12 lời khuyên về năng suất từ ​​những người cực kỳ bận rộn

Từ Eric Schmidt đến Danny Meyer: Cách các doanh nhân siêu thành công và siêu bận rộn sắp xếp ngày của họ

"Năng suất cá nhân là yếu tố phân biệt chính giữa những người thành công trong lĩnh vực họ chọn và những người không thành công", tác giả sách bán chạy nhất Brian Tracy nói. Các nhà lãnh đạo và doanh nhân đang ở đỉnh cao của sự nghiệp biết cách đạt được những gì họ muốn trong thời gian ngắn hơn những người khác. Chúng ta có thể học được rất nhiều từ các chiến thuật của những cá nhân thành công và cực kỳ bận rộn này về cách tổ chức ngày của mình tốt hơn. Sau đây là 12 mẹo hàng đầu đáng để thử:

1. Có một mục đích tập trung duy nhất. Một điểm chung của nhiều doanh nhân thành đạt là khả năng tập trung vào những gì quan trọng nhất. Eric Schmidt , chủ tịch điều hành của Google, nói rằng, "Tôi luôn tập trung mọi thứ. Bài phát biểu mà tôi đưa ra hàng ngày là: 'Đây là những gì chúng ta làm. Những gì chúng ta đang làm có nhất quán với điều đó không và nó có thể thay đổi thế giới không?'" Jason Goldberg , giám đốc điều hành của Fab.com, có lời khuyên này: "Hãy chọn một việc và làm việc đó—và chỉ một việc đó—tốt hơn bất kỳ ai khác có thể làm." Chúng ta có thể có được rất nhiều sức mạnh từ việc phát triển sự tập trung cao độ vào các ưu tiên kinh doanh hàng đầu của mình. Đây là một trong những phẩm chất tạo nên sự khác biệt giữa một doanh nhân trung bình với những doanh nhân thành công hơn.

2. Không ngừng ngăn chặn những thứ gây mất tập trung. Huyền thoại quần vợt Martina Navratilova nói rằng, "Tôi tập trung vào việc tập trung". Đối với những người trong chúng ta không có ý chí để tự chịu trách nhiệm, có một số giải pháp công nghệ để ngăn chặn những thứ gây mất tập trung. Ví dụ, Rescue Time là một ứng dụng chạy trong nền máy tính của bạn và đo lường cách bạn sử dụng thời gian của mình để bạn có thể đưa ra quyết định tốt hơn. Get Concentrating là một công cụ hữu ích khác sẽ giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng bằng cách tạm thời chặn các trang mạng xã hội. (Bạn có dễ bị mất tập trung không? Nếu có, đây là sáu chương trình phổ biến khác để ngăn chặn những thứ gây mất tập trung.)

3. Đặt ra giới hạn thời gian nghiêm ngặt cho các cuộc họp. Carlos Ghosn , CEO của Renault và Nissan, rất nghiêm ngặt về thời gian dành cho các cuộc họp đơn chủ đề, không liên quan đến hoạt động: Ông cho phép tối đa một giờ 30 phút. Năm mươi phần trăm thời gian dành cho thuyết trình và 50 phần trăm dành cho thảo luận. Gary E. McCullough , cựu đại úy quân đội Hoa Kỳ và hiện là CEO của Career Education Corp., dành cho mọi người một nửa thời gian họ yêu cầu để họp hoặc hẹn gặp. Điều này buộc họ phải ngắn gọn, rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề. McCullough cho biết: "Bằng cách đó, tôi có thể nhồi nhét một số thứ trong ngày và đưa mọi người vào và ra hiệu quả hơn". Mọi người thường không cần nhiều thời gian như họ yêu cầu. Các cuộc họp là những kẻ hút thời gian. Hãy nghiêm khắc trong việc quản lý sự tiêu hao năng suất cố hữu này để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao.

4. Thiết lập các nghi lễ năng suất. Tony Schwartz, CEO của The Energy Project, đưa ra bốn mẹo để thiết lập các nghi lễ nhằm tự động hóa các hành vi giúp chúng ta năng suất hơn mà không làm cạn kiệt nguồn năng lượng của mình. Một trong số đó là ưu tiên một nhiệm vụ chính cần hoàn thành mỗi ngày và bắt đầu ngày mới bằng cách tập trung vào nhiệm vụ đó. Schwartz cho biết: "Hãy ép bản thân ưu tiên để bạn biết rằng bạn sẽ hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ quan trọng đó trong khoảng thời gian trong ngày mà bạn có nhiều năng lượng nhất và ít bị sao nhãng nhất".

5. Dậy sớm hơn. Nghiên cứu cho thấy buổi sáng có thể tạo nên hoặc phá hỏng ngày của bạn. Không có gì lạ khi các CEO thành công bắt đầu ngày mới trước 6 giờ sáng. Trong 27 CEO thức dậy thực sự sớm , chúng ta thấy những người cực kỳ bận rộn—từ Jeff Immelt, CEO của GE, đến Indra Nooyi, CEO của PepsiCo—sử dụng buổi sáng của họ để nắm bắt ngày mới. Sử dụng câu thần chú "tâm trí trên nệm" để thúc đẩy bản thân ra khỏi giường để theo đuổi mục tiêu của bạn. Như Laura Vanderkam nói trong What Successful People Do Before Breakfast: A Short Guide To Making Over Your Morning—And Life , trong khi nhiều người đang ngủ nướng, những người thành công đã thức dậy và hoàn thành rất nhiều việc. Nếu đây không phải là sở thích của bạn, Vanderkam khuyên bạn nên bắt đầu bằng những bước nhỏ, chẳng hạn như dậy sớm hơn 15 phút mỗi ngày và tăng dần thời gian.

