Trechu Eich Ffrwydrad Dig Nesaf

Roedd Robert a Howard* wedi dod ymlaen yn dda erioed. Roedden nhw wedi gweithio ar sawl prosiect gyda'i gilydd ac yn ystyried ei gilydd yn ffrindiau. Felly pan ddarganfu Robert fod Howard wedi cynnal cyfarfod strategaeth ac nad oedd wedi'i gynnwys, teimlai wedi'i fradychu. Anfonodd neges destun at Howard ar unwaith: “Alla i ddim credu na wnaethoch chi fy nghynnwys i yn y cyfarfod hwnnw!”

Roedd Howard yng nghanol cyfarfod cleient pan ddaeth neges destun newydd ar ei ffôn. Gan ddwyn cipolwg ar ei ffôn, teimlai gymysgedd o bethau: pryder, dicter, cywilydd, rhwystredigaeth, amddiffynoldeb. Tynnodd y neges destun sylw Howard, ac ni aeth ei gyfarfod cystal ag yr oedd wedi gobeithio. Tyfodd ei ddicter wrth iddo feddwl am y ffaith, mewn cyfarfod yn gynharach yr wythnos honno, nad oedd Robert wedi cefnogi syniad a gynigiodd Howard i Jane, eu Prif Swyddog Gweithredol, er iddo ddweud cyn y cyfarfod ei fod yn hoffi'r syniad. Felly cyn gynted ag y gadawodd Howard ei gyfarfod cleient, fe anfonodd ateb byr, er yn ymddangos yn ddi-berthynas, i Robert: “Alla i ddim credu eich bod wedi fy ngadael i’n hongian yn ein cyfarfod gyda Jane.”

Llwyddodd dau destun byr — brawddeg yr un — i ddifetha perthynas a oedd wedi bod yn dda ers blynyddoedd. Cymerodd wythnosau i Robert a Howard fod yn golegol eto, a hyd yn oed wedyn roedden nhw'n teimlo'r difrod yn parhau.

Mae cymaint o wersi yn y cyfnewid byr ond anhrefnus hwn. Mae rhai yn hawdd: Peidiwch ag anfon neges destun pan fyddwch chi'n ddig. Byth. Mewn gwirionedd, peidiwch â chyfathrebu yng nghanol unrhyw deimlad negyddol cryf. Ni ddylai'r rhan fwyaf ohonom ddefnyddio ysgrifennu i fynegi dicter neu rwystredigaeth neu siom; mae cynildeb teimladau yn aml yn cael eu colli mewn negeseuon testun ac e-byst. Ac, wrth gwrs, peidiwch byth â gwirio'ch ffôn yng nghanol cyfarfod.

Mae bod yn gyfathrebwr medrus yn gofyn am feddylgarwch. Mae cymaint o'n cyfathrebu wedi dod yn drafodion — gair yma, brawddeg acw — fel ein bod yn anghofio bod cyfathrebu, yn ei hanfod, yn berthynol.

Mae'n swnio'n syml, ond mewn gwirionedd does dim byd syml am gyfathrebu, yn enwedig pan fydd emosiynau'n gysylltiedig. Rydw i - a chithau, rwy'n siŵr - yn gweld y math hwn o gyfathrebu lletchwith drwy'r amser. Ar un adeg neu'i gilydd rydym ni i gyd wedi bod yn Howard ac rydym ni i gyd wedi bod yn Robert. Dylai sefyllfaoedd fel hyn ein hannog i gamu'n ôl ac ymrwymo i fframwaith clir, syml, hawdd ei ddilyn ar gyfer cyfathrebu'n bwerus mewn unrhyw sefyllfa.

I ddechrau, cynlluniwch eich cyfathrebu bob amser. Wrth i chi wneud hynny, cofiwch fod sefydliadau’n gymhleth, bod pobl yn gwneud camgymeriadau, a gall yr hyn sy’n edrych fel gwrthod gwleidyddol fod yn esgeulustod syml. Mewn sefyllfaoedd anodd, mae’n helpu gofyn yn hytrach na mynnu, aros yn chwilfrydig, ac agor sgwrs yn hytrach na’i chau i lawr. Rhowch rywfaint o fantais yr amheuaeth i’r person arall.

Dyma bedwar cwestiwn i'w gofyn i chi'ch hun cyn cyfathrebu.

