12 Produktivitätstipps Von Unglaublich beschäftigten Menschen

Von Eric Schmidt bis Danny Meyer: Wie super erfolgreiche, super beschäftigte Unternehmer ihren Tag organisieren

„Persönliche Produktivität ist ein entscheidender Faktor, der zwischen erfolgreichen und erfolglosen Menschen in ihrem gewählten Bereich unterscheidet“, sagt Bestsellerautor Brian Tracy. Führungskräfte und Unternehmer, die an der Spitze ihres Erfolgs stehen, wissen, wie sie ihre Ziele in kürzerer Zeit erreichen als andere. Wir können viel von den Strategien dieser erfolgreichen und unglaublich beschäftigten Menschen lernen, wie wir unseren Tag besser organisieren können. Hier sind 12 Top-Tipps, die es wert sind, ausprobiert zu werden:

1. Konzentrieren Sie sich auf ein einziges Ziel. Viele erfolgreiche Unternehmer haben eines gemeinsam: Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Eric Schmidt , Vorstandsvorsitzender von Google, sagt: „Ich bleibe fokussiert. Meine tägliche Rede lautet: ‚Das ist es, was wir tun. Ist das, was wir tun, damit vereinbar und kann es die Welt verändern?‘“ Jason Goldberg , CEO von Fab.com, gibt folgenden Rat: „Wählen Sie eine Sache aus und machen Sie diese eine Sache – und nur diese eine Sache – besser als jeder andere es je könnte.“ Wir können viel erreichen, wenn wir uns konsequent auf unsere wichtigsten Geschäftsprioritäten konzentrieren. Das ist eine der Eigenschaften, die den durchschnittlichen Geschäftsmann vom erfolgreicheren unterscheidet.

2. Blockieren Sie Ablenkungen konsequent. Tennislegende Martina Navratilova sagt: „Ich konzentriere mich auf die Konzentration.“ Für diejenigen unter uns, denen die Willenskraft zur Selbstverantwortung fehlt, gibt es verschiedene technische Lösungen, um Ablenkungen zu vermeiden. Beispielsweise ist Rescue Time eine Anwendung, die im Hintergrund Ihres Computers läuft und misst, wie Sie Ihre Zeit verbringen, damit Sie bessere Entscheidungen treffen können. Get Concentrating ist ein weiteres nützliches Tool, das Ihnen hilft, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, indem es Social-Media-Seiten vorübergehend blockiert. (Lassen Sie sich leicht ablenken? Falls ja, hier sind sechs weitere beliebte Programme zum Blockieren von Ablenkungen.)

3. Setzen Sie ein striktes Zeitlimit für Meetings. Carlos Ghosn , CEO von Renault und Nissan, ist sehr streng, was den Zeitrahmen für Meetings zu einem einzigen Thema, nicht zum operativen Bereich, angeht: Er vergibt maximal eine Stunde und 30 Minuten. 50 % der Zeit sind für die Präsentation und 50 % für die Diskussion vorgesehen. Gary E. McCullough , ehemaliger Hauptmann der US-Armee und heute CEO der Career Education Corp., gibt seinen Mitarbeitern nur die Hälfte der Zeit, die sie für ein Meeting oder einen Termin erbitten. Das zwingt sie dazu, sich kurz, klar und auf den Punkt zu bringen. „Auf diese Weise kann ich mehrere Dinge in einen Tag packen und die Leute effektiver und effizienter ein- und ausladen“, sagt McCullough. Im Allgemeinen brauchen die Leute nicht so viel Zeit, wie sie erbitten. Meetings sind Zeitfresser. Gehen Sie bei der Bewältigung dieses endlosen Produktivitätsverlusts gnadenlos vor, damit Sie sich auf wertvolle Aufgaben konzentrieren können.

4. Richten Sie Produktivitätsrituale ein. Tony Schwartz, CEO von The Energy Project, gibt vier Tipps für die Einführung von Ritualen, um Verhaltensweisen zu automatisieren, die uns produktiver machen, ohne unsere Energiereserven zu erschöpfen. Einer davon ist, eine wichtige Aufgabe pro Tag zu priorisieren und den Tag konzentriert darauf zu beginnen. „Zwingen Sie sich, Prioritäten zu setzen, damit Sie wissen, dass Sie mindestens diese eine wichtige Aufgabe in der Tageszeit erledigen, in der Sie am meisten Energie und am wenigsten Ablenkungen haben“, rät Schwartz.

5. Stehen Sie früher auf. Untersuchungen zeigen, dass der Morgen über den Erfolg des Tages entscheiden kann. Es ist nicht ungewöhnlich, dass erfolgreiche CEOs ihren Tag lange vor 6 Uhr beginnen. In „27 Führungskräfte, die sehr früh aufstehen “ sehen wir, wie unglaublich beschäftigte Menschen – von Jeff Immelt, CEO von GE, bis zu Indra Nooyi, CEO von PepsiCo – ihre Morgen nutzen, um das Beste aus dem Tag zu machen. Verwenden Sie das Mantra „Geist statt Matratze“, um sich zu motivieren, aus dem Bett zu kommen und Ihre Ziele zu verfolgen. Wie Laura Vanderkam in „Was erfolgreiche Menschen vor dem Frühstück tun: Eine kurze Anleitung zur Umstellung Ihres Morgens – und Ihres Lebens“ sagt, sind erfolgreiche Menschen bereits wach und erledigen eine Menge, während viele ausschlafen. Wenn dies nicht Ihr Wunsch ist, rät Vanderkam, mit kleinen Schritten zu beginnen, wie beispielsweise jeden Tag nur 15 Minuten früher aufzustehen und die Zeit allmählich zu erhöhen.

