12 Produktivitetstips Fra Utrolig Travle Mennesker

Fra Eric Schmidt til Danny Meyer: Sådan organiserer super succesrige, super travle iværksættere deres dag

"Personlig produktivitet er en vigtig skelnen mellem dem, der lykkes inden for deres valgte felt, og dem, der ikke gør det," siger bestsellerforfatteren Brian Tracy. Ledere og iværksættere, der er på toppen af ​​deres spil, ved, hvordan de opnår det, de ønsker på kortere tid end andre. Vi kan lære meget af disse succesrige og utrolig travle individers taktik om, hvordan vi bedre kan organisere vores egne dage. Her er 12 gode råd, der er værd at prøve:

1. Hav fokus på et enkelt formål. En ting, som mange succesrige iværksættere har til fælles, er evnen til at fokusere på det, der betyder mest. Eric Schmidt , Googles administrerende bestyrelsesformand, siger: "Jeg holder tingene fokuseret. Den tale, jeg holder hver dag, er: 'Dette er, hvad vi gør. Er det, vi laver, i overensstemmelse med det, og kan det ændre verden?'" Jason Goldberg , administrerende direktør for Fab.com, har dette råd: "Vælg én ting og gør den ene ting - og kun den ene ting - det kunne nogensinde være bedre." Vi kan hente en stor del af kraften ved at udvikle et laserfokus på vores topprioriteter. Det er en af ​​de egenskaber, der adskiller den gennemsnitlige forretningsmand fra den mere succesrige.

2. Bloker hensynsløst distraktioner ude. Tennislegenden Martina Navratilova siger: "Jeg koncentrerer mig om at koncentrere mig." For dem af os, der ikke har viljestyrken til at stå til ansvar, er der flere teknologiske løsninger til at blokere distraktioner. For eksempel er Rescue Time et program, der kører i baggrunden på din computer og måler, hvordan du bruger din tid, så du kan træffe bedre beslutninger. Get Concentrating er et andet nyttigt værktøj, der hjælper dig med at fokusere på vigtige opgaver ved midlertidigt at blokere sociale mediesider. (Bliver du let distraheret? Hvis ja, så er her seks mere populære programmer til at blokere for distraktioner).

3. Sæt en streng tidsbegrænsning på møder. Carlos Ghosn , administrerende direktør for Renault og Nissan, er streng med hensyn til timingen, der er tildelt for enkelt-emne, ikke-operative møder: Han tillader maksimalt en time og 30 minutter. Halvtreds procent af tiden er til præsentationen, og 50 procent er til diskussion. Gary E. McCullough , tidligere amerikansk hærkaptajn og nu administrerende direktør for Career Education Corp., giver folk halvdelen af ​​den tid, de beder om et møde eller en aftale. Dette tvinger dem til at være korte, klare og præcise. "Ved at gøre det er jeg i stand til at proppe en række ting i løbet af dagen og flytte folk ind og ud mere effektivt og mere effektivt," siger McCullough. Folk har generelt ikke brug for så meget tid, som de beder om. Møder er tidsvampyrer. Vær hensynsløs med at styre dette endemiske produktivitetsdræn, så du kan fokusere på opgaver af høj værdi.

4. Opsæt produktivitetsritualer. Tony Schwartz, administrerende direktør for The Energy Project, giver fire tips til opsætning af ritualer for at automatisere adfærd, der vil gøre os mere produktive uden at udtømme vores energireservoir. En af dem er at prioritere en nøgleopgave, der skal udføres om dagen, og starte din dag med fokus på den opgave. "Tving dig selv til at prioritere, så du ved, at du vil afslutte mindst den ene kritiske opgave i den periode på dagen, hvor du har mest energi og færrest forstyrrelser," siger Schwartz.

5. Stå tidligere op. Forskning viser, at morgener kan gøre eller bryde din dag. Det er ikke ualmindeligt, at succesrige CEO'er starter deres dag i god tid før kl. 6. I 27 Executives Who Wake Up Really Early ser vi, hvordan utrolig travle mennesker – fra Jeff Immelt, CEO for GE, til Indra Nooyi, CEO for PepsiCo – bruger deres morgener til at gribe dagen. Brug mantraet "mind over madras" til at motivere dig selv til at komme ud af sengen for at forfølge dine mål. Som Laura Vanderkam siger i What Successful People Do Before Breakfast: A Short Guide To Making Over Your Morning—And Life , mens mange sover i, er succesfulde mennesker allerede oppe og får lavet en masse. Hvis dette ikke er din præference, råder Vanderkam til at starte med små skridt, såsom at stå op kun 15 minutter tidligere hver dag og gradvist øge tiden.

