12 Produktivitetstips från Otroligt Upptagna människor

Från Eric Schmidt till Danny Meyer: Hur super framgångsrika, superupptagna entreprenörer organiserar sin dag

"Personlig produktivitet är en viktig skillnad mellan de som lyckas inom sitt valda område och de som inte gör det", säger bästsäljande författaren Brian Tracy. Ledare och entreprenörer som är i toppen av sitt spel vet hur de ska uppnå vad de vill på kortare tid än andra. Vi kan lära oss mycket av taktiken hos dessa framgångsrika och otroligt upptagna individer om hur vi bättre kan organisera våra egna dagar. Här är 12 bästa tips värda att testa:

1. Ha ett enda syfte. En sak som många framgångsrika entreprenörer har gemensamt är förmågan att fokusera på det som är viktigast. Eric Schmidt , Googles verkställande styrelseordförande, säger: "Jag håller saker fokuserade. Talet jag håller varje dag är: 'Det här är vad vi gör. Är det vi gör i överensstämmelse med det, och kan det förändra världen?'" Jason Goldberg , VD för Fab.com, har detta råd: "Välj en sak och gör vem som helst - och bara den enda saken - kan någonsin bli bättre än." Vi kan få en hel del kraft från att utveckla ett laserfokus på våra främsta affärsprioriteringar. Det är en av egenskaperna som skiljer den genomsnittliga affärsmannen från den mer framgångsrika.

2. Blockera hänsynslöst ute distraktioner. Tennislegendaren Martina Navratilova säger: "Jag koncentrerar mig på att koncentrera mig." För de av oss som inte har viljestyrka att ta ansvar, finns det flera tekniska lösningar för att blockera distraktioner. Till exempel är Rescue Time ett program som körs i bakgrunden på din dator och mäter hur du spenderar din tid så att du kan fatta bättre beslut. Get Concentrating är ett annat användbart verktyg som hjälper dig att fokusera på viktiga uppgifter genom att tillfälligt blockera sociala medier. (Är du lätt distraherad? Om så är fallet, här är ytterligare sex populära program för att blockera distraktioner.)

3. Sätt en strikt tidsgräns för möten. Carlos Ghosn , VD för Renault och Nissan, är strikt när det gäller tidpunkten för möten med ett ämne som inte är operativa: Han tillåter högst en timme och 30 minuter. Femtio procent av tiden är för presentationen och 50 procent är för diskussion. Gary E. McCullough , tidigare amerikansk armékapten och nu VD för Career Education Corp., ger människor hälften av tiden de ber om ett möte eller en tid. Detta tvingar dem att vara korta, tydliga och raka. "Genom att göra det kan jag fylla på ett antal saker under dagen och flytta människor in och ut mer effektivt och mer effektivt", säger McCullough. Människor behöver i allmänhet inte så mycket tid som de ber om. Möten är tidsvampyrer. Var hänsynslös när du hanterar denna endemiska produktivitetsminskning så att du kan fokusera på värdefulla uppgifter.

4. Sätt upp produktivitetsritualer. Tony Schwartz, VD för The Energy Project, ger fyra tips för att sätta upp ritualer för att automatisera beteenden som kommer att göra oss mer produktiva, utan att tömma vår energireservoar. En av dem är att prioritera en nyckeluppgift att utföra per dag och börja dagen fokuserad på den uppgiften. "Tvinga dig själv att prioritera så att du vet att du kommer att slutföra åtminstone en kritisk uppgift under den period på dagen då du har mest energi och minst distraktioner", säger Schwartz.

5. Gå upp tidigare. Forskning visar att morgnar kan göra eller bryta din dag. Det är inte ovanligt att framgångsrika VD:ar börjar sin dag långt före klockan 06.00. I 27 chefer som vaknar riktigt tidigt ser vi hur otroligt upptagna människor – från Jeff Immelt, VD för GE, till Indra Nooyi, VD för PepsiCo – använder sina morgnar för att ta vara på dagen. Använd mantrat "mind over madtress" för att motivera dig själv att gå upp ur sängen för att nå dina mål. Som Laura Vanderkam säger i What Successful People Do Before Breakfast: A Short Guide To Making Over Your Morning— And Life , medan många sover i, är framgångsrika människor redan uppe och får mycket gjort. Om detta inte är din preferens rekommenderar Vanderkam att börja med små steg, som att gå upp bara 15 minuter tidigare varje dag och gradvis öka tiden.