6. Nhóm các gián đoạn của bạn. Ý tưởng này xuất phát từ chủ nhà hàng Danny Meyer . Ông yêu cầu trợ lý của mình nhóm tất cả các câu hỏi nảy sinh trong ngày vào một danh sách để cô ấy không phải ngắt lời ông nhiều lần trong giờ làm việc. Hãy học hỏi từ điều này và xem cách bạn có thể yêu cầu những người khác trong nhóm của mình nhóm các câu hỏi, yêu cầu và các câu hỏi không khẩn cấp khác để bạn không bị phân tâm bởi các gián đoạn không mang lại giá trị.

7. Thuê ngoài các công việc cá nhân. Những người có năng suất cao sẽ có cách lựa chọn để sử dụng năng lượng của mình. Họ không lãng phí nó vào những công việc mà người khác có thể làm. Ví dụ, Alexis Ohanian , người sáng lập Reddit, sử dụng các dịch vụ như Fancy Hands , một đội quân trợ lý ảo. Những người khác tự động hóa việc mua sắm tạp hóa với các trang web như Subscribe and Save của Amazon hoặc các dịch vụ giao hàng tạp hóa đến tận nhà . Những người khác thậm chí còn sử dụng các dịch vụ như Plated , nơi cung cấp các nguyên liệu được đo lường hoàn hảo cho các bữa ăn do đầu bếp thiết kế tại nhà. Hãy phân tích chi phí/lợi ích về cách bạn sử dụng thời gian của mình và xem liệu có đáng để chuyển giao một số công việc lặp đi lặp lại để bạn có thể tập trung vào những gì sẽ mang lại giá trị cho công ty của mình hay không.

8. Thiết lập các quy tắc email để duy trì sự tỉnh táo. Katia Beauchamp và Hayley Barna , những người sáng lập Birchbox, nhấn mạnh rằng các thành viên trong nhóm phải chỉ ra thời điểm họ cần phản hồi trong mọi email. Mẹo đơn giản này giúp ích cho việc sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nhà thiết kế Mike Davidson đã thiết lập một chính sách email giới hạn bất kỳ email nào anh ấy gửi trong năm câu. Như anh ấy giải thích, nhiều email trong hộp thư đến của anh ấy mất nhiều thời gian để anh ấy trả lời hơn là thời gian để người gửi viết. Phân tích thói quen gửi email của bạn và thiết lập các chính sách tiết kiệm thời gian phù hợp với tình huống cụ thể của bạn.

9. Ghi lại mọi ý tưởng sáng tạo. Nhà khoa học nổi tiếng thế giới Tiến sĩ Linus Pauling đã từng nói, "Cách tốt nhất để có một ý tưởng hay là có thật nhiều ý tưởng". Hầu hết các nhà lãnh đạo và doanh nhân đều là những người có tầm nhìn xa trông rộng, những người thường không thiếu ý tưởng hay; tuy nhiên, việc ghi lại tất cả những ý tưởng này thường là một thách thức đối với những người bận rộn. Evernote là một chương trình miễn phí phổ biến để thu thập ý tưởng. (Sau đây là danh sách các công cụ khác cần cân nhắc.)

10. Tăng hiệu quả của bạn thông qua công nghệ. Có rất nhiều chương trình giúp chủ doanh nghiệp nhỏ hiệu quả hơn trong việc tăng năng suất. Một số công cụ phổ biến—một số trong đó miễn phí—bao gồm Dropbox để lưu trữ tệp trực tuyến; Any Meeting để tổ chức hội thảo trên web; Basecamp để quản lý dự án; Trello để theo dõi các dự án và thời hạn, và Hootsuite hoặc Buffer để lên lịch đăng bài trên phương tiện truyền thông xã hội của bạn.

11. Đừng để mất: Đọc sau. Đừng bỏ lỡ thông tin quan trọng vì bạn đang vội và không có thời gian để đọc. Hai chương trình giúp bạn thu thập thông tin để đọc sau. Get Pocket cho phép bạn đưa các bài viết, video và bất kỳ thông tin nào khác vào một túi ảo, được lưu trực tiếp từ bất kỳ trang web nào. Một chương trình đáng giá khác là Instapaper , cho phép bạn lưu các trang web dài để đọc sau khi bạn có thời gian.

12. Học hỏi từ người khác. Hãy cân nhắc đăng ký theo dõi loạt bài How I Work của Lifehacker, trong đó yêu cầu những người cực kỳ thành công chia sẻ những mẹo tiết kiệm thời gian tốt nhất của họ. Ví dụ, Eric Koger, người sáng lập ModCloth, chia sẻ cách tiết kiệm thời gian thông minh nhất của mình: Bố cục bàn phím của ông là Colemak . Học Colemak là khoản đầu tư một lần cho phép gõ nhanh hơn nhiều. Trang web này cung cấp rất nhiều lời khuyên về cách các doanh nhân thành đạt, siêu bận rộn tiết kiệm thời gian.