12 Petua Produktiviti Daripada Orang Yang Sangat Sibuk

Daripada Eric Schmidt kepada Danny Meyer: Betapa berjayanya usahawan super sibuk mengatur hari mereka

"Produktiviti peribadi ialah pembeza utama antara mereka yang berjaya dalam bidang pilihan mereka dan mereka yang tidak," kata pengarang terlaris Brian Tracy. Pemimpin dan usahawan yang berada di puncak permainan mereka tahu bagaimana untuk mencapai apa yang mereka inginkan dalam masa yang lebih singkat daripada yang lain. Kita boleh belajar banyak daripada taktik individu yang berjaya, dan sangat sibuk, tentang cara mengatur hari kita dengan lebih baik. Berikut ialah 12 petua teratas yang patut dicuba:

1. Mempunyai fokus tujuan tunggal. Satu perkara yang persamaan ramai usahawan berjaya ialah keupayaan untuk memberi tumpuan kepada perkara yang paling penting. Eric Schmidt , pengerusi eksekutif Google, berkata, "Saya memastikan perkara tetap fokus. Ucapan yang saya berikan setiap hari ialah: 'Inilah yang kita lakukan. Adakah apa yang kita lakukan konsisten dengan itu, dan bolehkah ia mengubah dunia?'" Jason Goldberg , Ketua Pegawai Eksekutif Fab.com, mempunyai nasihat ini: "Pilih satu perkara dan lakukan satu perkara itu-dan hanya satu perkara itu-lebih baik daripada orang lain." Kami boleh memperoleh banyak kuasa daripada membangunkan fokus laser pada keutamaan perniagaan utama kami. Ini adalah salah satu sifat yang membezakan ahli perniagaan biasa daripada yang lebih berjaya.

2. Kejam menghalang gangguan. Legenda tenis Martina Navratilova berkata, "Saya menumpukan perhatian." Bagi kita yang tidak mempunyai kemahuan untuk bertanggungjawab sendiri, terdapat beberapa penyelesaian teknologi untuk menghalang gangguan. Contohnya, Rescue Time ialah aplikasi yang berjalan di latar belakang komputer anda dan mengukur cara anda menghabiskan masa anda supaya anda boleh membuat keputusan yang lebih baik. Dapatkan Concentrating ialah satu lagi alat berguna yang akan membantu anda menumpukan pada tugas penting dengan menyekat tapak media sosial buat sementara waktu. (Adakah anda mudah terganggu? Jika ya, berikut ialah enam lagi program popular untuk menyekat gangguan.)

3. Tetapkan had masa yang ketat pada mesyuarat. Carlos Ghosn , Ketua Pegawai Eksekutif Renault dan Nissan, tegas pada masa yang diperuntukkan untuk satu topik, mesyuarat bukan operasi: Dia membenarkan maksimum satu jam dan 30 minit. Lima puluh peratus masa adalah untuk pembentangan, dan 50 peratus adalah untuk perbincangan. Gary E. McCullough , bekas kapten tentera AS dan kini Ketua Pegawai Eksekutif Career Education Corp., memberi orang separuh masa mereka meminta mesyuarat atau temu janji. Ini memaksa mereka untuk menjadi ringkas, jelas dan pada intinya. "Dengan melakukan itu, saya dapat menjejalkan beberapa perkara pada hari itu dan menggerakkan orang keluar masuk dengan lebih berkesan dan lebih cekap," kata McCullough. Orang ramai biasanya tidak memerlukan banyak masa seperti yang mereka minta. Pertemuan adalah pontianak masa. Bersikap kejam dalam menguruskan longkang produktiviti endemik ini supaya anda boleh fokus pada tugasan bernilai tinggi.

4. Sediakan ritual produktiviti. Tony Schwartz, Ketua Pegawai Eksekutif Projek Tenaga, menyediakan empat petua untuk menyediakan ritual untuk mengautomasikan tingkah laku yang akan menjadikan kita lebih produktif, tanpa menghabiskan takungan tenaga kita. Salah satunya ialah mengutamakan satu tugas utama untuk diselesaikan setiap hari, dan memulakan hari anda dengan fokus pada tugas itu. "Paksa diri anda untuk memberi keutamaan supaya anda tahu bahawa anda akan menyelesaikan sekurang-kurangnya satu tugas kritikal itu dalam tempoh hari apabila anda mempunyai tenaga paling banyak dan paling sedikit gangguan," kata Schwartz.

5. Bangun lebih awal. Penyelidikan menunjukkan bahawa pagi boleh membuat atau memecahkan hari anda. Bukan sesuatu yang luar biasa bagi CEO yang berjaya memulakan hari mereka sebelum jam 6 pagi Dalam 27 Eksekutif Yang Bangun Sangat Awal , kita melihat betapa sibuknya orang ramai—daripada Jeff Immelt, Ketua Pegawai Eksekutif GE, kepada Indra Nooyi, Ketua Pegawai Eksekutif PepsiCo—menggunakan waktu pagi mereka untuk merebut hari itu. Gunakan mantra "mind over mattress" untuk memotivasikan diri anda untuk bangun dari katil untuk mengejar matlamat anda. Seperti yang Laura Vanderkam katakan dalam Perkara Yang Dilakukan Orang Berjaya Sebelum Sarapan: Panduan Ringkas Untuk Mencantikkan Pagi Anda—Dan Kehidupan , sementara ramai yang sedang tidur, orang yang berjaya sudah bangun dan melakukan banyak perkara. Jika ini bukan pilihan anda, Vanderkam menasihatkan untuk bermula dengan langkah kecil, seperti bangun hanya 15 minit lebih awal setiap hari dan menambah masa secara beransur-ansur.

