अविश्वसनीय रूप से व्यस्त लोगों से 12 उत्पादकता युक्तियाँ

एरिक श्मिट से डैनी मेयर तक: कैसे सुपर सफल, सुपर व्यस्त उद्यमी अपने दिन को व्यवस्थित करते हैं

बेस्टसेलिंग लेखक ब्रायन ट्रेसी कहते हैं, "व्यक्तिगत उत्पादकता उन लोगों के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर है जो अपने चुने हुए क्षेत्र में सफल होते हैं और जो नहीं होते हैं।" नेता और उद्यमी जो अपने खेल के शीर्ष पर हैं, वे जानते हैं कि दूसरों की तुलना में कम समय में वे क्या हासिल करना चाहते हैं। हम इन सफल और अविश्वसनीय रूप से व्यस्त व्यक्तियों की रणनीतियों से बहुत कुछ सीख सकते हैं कि कैसे अपने स्वयं के दिनों को बेहतर ढंग से व्यवस्थित किया जाए। यहाँ 12 शीर्ष युक्तियाँ दी गई हैं जिन्हें आज़माना चाहिए:

1. एक ही उद्देश्य पर ध्यान केंद्रित करें। कई सफल उद्यमियों में एक बात समान है कि वे सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता रखते हैं। Google के कार्यकारी अध्यक्ष एरिक श्मिट कहते हैं, "मैं चीज़ों पर ध्यान केंद्रित रखता हूँ। मैं हर दिन जो भाषण देता हूँ, वह है: 'हम यही करते हैं। क्या हम जो कर रहे हैं, वह इसके अनुरूप है, और क्या यह दुनिया को बदल सकता है?'" Fab.com के CEO जेसन गोल्डबर्ग की यह सलाह है: "एक चीज़ चुनें और उसे करें - और केवल वही एक चीज़ - किसी और से बेहतर।" हम अपनी शीर्ष व्यावसायिक प्राथमिकताओं पर लेजर फ़ोकस विकसित करने से बहुत अधिक शक्ति प्राप्त कर सकते हैं। यह उन विशेषताओं में से एक है जो औसत व्यवसायी को अधिक सफल व्यक्ति से अलग करती है।

2. ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को बेरहमी से रोकें। टेनिस की दिग्गज खिलाड़ी मार्टिना नवरातिलोवा कहती हैं, "मैं ध्यान केंद्रित करने पर ध्यान केंद्रित करती हूँ।" हममें से जो लोग खुद के प्रति जवाबदेह होने की इच्छाशक्ति नहीं रखते, उनके लिए ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को रोकने के लिए कई तकनीकी समाधान हैं। उदाहरण के लिए, रेस्क्यू टाइम एक ऐसा एप्लिकेशन है जो आपके कंप्यूटर की पृष्ठभूमि में चलता है और मापता है कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं ताकि आप बेहतर निर्णय ले सकें। गेट कॉन्सेंट्रेटिंग एक और उपयोगी टूल है जो सोशल मीडिया साइट्स को अस्थायी रूप से ब्लॉक करके आपको महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा। (क्या आप आसानी से विचलित हो जाते हैं? यदि हां, तो ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को रोकने के लिए यहां छह और लोकप्रिय प्रोग्राम दिए गए हैं।)

3. मीटिंग के लिए सख्त समय सीमा तय करें। रेनॉल्ट और निसान के सीईओ कार्लोस घोसन एकल-विषय, गैर-संचालन बैठकों के लिए आवंटित समय पर सख्त हैं: वे अधिकतम एक घंटा और 30 मिनट की अनुमति देते हैं। पचास प्रतिशत समय प्रस्तुति के लिए होता है, और 50 प्रतिशत चर्चा के लिए होता है। गैरी ई. मैक्कुलो , पूर्व अमेरिकी सेना कप्तान और अब कैरियर एजुकेशन कॉर्प के सीईओ, लोगों को मीटिंग या अपॉइंटमेंट के लिए मांगे गए समय का आधा समय देते हैं। यह उन्हें संक्षिप्त, स्पष्ट और मुद्दे पर बात करने के लिए मजबूर करता है। मैक्कुलो कहते हैं, "ऐसा करके, मैं दिन में कई कामों को पूरा करने और लोगों को अधिक प्रभावी ढंग से और अधिक कुशलता से काम पर लाने और ले जाने में सक्षम हूं।" लोगों को आम तौर पर उतना समय नहीं चाहिए होता जितना वे मांगते हैं। मीटिंग समय की पिशाच हैं। इस स्थानिक उत्पादकता क्षय को प्रबंधित करने में निर्दयी बनें ताकि आप उच्च मूल्य वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

