12 Consejos De Productividad De Personas increíblemente Ocupadas

De Eric Schmidt a Danny Meyer: Cómo los emprendedores súper exitosos y súper ocupados organizan su día

"La productividad personal es un factor clave que diferencia a quienes triunfan en su campo y a quienes no", afirma el autor superventas Brian Tracy. Los líderes y emprendedores que destacan saben cómo lograr lo que desean en menos tiempo que otros. Podemos aprender mucho de las tácticas de estas personas exitosas, e increíblemente ocupadas, para organizar mejor nuestros días. Aquí tienes 12 consejos clave que vale la pena probar:

1. Enfócate en un solo propósito. Algo que muchos emprendedores exitosos tienen en común es la capacidad de enfocarse en lo que más importa. Eric Schmidt , presidente ejecutivo de Google, afirma: «Mantengo la concentración. Mi discurso diario es: 'Esto es lo que hacemos. ¿Es lo que hacemos coherente con eso? ¿Puede cambiar el mundo?'». Jason Goldberg , director ejecutivo de Fab.com, ofrece este consejo: «Elige una cosa y hazla, y solo esa, mejor que nadie». Podemos obtener un gran poder al desarrollar una concentración total en nuestras principales prioridades empresariales. Es uno de los atributos que distingue al empresario promedio del más exitoso.

2. Bloquea las distracciones sin piedad. La leyenda del tenis Martina Navratilova dice: "Me concentro en concentrarme". Para quienes no tenemos la fuerza de voluntad para ser responsables, existen varias soluciones tecnológicas para bloquear las distracciones. Por ejemplo, Rescue Time es una aplicación que se ejecuta en segundo plano en tu computadora y mide cómo inviertes tu tiempo para que puedas tomar mejores decisiones. Get Concentrating es otra herramienta útil que te ayudará a concentrarte en tareas importantes bloqueando temporalmente las redes sociales. (¿Te distraes con facilidad? Si es así, aquí tienes seis programas más populares para bloquear las distracciones).

3. Establezca un límite de tiempo estricto para las reuniones. Carlos Ghosn , director ejecutivo de Renault y Nissan, es estricto con el tiempo asignado para reuniones monotemáticas no operativas: permite un máximo de una hora y 30 minutos. El 50 % del tiempo se destina a la presentación y el 50 % al debate. Gary E. McCullough , excapitán del ejército estadounidense y actual director ejecutivo de Career Education Corp., concede a las personas la mitad del tiempo que solicitan para una reunión o cita. Esto les obliga a ser breves, claros y concisos. «De esta manera, puedo abarcar varias cosas a lo largo del día y facilitar la entrada y salida de las personas de forma más eficaz y eficiente», afirma McCullough. Por lo general, las personas no necesitan tanto tiempo como piden. Las reuniones consumen mucho tiempo. Sea implacable al gestionar esta pérdida endémica de productividad para poder centrarse en las tareas de mayor valor.

4. Establece rituales de productividad. Tony Schwartz, director ejecutivo de The Energy Project, ofrece cuatro consejos para establecer rituales que automaticen comportamientos que nos hagan más productivos, sin agotar nuestras reservas de energía. Uno de ellos es priorizar una tarea clave al día y empezar el día centrado en ella. "Oblígate a priorizar para asegurarte de que terminarás al menos esa tarea crucial durante el momento del día en que tengas más energía y menos distracciones", dice Schwartz.

5. Levántate más temprano. Las investigaciones demuestran que las mañanas pueden ser clave para el éxito o el fracaso del día. No es raro que los directores ejecutivos exitosos comiencen su día mucho antes de las 6 a. m. En "27 ejecutivos que se despiertan muy temprano" , vemos cómo personas increíblemente ocupadas, desde Jeff Immelt, director ejecutivo de GE, hasta Indra Nooyi, directora ejecutiva de PepsiCo, aprovechan las mañanas para aprovechar el día. Usa el mantra "la mente sobre el colchón" para motivarte a levantarte de la cama y perseguir tus metas. Como dice Laura Vanderkam en "Qué hacen las personas exitosas antes del desayuno: una breve guía para transformar tu mañana y tu vida" , mientras muchos duermen hasta tarde, las personas exitosas ya están despiertas y logrando mucho. Si esta no es tu preferencia, Vanderkam aconseja comenzar con pequeños pasos, como levantarte solo 15 minutos antes todos los días e ir aumentando el tiempo gradualmente.