Pa ganlyniad rydw i ei eisiau? Mae'n ymddangos yn amlwg, ond mewn gwirionedd mae'n anarferol ein bod ni'n gofyn y cwestiwn hwn. Yn aml, rydyn ni'n ymateb i'r hyn mae pobl eraill yn ei ddweud, i'n hemosiynau ein hunain, neu i sefyllfa benodol. Ond mae'r ymatebion hynny'n arwain at ganlyniadau damweiniol. Dechreuwch trwy feddwl am y canlyniad rydych chi'n anelu ato, ac yna ymatebwch mewn ffordd a fydd yn cyflawni'r canlyniad hwnnw. Yn sefyllfa Robert a Howard, roedd y canlyniadau yr oeddent eu heisiau yn debyg iawn: bod yn gysylltiedig, cael eu cefnogi, cael eu cynnwys. Ac eto, daeth eu hymatebion i'w gilydd â'r union gyferbyn â nhw: datgysylltiad.

Beth ddylwn i ei gyfleu i gyflawni'r canlyniad hwnnw? Unwaith y byddwch chi'n gwybod eich canlyniad, mae nodi'r hyn rydych chi am ei ddweud yn llawer haws. Os ydw i eisiau bod yn agosach at rywun, mae "Rwy'n brifo na wnaethoch chi fy nghynnwys" yn amlwg yn ddewis gwell na "Alla i ddim credu na wnaethoch chi fy nghynnwys!" Mae'r gwahaniaeth bach hwnnw rhwng geiriau yn cynrychioli newid enfawr mewn ystyr. Wrth gwrs, i lawer ohonom mae'n llawer haws yn emosiynol dweud "Rwy'n flin" na dweud "Rwy'n brifo." Mae un yn teimlo'n bwerus, y llall yn agored i niwed. Dyma un rheswm pam mae dewrder emosiynol mor hanfodol i fod yn gyfathrebwr effeithiol ac yn arweinydd pwerus.

Sut ddylwn i gyfathrebu i gyflawni'r canlyniad hwnnw? Eich nod yma ddylai fod cynyddu eich siawns o gael eich clywed. Felly, yn lle ystyried sut allwch chi fynegi eich pwynt yn gliriaf, meddyliwch am sut allwch chi ragdueddu'r person arall i wrando. Yn eironig, nid ydych chi'n gwneud hyn trwy siarad o gwbl. Gwrandewch yn unig. Byddwch yn chwilfrydig a gofynnwch gwestiynau. Crynhowch yr hyn rydych chi'n ei glywed. Yna, cyn rhannu eich persbectif, gofynnwch a ydych chi wedi deall persbectif y person arall. Os na, gofynnwch beth wnaethoch chi ei golli. Os clywch chi ie, gofynnwch, "Ga i rannu fy safbwynt?" Mae ie i'r cwestiwn olaf hwn yn gytundeb i wrando. Ac oherwydd eich bod chi newydd roi enghraifft wych o wrando, mae'r person arall yn llawer mwy tebygol o ddychwelyd y ffafr.

Pryd ddylwn i gyfathrebu i gyflawni'r canlyniad hwnnw? I lawer ohonom, ymateb perfedd yw cyfathrebu. Anfonodd Robert ei neges destun y funud y clywodd ei fod wedi cael ei adael allan. Ymatebodd Howard ar unwaith gyda'i neges destun ei hun mewn ymateb i neges destun Robert. Ni wnaeth yr un ohonynt oedi nac ystyried pryd y dylent gyfathrebu. Mae'r rheol yma yn syml: Peidiwch â chyfathrebu dim ond oherwydd eich bod chi'n teimlo fel hynny. Cyfathrebwch pan fyddwch chi fwyaf tebygol o gael eich derbyn yn dda. Gofynnwch i chi'ch hun pryd rydych chi fwyaf tebygol o ymdrin â'r cyfathrebu gyda chwilfrydedd, tosturi ac eglurder, a phryd mae'r person arall yn debygol o fod yn hael ac yn dawel.

Y broblem gyda'r rhan fwyaf o gyfathrebu yw ei fod yn hawdd. Gall unrhyw un deipio neges destun 20 eiliad neu e-bost tair brawddeg yn ddi-feddwl. Ond mae cyfathrebu yn llinell uniongyrchol i mewn i we gymhleth o emosiwn sy'n ffrwydro'n hawdd. Darganfu Robert a Howard hynny drwy'r ffordd galed.

Cofiwch, gellir osgoi ffrwydrad gydag ychydig o gwestiynau syml sydd, yn y rhan fwyaf o achosion, yn cymryd dim ond eiliadau i'w hateb.

*Enwau a rhai manylion bach wedi'u newid i ddiogelu hunaniaethau