Verndaðu næsta reiðikast

Robert og Howard* höfðu alltaf komið vel saman. Þeir höfðu unnið saman að nokkrum verkefnum og litu hvor á annan sem vini. Þegar Robert uppgötvaði að Howard hafði haldið stefnumótunarfund og hafði ekki tekið hann með í fundinn fannst honum hann svikinn. Hann sendi strax sms til Howards: „Ég trúi því ekki að þú hafir ekki tekið mig með í þennan fund!“

Howard var mitt í viðskiptafundi þegar síminn hans hringdi með nýju smáskilaboði. Hann leit á símann sinn og fann fyrir alls kyns rugli: áhyggjum, reiði, vandræðum, gremju og varnartilfinningu. Smáskilaboðin trufluðu Howard og fundurinn gekk ekki eins vel og hann hafði vonast til. Reiði hans jókst þegar hann hugsaði til þess að á fundi fyrr í vikunni studdi Robert ekki hugmynd sem Howard lagði til við Jane, forstjóra þeirra, jafnvel þótt hann hefði sagt fyrir fundinn að honum líkaði hugmyndin. Um leið og Howard gekk út af viðskiptafundinum sendi hann Robert stutt, en virtist ótengt, svar: „Ég trúi því ekki að þú hafir látið mig hanga í fundinum okkar með Jane.“

Tvö stutt skilaboð – ein setning hvor – tókst að spilla sambandi sem hafði verið gott í mörg ár. Það tók Robert og Howard vikur að ná aftur sambandi, og jafnvel þá fundu þeir fyrir skaðanum.

Það eru svo margir lærdómar í þessum stuttu en uslavekjandi samskiptum. Sumir eru einfaldir: Ekki senda sms þegar þú ert reiður. Aldrei. Reyndar, ekki eiga samskipti mitt í neikvæðri tilfinningu. Flestir okkar ættu ekki að nota skrift til að tjá reiði, gremju eða vonbrigði; fínleiki tilfinninga týnist oft í sms-skilaboðum og tölvupósti. Og auðvitað, aldrei athuga símann þinn í miðjum fundi.

Að vera fær í samskiptum krefst hugulsemi. Svo mikið af samskiptum okkar hefur orðið viðskiptalegs eðlis — eitt orð hér, ein setning þar — að við gleymum að samskipti eru í eðli sínu tengslabundin.

Þetta hljómar einfalt, en í raun er ekkert einfalt við að eiga samskipti, sérstaklega þegar tilfinningar koma við sögu. Ég — og þú, ég er viss um það — sjá þessa tegund af klaufalegum samskiptum allan tímann. Á einhverjum tímapunkti höfum við öll verið Howard og við höfum öll verið Robert. Aðstæður eins og þessar ættu að hvetja okkur til að stíga til baka og skuldbinda okkur til skýrs, einfalds og auðskiljanlegs ramma fyrir öflug samskipti í hvaða aðstæðum sem er.

Til að byrja með, skipuleggið alltaf samskipti ykkar. Þegar þið gerið það, munið að stofnanir eru flóknar, fólk gerir mistök og það sem lítur út eins og pólitísk bakþanka getur verið einföld vanræksla. Í erfiðum aðstæðum hjálpar að spyrja í stað þess að krefjast, að vera forvitinn og opna samtal frekar en að loka því niður. Gefið hinum aðilanum einhvern vafa.

Hér eru fjórar spurningar sem þú ættir að spyrja sjálfan þig áður en þú ferð í samskipti.

Hvaða niðurstöðu vil ég? Það virðist augljóst, en í raun er óvenjulegt að við spyrjum þessarar spurningar. Oft bregðumst við við því sem annað fólk segir, við okkar eigin tilfinningar eða við tiltekna aðstæður. En þessi viðbrögð leiða til handahófskenndra niðurstaðna. Byrjaðu á að hugsa um niðurstöðuna sem þú stefnir að og svaraðu síðan á þann hátt að hún nái þeim árangri. Í aðstæðum Roberts og Howards voru niðurstöðurnar sem þeir vildu mjög svipaðar: að vera tengdir, að fá stuðning, að vera með. En viðbrögð þeirra hvors við öðru leiddu til nákvæmlega gagnstæða: aftengingar.

Hvað ætti ég að miðla til að ná þeirri niðurstöðu? Þegar þú veist hver niðurstaðan er, er miklu auðveldara að bera kennsl á það sem þú vilt segja. Ef ég vil vera nær einhverjum, þá er „ég er særður að þú hafir ekki tekið mig með“ greinilega betri kostur en „ég trúi ekki að þú hafir ekki tekið mig með!“ Þessi litli orðamunur táknar mikla merkingarbreytingu. Auðvitað er fyrir marga okkar tilfinningalega miklu auðveldara að segja „ég er reiður“ heldur en að segja „ég er særður“. Annar finnst hann öflugur, hinn viðkvæmur. Þetta er ein ástæða þess að tilfinningalegt hugrekki er svo mikilvægt til að vera árangursríkur samskiptamaður og öflugur leiðtogi.

Hvernig ætti ég að eiga samskipti til að ná þeirri niðurstöðu? Markmið þitt hér ætti að vera að auka líkurnar á að þér verði heyrt. Í stað þess að íhuga hvernig þú getur skýrast komið sjónarmiði þínu á framfæri skaltu hugsa um hvernig þú getur fengið hinn aðilann til að hlusta. Kaldhæðnislega gerirðu þetta ekki með því að tala yfirleitt. Hlustaðu bara. Vertu forvitinn og spurðu spurninga. Rifjaðu upp það sem þú heyrir. Áður en þú deilir sjónarmiði þínu skaltu spyrja hvort þú hafir skilið sjónarmið hins aðilans. Ef ekki, spurðu þá hvað þú misstir af. Ef þú heyrir já skaltu spyrja: „Má ég deila mínu sjónarmiði?“ Já við þessari síðustu spurningu er samþykki um að hlusta. Og þar sem þú nefndir bara frábært dæmi um hlustun, eru mun meiri líkur á að hinn aðilinn endurgjaldi greiðann.

Hvenær ætti ég að eiga samskipti til að ná þeim árangri? Fyrir marga okkar eru samskipti innsæisviðbrögð. Robert sendi frá sér sms um leið og hann heyrði að hann hefði verið skilinn útundan. Howard svaraði strax með eigin sms-skilaboðum til að bregðast við sms-skilaboðum Roberts. Hvorugur þeirra hikaði né hugsaði sig um hvenær hann ætti að eiga samskipti. Reglan hér er einföld: Ekki eiga samskipti bara af því að þér finnst það gott. Hafðu samskipti þegar þú ert líklegastur til að vera vel tekið. Spyrðu sjálfan þig hvenær þú ert líklegastur til að nálgast samskiptin af forvitni, samúð og skýrleika og hvenær hinn aðilinn er líklegastur til að vera örlátur og rólegur.

Vandamálið með flest samskipti er að þau eru auðveld. Hver sem er getur hugsunarlaust skrifað 20 sekúndna smáskilaboð eða þriggja setninga tölvupóst. En samskipti eru bein lína inn í flókið vef tilfinninga sem springur auðveldlega. Robert og Howard uppgötvuðu það á erfiðan hátt.

Mundu að hægt er að forðast sprengingu með nokkrum einföldum spurningum sem í flestum tilfellum tekur aðeins nokkrar sekúndur að svara.

*Nöfn og smáatriði breytt til að vernda persónuupplýsingar