6. Gruppieren Sie Ihre Unterbrechungen. Diese Idee stammt vom Gastronom Danny Meyer . Er lässt seine Assistentin alle Fragen, die im Laufe des Tages auftauchen, in einer Liste zusammenfassen, damit sie ihn während der Bürozeiten nicht ständig unterbrechen muss. Lassen Sie sich davon inspirieren und bitten Sie andere in Ihrem Team, Fragen, Bitten und andere nicht dringende Anfragen zu gruppieren, damit Sie nicht durch Unterbrechungen abgelenkt werden, die keinen Mehrwert bringen.

7. Delegieren Sie persönliche Aufgaben. Hochproduktive Menschen sind wählerisch, was den Einsatz ihrer Energie angeht. Sie verschwenden sie nicht mit Aufgaben, die andere erledigen können. Alexis Ohanian , Gründer von Reddit, nutzt beispielsweise Dienste wie Fancy Hands , eine Armee virtueller Assistenten. Andere automatisieren ihren Lebensmitteleinkauf mit Websites wie „Subscribe and Save“ von Amazon oder bieten Dienste an, die Lebensmittel bis an die Haustür liefern . Wieder andere nutzen sogar Dienste wie „Plated“ , das perfekt abgemessene Zutaten für von Köchen zusammengestellte Mahlzeiten nach Hause liefert. Machen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse Ihrer Zeiteinteilung und prüfen Sie, ob es sich lohnt, wiederkehrende Aufgaben auszulagern, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bringt.

8. Richten Sie E-Mail-Regeln ein, um den Überblick zu bewahren. Katia Beauchamp und Hayley Barna , Gründerinnen von Birchbox, bestehen darauf, dass Teammitglieder in allen E-Mails angeben, wann sie eine Antwort benötigen. Dieser einfache Tipp hilft bei der Priorisierung. Designer Mike Davidson hat eine E-Mail-Richtlinie erstellt, die jede von ihm versendete E-Mail auf fünf Sätze begrenzt. Wie er erklärt, dauert die Beantwortung vieler E-Mails in seinem Posteingang länger als das Schreiben des Absenders. Analysieren Sie Ihre E-Mail-Gewohnheiten und legen Sie zeitsparende Richtlinien fest, die zu Ihrer individuellen Situation passen.

9. Halten Sie alle kreativen Ideen fest. Der weltbekannte Wissenschaftler Dr. Linus Pauling sagte einmal: „Der beste Weg, eine gute Idee zu haben, ist, viele Ideen zu haben.“ Die meisten Führungskräfte und Unternehmer sind Visionäre, denen es in der Regel nicht an guten Ideen mangelt. Doch all diese Ideen festzuhalten, ist für vielbeschäftigte Menschen oft eine Herausforderung. Evernote ist ein beliebtes, kostenloses Programm zum Sammeln von Ideen. (Hier ist eine Liste weiterer Tools, die Sie in Betracht ziehen sollten.)

10. Steigern Sie Ihre Effektivität durch Technologie. Es gibt zahlreiche Programme, die Kleinunternehmern helfen, ihre Produktivität zu steigern. Beliebte Tools – teilweise kostenlos – sind beispielsweise Dropbox zum Online-Speichern von Dateien, Any Meeting zum Veranstalten von Webinaren, Basecamp für Projektmanagement, Trello zur Projekt- und Terminverfolgung sowie Hootsuite oder Buffer zur Planung Ihrer Social-Media-Posts.

11. Nicht vergessen: Später lesen. Verpassen Sie keine wichtigen Informationen, nur weil Sie in Eile sind und keine Zeit zum Lesen haben. Zwei Programme helfen Ihnen, Informationen für später zu sammeln. Mit Get Pocket können Sie Artikel, Videos und andere Informationen in einer virtuellen Tasche speichern und direkt von jeder Website speichern. Ein weiteres nützliches Programm ist Instapaper , mit dem Sie lange Webseiten speichern und später lesen können, wenn Sie Zeit haben.

12. Lernen Sie von anderen. Abonnieren Sie die Lifehacker-Reihe „How I Work“ . Darin teilen erfolgreiche Menschen ihre besten Tipps zum Zeitsparen. Eric Koger, Gründer von ModCloth, verrät beispielsweise seine nerdigste Methode zum Zeitsparen: Sein Tastaturlayout ist Colemak . Colemak zu lernen ist eine einmalige Investition und ermöglicht deutlich schnelleres Tippen. Diese Website bietet zahlreiche Tipps, wie vielbeschäftigte, erfolgreiche Unternehmer Zeit sparen können.