6. Agrupa tus interrupciones. Esta idea proviene del restaurador Danny Meyer . Su asistente agrupa todas las preguntas que surgen durante el día en una lista para no tener que interrumpirlo repetidamente durante el horario de oficina. Sigue este ejemplo y piensa cómo puedes pedir a otros miembros de tu equipo que agrupen preguntas, solicitudes y otras consultas no urgentes para evitar distracciones innecesarias.

7. Externaliza tus tareas personales. Las personas altamente productivas son selectivas con respecto a cómo gastan su energía. No la malgastan en tareas que otros pueden hacer. Por ejemplo, Alexis Ohanian , fundador de Reddit, usa servicios como Fancy Hands , un ejército de asistentes virtuales. Otros automatizan la compra de comestibles con sitios como Subscribe and Save de Amazon o servicios que entregan los comestibles a domicilio . Otros incluso usan servicios como Plated , que entrega ingredientes perfectamente medidos para comidas preparadas por chefs a domicilio. Realiza un análisis de costo-beneficio de cómo inviertes tu tiempo y determina si vale la pena delegar algunas tareas repetitivas para que puedas enfocarte en lo que aportará valor a tu empresa.

8. Establezca reglas de correo electrónico para mantener la cordura. Katia Beauchamp y Hayley Barna , fundadoras de Birchbox, insisten en que los miembros del equipo indiquen cuándo necesitan una respuesta en todos los correos electrónicos. Este sencillo consejo ayuda a priorizar. El diseñador Mike Davidson ha establecido una política de correo electrónico que limita los correos que envía a cinco frases. Según explica, muchos correos en su bandeja de entrada tardan más en responder que en escribirse. Analice sus hábitos de correo electrónico e implemente políticas que le ahorren tiempo y se adapten a su situación particular.

9. Captura todas tus ideas creativas. El científico de renombre mundial, Dr. Linus Pauling, dijo una vez: «La mejor manera de tener una buena idea es tener muchas ideas». La mayoría de los líderes y emprendedores son visionarios y, por lo general, no carecen de buenas ideas; sin embargo, capturarlas todas suele ser un reto para las personas ocupadas. Evernote es un programa gratuito y popular para recopilar ideas. (Aquí tienes una lista de otras herramientas que puedes considerar).

10. Aumenta tu eficacia a través de la tecnología. Existe una gran cantidad de programas que ayudan a los propietarios de pequeñas empresas a aumentar su productividad. Algunas herramientas populares, algunas gratuitas, incluyen Dropbox para almacenar archivos en línea; Any Meeting para organizar seminarios web; Basecamp para la gestión de proyectos; Trello para el seguimiento de proyectos y plazos, y Hootsuite o Buffer para programar tus publicaciones en redes sociales.

11. No lo pierdas: Léelo después. No te pierdas información importante por tener prisa y no tener tiempo para leer. Dos programas te ayudan a encontrar información para leer más tarde. Get Pocket te permite guardar artículos, vídeos y cualquier otra información en un pocket virtual, directamente desde cualquier sitio. Otro programa muy útil es Instapaper , que te permite guardar páginas web largas para leerlas más tarde cuando tengas tiempo.

12. Aprende de los demás. Considera suscribirte a la serie "Cómo trabajo" de Lifehacker, donde personas de gran éxito comparten sus mejores consejos para ahorrar tiempo. Por ejemplo, Eric Koger, fundador de ModCloth, comparte su forma más ingeniosa de ahorrar tiempo: su distribución de teclado es Colemak . Aprender Colemak es una inversión única que permite escribir mucho más rápido. Este sitio ofrece una gran cantidad de consejos sobre cómo los emprendedores exitosos y muy ocupados ahorran tiempo.