6. Gruppera dina avbrott. Den här idén kommer från krögaren Danny Meyer . Han har sin assistent grupp alla frågor som dyker upp under dagen i en lista så att hon inte behöver avbryta honom upprepade gånger under kontorstid. Ta reda på detta och se hur du kan be andra i ditt team att gruppera frågor, förfrågningar och andra icke-brådskande förfrågningar så att du inte distraheras av avbrott som inte tillför värde.

7. Outsourca personliga sysslor. Mycket produktiva människor är selektiva när det gäller hur de förbrukar sin energi. De slösar inte bort det på uppgifter som andra kan göra. Till exempel använder Alexis Ohanian , grundare av Reddit, tjänster som Fancy Hands , en armé av virtuella assistenter. Andra automatiserar matinköp med sajter som Amazons Prenumerera och spara , eller tjänster som levererar matvaror till din dörr . Andra använder till och med tjänster som Plated , som levererar perfekt uppmätta ingredienser för kockdesignade måltider hemma. Gör en kostnads-/nyttoanalys av hur du spenderar din tid och se om det är värt att avlasta några repetitiva uppgifter så att du kan fokusera på vad som kommer att ge värde till ditt företag.

8. Sätt upp e-postregler för att upprätthålla förnuftet. Katia Beauchamp och Hayley Barna , grundare av Birchbox, insisterar på att teammedlemmar anger när de behöver ett svar i alla e-postmeddelanden. Detta enkla tips hjälper till med prioritering. Designern Mike Davidson har satt upp en e-postpolicy som begränsar alla e-postmeddelanden han skickar till fem meningar. Som han förklarar tar många e-postmeddelanden i hans inkorg mer tid för honom att svara än de gjorde för avsändaren att skriva. Analysera dina e-postvanor och inrätta tidsbesparande policyer som fungerar för just din situation.

9. Fånga alla kreativa idéer. Den världsberömda vetenskapsmannen Dr. Linus Pauling sa en gång: "Det bästa sättet att få en bra idé är att ha många idéer." De flesta ledare och entreprenörer är visionärer som generellt sett inte saknar bra idéer; Men att fånga alla dessa idéer är ofta en utmaning för upptagna människor. Evernote är ett populärt, gratis program för att samla idéer. (Här är en lista över andra verktyg att överväga.)

10. Öka din effektivitet genom teknik. Det finns en uppsjö av program för att göra en småföretagare mer effektiv när det gäller att öka produktiviteten. Några populära verktyg – varav några är gratis – inkluderar Dropbox för att lagra filer online; Alla möten för att vara värd för ett webinar; Basläger för projektledning; Trello för att hålla reda på projekt och deadlines, och Hootsuite eller Buffer för att schemalägga dina inlägg på sociala medier.

11. Tappa inte bort det: Läs det senare. Missa inte viktig information eftersom du har bråttom och inte har tid att läsa. Två program hjälper dig att hämta information för att läsa senare. Get Pocket låter dig lägga artiklar, videor och all annan information i en virtuell ficka, sparad direkt från vilken sida som helst. Ett annat värdefullt program är Instapaper , som låter dig spara långa webbsidor för att läsa senare när du har tid.

12. Lär av andra. Överväg att prenumerera på Lifehackers How I Work -serie, som ber mycket framgångsrika människor att dela med sig av sina bästa tidsbesparande tips. Till exempel, Eric Koger, grundare av ModCloth, delar med sig av sitt nördigaste sätt att spara tid: Hans tangentbordslayout är Colemak . Att lära sig Colemak är en engångsinvestering som möjliggör mycket snabbare skrivning. Den här webbplatsen ger ett överflöd av råd om hur superupptagna, framgångsrika entreprenörer sparar tid.