Cómo Hacer Solo Las Cosas Que Realmente Quieres Hacer

¿Recuerdas la última vez que tu lista de tareas pendientes era lo suficientemente corta como para ser, bueno, factible? ¿Y la última vez que miraste tu lista y realmente quisiste hacer todo lo que contenía?

A principios de esta primavera, empecé a recibir muchísimas peticiones de ayuda para gestionar listas de tareas demasiado largas, así que publiqué este método para organizarlas. Las listas de tareas ineficaces nos hacen sentir que tenemos demasiado que hacer en muy poco tiempo, lo que nos abruma. Irónicamente, esto empeora nuestra capacidad de planificar y gestionar el tiempo.

Puede que tengas una lista de tareas perfectamente organizada que, aun así, te genere agobio. Yo misma revisé una con un cliente y, sinceramente, me agoté solo de mirarla. Si tu lista de tareas te está sumiendo en un círculo vicioso de "no tengo tiempo para todo esto", es hora de reducirla y hacerla más manejable.

Este proceso es distinto al de organizar tu lista de tareas pendientes o darle un formato más eficaz. Se trata de acortar esa lista —eliminar lo que te da pereza— sin sufrir las consecuencias de no hacer lo que realmente necesitas para terminar tus tareas.

En un mundo ideal, todos podríamos aplicar los principios mundialmente famosos de Marie Kondo para organizar nuestro armario a nuestra lista de tareas pendientes: todo aquello que no nos produce alegría, lo tiramos a la basura (eliminamos) o lo regalamos (delegamos). La mayoría de mis clientes empiezan con muy pocas tareas en su lista que les entusiasmen; una de ellas declaró recientemente que solo incluye en su lista las cosas que no quiere hacer, porque así recuerda hacer lo que realmente le apetece.

Así es como puedes transformar una lista de tareas demasiado larga en una lista con solo las cosas que realmente quieres hacer:

1. Resalta todos los elementos de tu lista de tareas pendientes que te da pavor hacer.

Visualiza cada tarea de tu lista y observa cómo te sientes al pensar en realizarla. ¿Te inclinas ligeramente hacia adelante, con ganas de ponerte manos a la obra? (No subrayes las tareas que te provoquen esa sensación). ¿O sientes un nudo en el estómago, con el consiguiente deseo de posponerla lo máximo posible? Subraya cualquier cosa que te genere aversión.

Resalta todas las cosas que has estado postergando simplemente porque no quieres hacerlas. Y resalta las cosas que están en tu lista porque sientes que "deberías" hacerlas, o porque sientes que tienes que hacerlas, pero que no quieres hacer o no dirías que eliges hacer (o no dirías con cierto deleite que "tienes" la oportunidad de hacerlas).

En otras palabras, resalta las cosas que planeas hacer simplemente porque alguien espera que las hagas, o porque siempre has esperado que las hagas, o porque hacerlas te aportaría estatus o poder (pero sin ninguna alegría real en el proceso).

2. Elimine o delegue tantos elementos resaltados como le sea posible.

Empieza por eliminar, luego pasa a delegar. Sé sincero: si sabes en el fondo que probablemente nunca harás una tarea, o que no habrá consecuencias si no la haces, simplemente táchala y listo.

Puede que sientas alivio, o incluso satisfacción (¡ya que tu lista se está acortando rápidamente!). O puede que sientas ansiedad o incluso tristeza mientras lo haces. Reconoce tus emociones, sean cuales sean, mientras eliminas frenéticamente elementos de tu lista de tareas. Sé curioso sobre lo que sientes y acepta tus emociones, pero no te involucres en ellas.

Tal vez necesites lamentar (un poquito) el hecho de que nunca vas a hacer esos álbumes de fotos (que odias hacer, pero que sentías que debías hacer). Es normal sentir tristeza o arrepentimiento, pero sé realista: no estás de luto por nada tangible; estás de luto por la pérdida de una fantasía. Por ejemplo, estás renunciando a la fantasía de ser el tipo de persona que hace álbumes de fotos. O que escribe planes estratégicos. O que responde a todos los correos electrónicos. En fin. Permítete sentir lo que sientes y sigue adelante. Es un proceso de desapego.

