12 Produktivitetstips Fra Utrolig Travle Mennesker

Fra Eric Schmidt til Danny Meyer: Hvordan supervellykkede, supertravle gründere organiserer dagen sin

"Personlig produktivitet er en nøkkelforskjell mellom de som lykkes på det valgte feltet og de som ikke gjør det," sier bestselgerforfatteren Brian Tracy. Ledere og gründere som er på toppen av spillet vet hvordan de skal oppnå det de ønsker på kortere tid enn andre. Vi kan lære mye av taktikken til disse vellykkede og utrolig travle personene om hvordan vi bedre kan organisere våre egne dager. Her er 12 beste tips verdt å prøve ut:

1. Ha fokus på ett enkelt formål. En ting mange suksessrike gründere har til felles er evnen til å fokusere på det som betyr mest. Eric Schmidt , Googles administrerende styreleder, sier: "Jeg holder ting fokusert. Talen jeg holder hver dag er: 'Dette er hva vi gjør. Er det vi gjør i samsvar med det, og kan det forandre verden?'" Jason Goldberg , administrerende direktør for Fab.com, har dette rådet: "Velg én ting og gjør den ene tingen – og bare den ene tingen – kan noensinne være bedre enn." Vi kan hente mye kraft fra å utvikle et laserfokus på våre viktigste forretningsprioriteringer. Det er en av egenskapene som skiller den gjennomsnittlige forretningsmannen fra den mer suksessrike.

2. Blokker hensynsløst ute distraksjoner. Tennislegenden Martina Navratilova sier: "Jeg konsentrerer meg om å konsentrere meg." For de av oss som ikke har viljestyrke til å ta ansvar, finnes det flere teknologiske løsninger for å blokkere distraksjoner. For eksempel er Rescue Time et program som kjører i bakgrunnen på datamaskinen din og måler hvordan du bruker tiden din slik at du kan ta bedre beslutninger. Get Concentrating er et annet nyttig verktøy som vil hjelpe deg med å fokusere på viktige oppgaver ved midlertidig å blokkere sosiale mediesider. (Blir du lett distrahert? Hvis ja, her er seks flere populære programmer for å blokkere distraksjoner.)

3. Sett en streng tidsbegrensning på møter. Carlos Ghosn , administrerende direktør i Renault og Nissan, er streng på tidspunktet som er tildelt for møter med ett tema, ikke-operative: Han tillater maksimalt én time og 30 minutter. Femti prosent av tiden er til presentasjonen, og 50 prosent er til diskusjon. Gary E. McCullough , tidligere kaptein i den amerikanske hæren og nå administrerende direktør i Career Education Corp., gir folk halvparten av tiden de ber om et møte eller en avtale. Dette tvinger dem til å være korte, tydelige og til poenget. "Ved å gjøre det, er jeg i stand til å stappe en rekke ting i løpet av dagen og flytte folk inn og ut mer effektivt og mer effektivt," sier McCullough. Folk trenger vanligvis ikke så mye tid som de ber om. Møter er tidsvampyrer. Vær hensynsløs i å håndtere dette endemiske produktivitetstapet, slik at du kan fokusere på oppgaver med høy verdi.

4. Sett opp produktivitetsritualer. Tony Schwartz, administrerende direktør i The Energy Project, gir fire tips for å sette opp ritualer for å automatisere atferd som vil gjøre oss mer produktive, uten å tømme energireservoaret vårt. En av dem er å prioritere én nøkkeloppgave å utføre per dag, og starte dagen med fokus på den oppgaven. "Tving deg selv til å prioritere slik at du vet at du vil fullføre minst den ene kritiske oppgaven i løpet av den perioden på dagen du har mest energi og færrest distraksjoner," sier Schwartz.

5. Stå opp tidligere. Forskning viser at morgener kan gjøre eller ødelegge dagen din. Det er ikke uvanlig at vellykkede administrerende direktører starter dagen i god tid før kl. 06.00. I 27 ledere som våkner virkelig tidlig ser vi hvordan utrolig travle mennesker – fra Jeff Immelt, administrerende direktør i GE, til Indra Nooyi, administrerende direktør i PepsiCo – bruker morgenen til å gripe dagen. Bruk mantraet "mind over madtress" for å motivere deg selv til å komme deg ut av sengen for å forfølge dine mål. Som Laura Vanderkam sier i What Successful People Do Before Breakfast: A Short Guide To Making Over Your Morning— And Life , mens mange sover inn, er vellykkede mennesker allerede oppe og får mye gjort. Hvis dette ikke er din preferanse, anbefaler Vanderkam å starte med små skritt, som å stå opp bare 15 minutter tidligere hver dag og gradvis øke tiden.