4. उत्पादकता अनुष्ठान स्थापित करें। द एनर्जी प्रोजेक्ट के सीईओ टोनी श्वार्ट्ज ने ऐसे व्यवहारों को स्वचालित करने के लिए अनुष्ठान स्थापित करने के लिए चार सुझाव दिए हैं जो हमारे ऊर्जा भंडार को कम किए बिना हमें अधिक उत्पादक बनाएंगे। उनमें से एक है प्रतिदिन पूरा करने के लिए एक महत्वपूर्ण कार्य को प्राथमिकता देना और अपना दिन उस कार्य पर केंद्रित करके शुरू करना। श्वार्ट्ज कहते हैं, "अपने आप को प्राथमिकता देने के लिए मजबूर करें ताकि आप जान सकें कि आप दिन के उस समय के दौरान कम से कम एक महत्वपूर्ण कार्य पूरा करेंगे जब आपके पास सबसे अधिक ऊर्जा होगी और सबसे कम विकर्षण होंगे।"

5. जल्दी उठें। शोध से पता चलता है कि सुबह का समय आपका दिन बना या बिगाड़ सकता है। सफल सीईओ के लिए सुबह 6 बजे से पहले अपना दिन शुरू करना असामान्य नहीं है । 27 कार्यकारी जो वास्तव में जल्दी उठते हैं , में हम देखते हैं कि कैसे अविश्वसनीय रूप से व्यस्त लोग - GE के सीईओ जेफ इम्मेल्ट से लेकर पेप्सिको की सीईओ इंद्रा नूयी तक - अपने सुबह के समय का उपयोग दिन को बेहतर बनाने के लिए करते हैं। अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए बिस्तर से बाहर निकलने के लिए खुद को प्रेरित करने के लिए "गद्दे से ज़्यादा दिमाग" के मंत्र का उपयोग करें। जैसा कि लॉरा वेंडरकैम ने व्हाट सक्सेसफुल पीपल डू बिफोर ब्रेकफास्ट: ए शॉर्ट गाइड टू मेकिंग ओवर योर मॉर्निंग—एंड लाइफ में कहा है, जबकि कई लोग देर तक सोते हैं, सफल लोग पहले से ही जाग चुके होते हैं और बहुत कुछ कर रहे होते हैं। यदि यह आपकी प्राथमिकता नहीं है, तो वेंडरकैम छोटे कदमों से शुरू करने की सलाह देते हैं, जैसे कि हर दिन सिर्फ़ 15 मिनट पहले उठना और धीरे-धीरे समय बढ़ाना।

6. अपने व्यवधानों को समूहबद्ध करें। यह विचार रेस्तरां मालिक डैनी मेयर का है। उन्होंने अपने सहायक से दिन भर में आने वाले सभी प्रश्नों को एक सूची में समूहबद्ध करने को कहा है, ताकि उन्हें कार्यालय समय के दौरान बार-बार उन्हें बाधित न करना पड़े। इससे एक संकेत लें और देखें कि आप अपनी टीम के अन्य लोगों से कैसे प्रश्न, अनुरोध और अन्य गैर-जरूरी पूछताछ को समूहबद्ध करने के लिए कह सकते हैं, ताकि आप उन व्यवधानों से विचलित न हों जो मूल्य नहीं जोड़ते हैं।

7. निजी कामों को दूसरों को सौंपें। अत्यधिक उत्पादक लोग इस बारे में चयनात्मक होते हैं कि वे अपनी ऊर्जा कैसे खर्च करते हैं। वे इसे ऐसे कामों पर बर्बाद नहीं करते जो दूसरे कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, Reddit के संस्थापक एलेक्सिस ओहानियन , वर्चुअल असिस्टेंट की एक सेना, फैंसी हैंड्स जैसी सेवाओं का उपयोग करते हैं। अन्य लोग Amazon की Subscribe and Save जैसी साइटों या आपके घर के दरवाजे तक किराने का सामान पहुँचाने वाली सेवाओं के साथ किराने की खरीदारी को स्वचालित करते हैं। अन्य लोग प्लेटेड जैसी सेवाओं का भी उपयोग करते हैं, जो घर पर शेफ़ द्वारा डिज़ाइन किए गए भोजन के लिए बिल्कुल सही मात्रा में सामग्री पहुँचाती है। आप अपना समय कैसे खर्च करते हैं, इसका लागत/लाभ विश्लेषण करें और देखें कि क्या यह कुछ दोहराए जाने वाले कार्यों को कम करने के लायक है ताकि आप उन चीज़ों पर ध्यान केंद्रित कर सकें जो आपकी कंपनी के लिए मूल्य लाएँगी।

