Wie Man Nur Dinge tut, Die Man Wirklich Tun möchte

Können Sie sich erinnern, wann Ihre To-Do-Liste das letzte Mal kurz genug war, um auch wirklich machbar zu sein? Und wann haben Sie Ihre Liste das letzte Mal angeschaut und tatsächlich Lust gehabt, alles darauf zu erledigen?

Im Frühjahr dieses Jahres erreichten mich unzählige Anfragen nach Hilfe beim Umgang mit überlangen Aufgabenlisten. Deshalb veröffentlichte ich diese Anleitung zur Organisation solcher Listen. Ineffektive Aufgabenlisten vermitteln uns das Gefühl, zu viel in zu kurzer Zeit erledigen zu müssen, was uns überfordert. Ironischerweise verschlechtert dies unsere Fähigkeit, unsere Zeit zu planen und einzuteilen.

Vielleicht haben Sie eine perfekt organisierte Aufgabenliste, die Sie trotzdem überfordert – ich habe das gerade erst mit einem Kunden gemacht und war ehrlich gesagt schon beim Anblick erschöpft. Wenn Ihre Aufgabenliste Sie in eine Abwärtsspirale der Verzweiflung stürzt, weil Sie denken: „Ich habe nicht genug Zeit für all das“, dann ist es Zeit, sie zu reduzieren und überschaubarer zu gestalten.

Das ist ein anderer Prozess als das Organisieren oder Formatieren Ihrer To-do-Liste. Hier geht es darum, die Liste zu kürzen – die unliebsamen Aufgaben loszuwerden –, ohne die Konsequenzen tragen zu müssen, die wirklich notwendigen Aufgaben nicht zu erledigen.

Im Idealfall könnten wir alle Marie Kondos weltberühmte Prinzipien zum Ausmisten unseres Kleiderschranks auf unsere To-do-Liste anwenden: Alles, was uns keine Freude bereitet, kommt in den Müll (löschen) oder wird verschenkt (delegieren). Die meisten meiner Klienten haben anfangs nur wenige Aufgaben auf ihrer Liste, auf die sie sich freuen; eine Klientin erklärte kürzlich, dass sie nur Dinge auf ihre Liste setzt, die sie nicht tun möchte, weil sie sich so an die Dinge erinnert , die sie wirklich tun will.

So verwandeln Sie eine zu lange To-Do-Liste in eine Liste mit nur den Dingen, die Sie tatsächlich erledigen möchten:

1. Markiere alle Punkte auf deiner To-Do-Liste, vor deren Erledigung du dich fürchtest .

Stelle dir jeden Punkt deiner Aufgabenliste gedanklich vor und achte darauf, wie es sich anfühlt, daran zu denken. Beugst du dich leicht nach vorn und verspürst den Drang, sofort mit der Aufgabe anzufangen? (Markiere solche Punkte nicht.) Oder bekommst du ein flaues Gefühl im Magen und den damit verbundenen Wunsch, die Aufgabe so lange wie möglich hinauszuzögern? Markiere alles, was in dir ein Gefühl der Abneigung auslöst.

Markiere all die Dinge, die du immer wieder aufschiebst, weil du einfach keine Lust darauf hast. Markiere auch die Dinge auf deiner Liste, die du tun „solltest“ oder weil du das Gefühl hast, sie tun zu müssen , die du aber eigentlich nicht tun willst oder von denen du nicht sagen würdest, dass du sie bewusst tust (oder von denen du nicht mit Begeisterung sagen würdest, dass du sie tun „darfst“).

Mit anderen Worten: Heben Sie die Dinge hervor, die Sie nur deshalb tun wollen, weil jemand es von Ihnen erwartet, oder weil Sie es schon immer von sich selbst erwartet haben, oder weil Ihnen die Ausführung dieser Dinge Status oder Macht verschaffen würde (aber keine wirkliche Freude dabei wäre).

2. Löschen oder delegieren Sie so viele markierte Elemente wie möglich.

Beginnen Sie mit dem Löschen und delegieren Sie dann. Seien Sie dabei ehrlich: Wenn Sie genau wissen, dass Sie eine Aufgabe ohnehin nie erledigen werden oder dass es kaum Konsequenzen hat, wenn Sie einen markierten Punkt auf Ihrer Liste nicht bearbeiten, streichen Sie ihn einfach von der Liste und haken Sie die Sache ab.

Vielleicht fühlen Sie sich erleichtert oder sogar erfolgreich (schließlich wird Ihre Liste so schnell kürzer!). Vielleicht empfinden Sie dabei aber auch Angst oder Traurigkeit. Nehmen Sie Ihre Gefühle wahr, egal welche es sind, während Sie eifrig Punkte von Ihrer Aufgabenliste streichen. Seien Sie neugierig auf Ihre Empfindungen und akzeptieren Sie sie – aber lassen Sie sich nicht von ihnen mitreißen.

Vielleicht musst du (ein bisschen) darüber trauern, dass du diese Fotoalben (die du zwar hasst, aber unbedingt machen wolltest ) nie erstellen wirst. Es ist normal, traurig zu sein oder etwas zu bereuen – aber sei ehrlich: Du trauerst nicht um etwas Greifbares, sondern um den Verlust einer Illusion. Du gibst zum Beispiel die Illusion auf, dass du jemand bist, der Fotoalben gestaltet. Oder strategische Pläne schreibt. Oder jede einzelne E-Mail beantwortet. Nun ja. Lass deine Gefühle zu und mach weiter. Loslassen ist ein Prozess.