6. Grupper avbruddene dine. Denne ideen kommer fra restauratør Danny Meyer . Han har assistenten sin gruppert alle spørsmål som dukker opp i løpet av dagen i én liste, slik at hun ikke trenger å avbryte ham gjentatte ganger i kontortiden. Ta en pekepinn på dette og se hvordan du kan spørre andre i teamet ditt om å gruppere spørsmål, forespørsler og andre ikke-hastende henvendelser, slik at du ikke blir distrahert av avbrudd som ikke tilfører verdi.

7. Outsource personlige gjøremål. Svært produktive mennesker er selektive når det gjelder hvordan de bruker energien sin. De kaster det ikke bort på oppgaver som andre kan gjøre. For eksempel bruker Alexis Ohanian , grunnlegger av Reddit, tjenester som Fancy Hands , en hær av virtuelle assistenter. Andre automatiserer dagligvarehandel med nettsteder som Amazons Subscribe and Save , eller tjenester som leverer dagligvarer til dørstokken din . Andre bruker til og med tjenester som Plated , som leverer perfekt målte ingredienser til kokkedesignede måltider hjemme. Gjør en kostnads-/nytteanalyse av hvordan du bruker tiden din og se om det er verdt å avlaste noen repeterende oppgaver, slik at du kan fokusere på hva som vil gi verdi til bedriften din.

8. Sett opp e-postregler for å opprettholde fornuften. Katia Beauchamp og Hayley Barna , grunnleggerne av Birchbox, insisterer på at teammedlemmer angir når de trenger svar i alle e-poster. Dette enkle tipset hjelper med prioritering. Designer Mike Davidson har satt opp en e-postpolicy som begrenser enhver e-post han sender til fem setninger. Som han forklarer, tar mange e-postmeldinger i innboksen hans mer tid før han svarer enn de gjorde for avsenderen å skrive. Analyser e-postvanene dine og innfør tidsbesparende retningslinjer som fungerer for akkurat din situasjon.

9. Fang alle kreative ideer. Den verdenskjente vitenskapsmannen Dr. Linus Pauling sa en gang: "Den beste måten å få en god idé på er å ha mange ideer." De fleste ledere og gründere er visjonære som generelt ikke mangler gode ideer; Men å fange alle disse ideene er ofte en utfordring for travle mennesker. Evernote er et populært, gratis program for å samle ideer. (Her er en liste over andre verktøy du bør vurdere.)

10. Øk effektiviteten din gjennom teknologi. Det finnes et vell av programmer for å gjøre en eier av småbedrifter mer effektiv når det gjelder å øke produktiviteten. Noen få populære verktøy – hvorav noen er gratis – inkluderer Dropbox for å lagre filer på nettet; Ethvert møte for å være vert for et webinar; Basecamp for prosjektledelse; Trello for å holde styr på prosjekter og tidsfrister, og Hootsuite eller Buffer for å planlegge innleggene dine på sosiale medier.

11. Ikke mist det: Les det senere. Ikke gå glipp av viktig informasjon fordi du har det travelt og ikke har tid til å lese. To programmer hjelper deg med å samle informasjon for å lese senere. Get Pocket lar deg legge artikler, videoer og all annen informasjon i en virtuell lomme, lagret direkte fra et hvilket som helst nettsted. Et annet verdig program er Instapaper , som lar deg lagre lange websider for å lese senere når du har tid.

12. Lær av andre. Vurder å abonnere på Lifehackers How I Work -serie, som ber svært vellykkede mennesker dele sine beste tidsbesparende tips. For eksempel deler Eric Koger, grunnlegger av ModCloth, sin nerdeste måte å spare tid på: Tastaturoppsettet hans er Colemak . Å lære Colemak er en engangsinvestering som gjør det mulig å skrive mye raskere. Dette nettstedet gir en overflod av råd om hvordan supertravle, vellykkede gründere sparer tid.