6. Gruppér dine afbrydelser. Denne idé kommer fra restauratør Danny Meyer . Han har sin assistent samlet alle spørgsmål, der dukker op i løbet af dagen, på én liste, så hun ikke behøver at afbryde ham gentagne gange i kontortiden. Tag udgangspunkt i dette, og se, hvordan du kan bede andre på dit team om at gruppere spørgsmål, anmodninger og andre ikke-hastende forespørgsler, så du ikke bliver distraheret af afbrydelser, der ikke tilføjer værdi.

7. Outsource personlige gøremål. Meget produktive mennesker er selektive med hensyn til, hvordan de bruger deres energi. De spilder det ikke på opgaver, som andre kan udføre. For eksempel bruger Alexis Ohanian , grundlægger af Reddit, tjenester som Fancy Hands , en hær af virtuelle assistenter. Andre automatiserer dagligvareindkøb med websteder som Amazons Subscribe and Save , eller tjenester, der leverer dagligvarer til dit dørtrin . Andre bruger endda tjenester som Plated , der leverer perfekt afmålte ingredienser til kokkedesignede måltider derhjemme. Lav en cost/benefit-analyse af, hvordan du bruger din tid, og se, om det er værd at aflaste nogle gentagne opgaver, så du kan fokusere på, hvad der vil bringe værdi til din virksomhed.

8. Opsæt e-mail-regler for at bevare fornuften. Katia Beauchamp og Hayley Barna , grundlæggerne af Birchbox, insisterer på, at teammedlemmer angiver, hvornår de har brug for et svar i alle e-mails. Dette enkle tip hjælper med prioritering. Designer Mike Davidson har oprettet en e-mail-politik, der begrænser enhver e-mail, han sender, til fem sætninger. Som han forklarer, tager mange e-mail-beskeder i hans indbakke mere tid for ham at svare, end de gjorde for afsenderen at skrive. Analyser dine e-mail-vaner og indfør tidsbesparende politikker, der passer til din særlige situation.

9. Fang alle kreative ideer. Den verdenskendte videnskabsmand Dr. Linus Pauling sagde engang: "Den bedste måde at få en god idé på er at have en masse ideer." De fleste ledere og iværksættere er visionære, som generelt ikke mangler gode ideer; dog er det ofte en udfordring for travle mennesker at fange alle disse ideer. Evernote er et populært, gratis program til indsamling af ideer. (Her er en liste over andre værktøjer, du bør overveje.)

10. Øg din effektivitet gennem teknologi. Der er et væld af programmer til at gøre en ejer af en mindre virksomhed mere effektiv til at øge produktiviteten. Nogle få populære værktøjer – hvoraf nogle er gratis – inkluderer Dropbox til at gemme filer online; Ethvert møde for at være vært for et webinar; Basecamp til projektledelse; Trello til at holde styr på projekter og deadlines, og Hootsuite eller Buffer til at planlægge dine opslag på sociale medier.

11. Mist det ikke: Læs det senere. Gå ikke glip af vigtig information, fordi du har travlt og ikke har tid til at læse. To programmer hjælper dig med at indsamle oplysninger til at læse senere. Get Pocket giver dig mulighed for at lægge artikler, videoer og enhver anden information i en virtuel lomme, gemt direkte fra ethvert websted. Et andet værdifuldt program er Instapaper , som giver dig mulighed for at gemme lange websider til at læse senere, når du har tid.

12. Lær af andre. Overvej at abonnere på Lifehackers How I Work -serie, som beder meget succesfulde mennesker om at dele deres bedste tidsbesparende tips. For eksempel deler Eric Koger, grundlægger af ModCloth, sin nørdede måde at spare tid på: Hans tastaturlayout er Colemak . At lære Colemak er en engangsinvestering, der giver mulighed for meget hurtigere at skrive. Dette websted giver en overflod af råd om, hvordan supertravle, succesfulde iværksættere sparer tid.