Wenn eine markierte Aufgabe unbedingt erledigt werden muss und daher nicht einfach gelöscht werden kann, überlegen Sie, wer sie gerne übernehmen würde, und erstellen Sie einen Plan, wie Sie die Aufgabe delegieren können. Falls Sie keine Assistenz, Angestellte oder Kinder haben, an die Sie delegieren könnten, denken Sie an Jugendliche oder Rentner aus der Nachbarschaft, die sich über Erfahrung, Ihre Gesellschaft oder ein kleines Zusatzeinkommen freuen würden. Oder überlegen Sie, ob jemand Hilfe bei einer Tätigkeit benötigt, die Ihnen Spaß macht, und verhandeln Sie mit ihm einen Tausch.

Das mag alles viel mehr Arbeit erscheinen, als die Aufgaben einfach selbst zu erledigen, aber ich verspreche dir, du wirst es mir später danken. Eine Aufgabenliste, die kurz genug ist, um nicht zu überfordern, und die gleichzeitig viele Dinge enthält, die dir Spaß machen, ist die anfängliche Ineffizienz wert.

3. Wandeln Sie alle verbleibenden Punkte auf Ihrer Liste, die markiert sind, in etwas um, das Sie tatsächlich tun möchten.

Wenn du unliebsame Aufgaben nicht streichen oder delegieren kannst, musst du sie eben angenehmer gestalten. Sei kreativ! Am liebsten verbinde ich eine ungeliebte Aufgabe mit etwas, das ich gerne öfter mache. Ich sitze zum Beispiel gerne in der Sonne auf dem Rasen und vereinbare Arzttermine. Oder ich höre unterhaltsame Hörbücher, während ich die Kinder abhole oder das Haus putze (ich habe gerade „A Year of Yes“ von Shonda Rhimes gehört und kann es nur wärmstens empfehlen). Meine Kollegin und ich haben die Überprüfung unserer Finanzsysteme schon ewig vor uns hergeschoben, aber diesen Sommer haben wir uns vorgenommen, das gemeinsam am Pool zu erledigen. Margaritas dürfen natürlich nicht fehlen, und – um es mal so zu sagen – wir freuen uns jetzt viel mehr auf die Aufgabe!

Das Bewusstsein für den Wert einer Aufgabe für andere Menschen ist ein weiterer guter Weg, sie erfüllender zu gestalten (und damit die Angst davor zu verringern). In einer beeindruckenden Reihe von Studien fand Adam Grant heraus, dass es nicht nur die Zufriedenheit im Job steigert, sondern auch die Arbeitsleistung und die erzielten Ergebnisse erhöht, wenn man Mitarbeitern kurz aufzeigt, wie ihre Arbeit anderen hilft.

Grants bekannteste Studienreihe wurde in einem Callcenter durchgeführt, in dem bezahlte Spendenwerber potenzielle Spender einer staatlichen Universität telefonisch kontaktierten. Wie jeder weiß, der schon einmal vor Kaltakquise zurückschreckte, hatten diese Leute vermutlich nicht die angenehmste Aufgabenliste. Menschen, die unaufgefordert Anrufe von Spendensammlern erhalten, sind oft genervt und können sogar unhöflich reagieren. Die Angestellten müssen häufige Absagen am Telefon und eine schlechte Stimmung im Büro ertragen – und das alles für ein vergleichsweise geringes Gehalt. Es überrascht daher nicht, dass Callcenter-Jobs oft eine hohe Personalfluktuation aufweisen.

Um herauszufinden, ob er die Mitarbeiter im Callcenter-Fundraising zu längerem Durchhalten motivieren konnte, lud Grant einige Stipendiaten (die vermutlich von der Arbeit der Fundraiser profitiert hatten) zu einem fünfminütigen Treffen ein. Anrufer konnten ihnen Fragen zu ihren Kursen und Erfahrungen an der Universität stellen. Im darauffolgenden Monat führte dieses kurze Gespräch zu unglaublichen Ergebnissen. Anrufer, die die Stipendiaten kennengelernt hatten, telefonierten doppelt so lange wie die Fundraiser, die keinen Kontakt zu Studenten hatten. Sie erreichten deutlich mehr und sammelten durchschnittlich 171 Prozent mehr Spenden ein.

Was hat den Unterschied gemacht? Was hat die Kaltakquise von einer ungeliebten zu einer angenehmen Tätigkeit gewandelt? Ein verändertes Verständnis der Anrufer für den Sinn ihrer Arbeit und ein gestärktes Bewusstsein für ihren Zweck, ihren Wert und ihre Wirkung. Finden Sie also heraus, welchen Wert Ihre Arbeit für andere hat. Wie verbessern Sie deren Leben oder Arbeit?

Voilà!

Du hast deine Aufgabenliste nach Marie Kondo entrümpelt! Alles, was übrig geblieben ist, sind jetzt die Dinge, die du wirklich tun willst, die Aufgaben, die dir Freude bereiten. Wenn du wie meine Klientin bist, die keine Liste mit Dingen braucht, die sie tun möchte, brauchst du überhaupt keine To-do-Liste mehr – du musst nur daran denken, die Dinge, die du nicht tun willst, zu löschen, zu delegieren oder umzustrukturieren.