.

A série de estudos mais famosa de Grant foi conduzida em um call center com captadores de recursos remunerados, encarregados de telefonar para potenciais doadores de uma universidade pública. Como qualquer pessoa que já teve receio de fazer uma ligação a frio sabe, essas pessoas provavelmente não tinham a lista de tarefas dos seus sonhos. Quem recebe ligações de telemarketing costuma ficar irritado e pode até ser grosseiro. Os funcionários precisam lidar com rejeições frequentes por telefone e com a baixa moral no escritório — tudo isso em troca de uma remuneração relativamente baixa. Não é de surpreender que os empregos em call center geralmente tenham uma alta taxa de rotatividade de pessoal.

Na tentativa de motivar os captadores de recursos do call center a permanecerem no trabalho por mais tempo, Grant convidou alguns estudantes bolsistas (que presumivelmente haviam se beneficiado do trabalho dos captadores) para uma reunião de cinco minutos, onde os clientes podiam fazer perguntas sobre suas aulas e experiências na universidade. No mês seguinte, essa breve conversa rendeu resultados incríveis. Os clientes que haviam conhecido os estudantes bolsistas passaram o dobro do tempo ao telefone em comparação com os captadores que não haviam conhecido nenhum estudante. Eles conseguiram muito mais, arrecadando, em média, 171% mais dinheiro.

O que fez a diferença? O que, essencialmente, transformou a tarefa de fazer ligações frias, de algo que as pessoas não gostavam para algo que gostavam? Uma mudança na crença dos operadores de telemarketing sobre o significado do seu trabalho para os outros e um aumento na sensação de propósito, valor e impacto. Portanto, descubra qual o valor que o seu trabalho tem para os outros. Como você está melhorando a vida ou o trabalho deles ?

Voilà!

Você acabou de aplicar o método Marie Kondo à sua lista de tarefas! Tudo o que restou nela agora são as coisas que você realmente quer fazer, as tarefas que lhe trazem alegria. Se você é como minha cliente, que não precisa manter uma lista das coisas que quer fazer, então não precisa mais de uma lista de tarefas — basta lembrar de excluir, delegar ou transformar as coisas que você não quer fazer.