8. समझदारी बनाए रखने के लिए ईमेल नियम बनाएं। बिर्चबॉक्स के संस्थापक कैटिया ब्यूचैम्प और हेले बार्ना इस बात पर जोर देते हैं कि टीम के सदस्य सभी ईमेल में यह बताएं कि उन्हें कब जवाब चाहिए। यह सरल टिप प्राथमिकता तय करने में मदद करती है। डिजाइनर माइक डेविडसन ने एक ईमेल नीति बनाई है जिसके तहत वह किसी भी ईमेल को पाँच वाक्यों तक सीमित रखते हैं। जैसा कि वह बताते हैं, उनके इनबॉक्स में कई ईमेल संदेश भेजने वाले को लिखने में जितना समय लगता है, उससे ज़्यादा समय उन्हें जवाब देने में लगता है। अपनी ईमेल आदतों का विश्लेषण करें और समय बचाने वाली नीतियाँ बनाएँ जो आपकी विशेष स्थिति के लिए कारगर हों।

9. सभी रचनात्मक विचारों को इकट्ठा करें। विश्व प्रसिद्ध वैज्ञानिक डॉ. लिनस पॉलिंग ने एक बार कहा था, "एक अच्छा विचार रखने का सबसे अच्छा तरीका है बहुत सारे विचार रखना।" अधिकांश नेता और उद्यमी दूरदर्शी होते हैं जिनके पास आम तौर पर अच्छे विचारों की कमी नहीं होती; हालाँकि, इन सभी विचारों को इकट्ठा करना अक्सर व्यस्त लोगों के लिए एक चुनौती होती है। एवरनोट विचारों को इकट्ठा करने के लिए एक लोकप्रिय, मुफ़्त प्रोग्राम है। (यहाँ विचार करने के लिए अन्य उपकरणों की एक सूची दी गई है।)

10. प्रौद्योगिकी के माध्यम से अपनी प्रभावशीलता बढ़ाएँ। उत्पादकता बढ़ाने में छोटे व्यवसाय के मालिक को अधिक प्रभावी बनाने के लिए बहुत सारे कार्यक्रम हैं। कुछ लोकप्रिय उपकरण - जिनमें से कुछ मुफ़्त हैं - में ऑनलाइन फ़ाइलें संग्रहीत करने के लिए ड्रॉपबॉक्स ; वेबिनार होस्ट करने के लिए एनी मीटिंग ; प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए बेसकैंप ; प्रोजेक्ट और समयसीमा पर नज़र रखने के लिए ट्रेलो , और अपने सोशल मीडिया पोस्टिंग को शेड्यूल करने के लिए हूटसूट या बफर शामिल हैं।

11. इसे खोएँ नहीं: इसे बाद में पढ़ें। महत्वपूर्ण जानकारी को न छोड़ें क्योंकि आप जल्दी में हैं और आपके पास पढ़ने का समय नहीं है। दो प्रोग्राम आपको बाद में पढ़ने के लिए जानकारी इकट्ठा करने में मदद करते हैं। Get Pocket आपको लेख, वीडियो और किसी भी अन्य जानकारी को वर्चुअल पॉकेट में रखने की अनुमति देता है, जिसे किसी भी साइट से सीधे सहेजा जाता है। एक और उपयोगी प्रोग्राम है Instapaper , जो आपको लंबे वेब पेजों को बाद में पढ़ने के लिए सहेजने की अनुमति देता है जब आपके पास समय हो।

12. दूसरों से सीखें। लाइफहैकर की हाउ आई वर्क सीरीज़ की सदस्यता लेने पर विचार करें, जिसमें अत्यधिक सफल लोगों से उनके समय बचाने के सर्वोत्तम सुझाव साझा करने के लिए कहा जाता है। उदाहरण के लिए, मॉडक्लोथ के संस्थापक एरिक कोगर समय बचाने का अपना सबसे बेवकूफ़ाना तरीका साझा करते हैं: उनका कीबोर्ड लेआउट कोलेमैक है। कोलेमैक सीखना एक बार का निवेश है जो बहुत तेज़ टाइपिंग की अनुमति देता है। यह साइट बहुत सारी सलाह प्रदान करती है कि कैसे सुपर व्यस्त, सफल उद्यमी समय बचाते हैं।