Si una tarea resaltada es algo que definitivamente debe hacerse y, por lo tanto, no se puede simplemente eliminar, piensa en alguien que realmente disfrutaría haciéndola y elabora un plan para delegarla. Si no tienes asistente, empleados o hijos a quienes delegar, considera a adolescentes o jubilados del vecindario que deseen adquirir experiencia, tu compañía o un dinero extra. O bien, piensa en personas que necesiten ayuda con algo que disfrutas haciendo y negocia un intercambio con ellas.

Puede que todo esto parezca mucho más trabajo que hacerlo tú mismo, pero te prometo que me lo agradecerás después. Tener una lista de tareas lo suficientemente corta como para no resultar abrumadora y que, a la vez, esté llena de cosas que disfrutarás haciendo, compensa la ineficiencia inicial.

3. Transforma cualquier cosa que quede resaltada en tu lista en algo que realmente quieras hacer.

Si no puedes eliminar o delegar las tareas que te dan pereza, tendrás que mejorarlas. Sé creativo. Mi forma favorita de hacerlo es combinar una tarea desagradable con algo que sí te apetezca hacer. Por ejemplo, a veces me siento en el césped al sol para pedir cita con el médico, y escucho audiolibros entretenidos mientras recojo a los niños y mientras limpio la casa (acabo de escuchar "A Year of Yes" de Shonda Rhimes y lo recomiendo muchísimo). Mi compañero y yo llevamos años posponiendo la revisión de nuestros sistemas financieros, pero por fin hemos decidido hacerlo juntos este verano junto a la piscina. Habrá margaritas, y, por supuesto, ¡ya no nos da pereza!

Comprender el valor que una tarea tiene para los demás es otra buena manera de hacerla más gratificante (reduciendo así la sensación de temor). En una serie de estudios sorprendentes, Adam Grant descubrió que mostrar brevemente a las personas cómo su trabajo ayuda a los demás aumenta no solo su satisfacción laboral, sino también su productividad y logros.

La serie de estudios más famosa de Grant se llevó a cabo en un centro de llamadas con captadores de fondos remunerados encargados de contactar telefónicamente a posibles donantes de una universidad pública. Como bien sabe cualquiera que haya temido alguna vez hacer una llamada en frío, estas personas probablemente no tenían la lista de tareas soñada. Quienes reciben llamadas de captadores de fondos suelen estar molestos e incluso pueden ser francamente groseros. Los empleados deben soportar frecuentes rechazos telefónicos y un bajo ambiente laboral, todo a cambio de un salario relativamente bajo. No es de extrañar que los trabajos en centros de llamadas tengan una alta rotación de personal.

Con el fin de motivar a los agentes de recaudación de fondos de los centros de llamadas a permanecer más tiempo en sus puestos, Grant invitó a algunos estudiantes becados (quienes presumiblemente se habían beneficiado del trabajo de los agentes) a una breve reunión de cinco minutos donde los clientes podían hacerles preguntas sobre sus clases y su experiencia en la universidad. Al mes siguiente, esa breve conversación arrojó resultados increíbles. Los clientes que habían conocido a los estudiantes becados dedicaron el doble de tiempo a las llamadas que los agentes que no habían conocido a ningún estudiante. Lograron mucho más, recaudando un promedio del 171 % más de dinero.

¿Qué marcó la diferencia? ¿Qué, en esencia, transformó la tarea de hacer llamadas en frío, de algo que la gente no disfrutaba a algo que sí? Un cambio en las creencias de quienes llamaban sobre el significado de su trabajo para los demás, y una mayor sensación de propósito, valor e impacto. Así que descubre qué valor tiene tu trabajo para los demás. ¿Cómo estás mejorando sus vidas o sus empleos?

¡Voilá!

¡Acabas de aplicar el método Marie Kondo a tu lista de tareas! Todo lo que queda son ahora las cosas que realmente quieres hacer, las tareas que te llenan de alegría. Si eres como mi clienta, que no necesita llevar una lista de las cosas que quiere hacer, ya no necesitas ninguna lista de tareas pendientes; solo tienes que acordarte de borrar, delegar o transformar las cosas que no quieres hacer.