6. Kumpulan gangguan anda. Idea ini datang daripada restoran Danny Meyer . Dia mempunyai kumpulan pembantunya semua soalan yang timbul pada siang hari dalam satu senarai supaya dia tidak perlu mengganggunya berulang kali pada waktu pejabat. Ambil iktibar daripada perkara ini dan lihat cara anda boleh meminta orang lain dalam pasukan anda untuk mengumpulkan soalan, permintaan dan pertanyaan lain yang tidak mendesak supaya anda tidak terganggu oleh gangguan yang tidak menambah nilai.

7. Outsource kerja peribadi. Orang yang sangat produktif memilih cara mereka menggunakan tenaga mereka. Mereka tidak mensia-siakannya pada tugas yang boleh dilakukan oleh orang lain. Sebagai contoh, Alexis Ohanian , pengasas Reddit, menggunakan perkhidmatan seperti Fancy Hands , tentera pembantu maya. Orang lain mengautomasikan membeli-belah runcit dengan tapak seperti Langgan dan Simpan Amazon , atau perkhidmatan yang menghantar barangan runcit ke depan pintu anda . Yang lain juga menggunakan perkhidmatan seperti Plated , yang memberikan bahan yang diukur dengan sempurna untuk hidangan rekaan chef di rumah. Lakukan analisis kos/faedah tentang cara anda menghabiskan masa anda dan lihat sama ada ia berbaloi untuk memunggah beberapa tugasan berulang supaya anda boleh memberi tumpuan kepada perkara yang akan membawa nilai kepada syarikat anda.

8. Sediakan peraturan e-mel untuk mengekalkan kewarasan. Katia Beauchamp dan Hayley Barna , pengasas Birchbox, menegaskan bahawa ahli pasukan menyatakan bila mereka memerlukan balasan dalam semua e-mel. Petua mudah ini membantu dengan keutamaan. Pereka bentuk Mike Davidson telah menyediakan dasar e-mel yang mengehadkan mana-mana e-mel yang dihantarnya kepada lima ayat. Seperti yang dia jelaskan, banyak mesej e-mel dalam peti masuknya mengambil lebih banyak masa untuk dia menjawab daripada menghantar mesej untuk menulis. Analisis tabiat e-mel anda dan institut dasar penjimatan masa yang sesuai untuk situasi tertentu anda.

9. Tangkap semua idea kreatif. Saintis terkenal dunia Dr. Linus Pauling pernah berkata, "Cara terbaik untuk mempunyai idea yang baik adalah dengan mempunyai banyak idea." Kebanyakan pemimpin dan usahawan adalah berwawasan yang pada umumnya tidak kekurangan idea yang baik; namun, menangkap semua idea ini selalunya merupakan satu cabaran bagi orang yang sibuk. Evernote ialah program percuma yang popular untuk mengumpul idea. (Berikut ialah senarai alat lain untuk dipertimbangkan.)

10. Tingkatkan keberkesanan anda melalui teknologi. Terdapat banyak program untuk menjadikan pemilik perniagaan kecil lebih berkesan dalam meningkatkan produktiviti. Beberapa alatan popular—beberapa daripadanya percuma—termasuk Dropbox untuk menyimpan fail dalam talian; Sebarang Mesyuarat untuk menganjurkan webinar; Basecamp untuk pengurusan projek; Trello untuk menjejaki projek dan tarikh akhir, dan Hootsuite atau Buffer untuk menjadualkan siaran media sosial anda.

11. Jangan hilang: Baca kemudian. Jangan terlepas maklumat penting kerana anda tergesa-gesa dan tiada masa untuk membaca. Dua program membantu anda mencedok maklumat untuk dibaca kemudian. Dapatkan Pocket membolehkan anda memasukkan artikel, video dan sebarang maklumat lain ke dalam poket maya, disimpan terus dari mana-mana tapak. Satu lagi program berfaedah ialah Instapaper , yang membolehkan anda menyimpan halaman Web yang panjang untuk dibaca kemudian apabila anda mempunyai masa.

12. Belajar daripada orang lain. Pertimbangkan untuk melanggan siri How I Work Lifehacker, yang meminta orang yang sangat berjaya berkongsi petua penjimatan masa terbaik mereka. Contohnya, Eric Koger, pengasas ModCloth, berkongsi cara paling kutunya untuk menjimatkan masa: Reka letak papan kekuncinya ialah Colemak . Pembelajaran Colemak ialah pelaburan sekali sahaja yang membolehkan menaip lebih pantas. Laman web ini menyediakan banyak nasihat tentang bagaimana usahawan yang sangat sibuk dan berjaya menyelamatkan masa.