12 Dicas De Produtividade De Pessoas Incrivelmente Ocupadas

De Eric Schmidt a Danny Meyer: Como empreendedores extremamente bem-sucedidos e ocupados organizam seu dia

"A produtividade pessoal é um diferencial fundamental entre aqueles que têm sucesso em suas áreas de atuação e aqueles que não têm", afirma o autor best-seller Brian Tracy. Líderes e empreendedores de sucesso sabem como alcançar seus objetivos em menos tempo do que os outros. Podemos aprender muito com as estratégias desses indivíduos bem-sucedidos e incrivelmente ocupados sobre como organizar melhor nossos próprios dias. Aqui estão 12 dicas essenciais que valem a pena experimentar:

1. Tenha foco em um único propósito. Uma característica comum a muitos empreendedores de sucesso é a capacidade de se concentrar no que realmente importa. Eric Schmidt , presidente executivo do Google, afirma: "Mantenho o foco. O discurso que repito todos os dias é: 'É isso que fazemos. O que estamos fazendo está alinhado com isso? E pode mudar o mundo?'". Jason Goldberg , CEO da Fab.com, dá o seguinte conselho: "Escolha uma coisa e faça essa única coisa — e somente essa única coisa — melhor do que qualquer outra pessoa jamais conseguiria". Podemos obter um grande poder ao desenvolver um foco preciso em nossas principais prioridades de negócios. Essa é uma das características que diferencia o empresário mediano do bem-sucedido.

2. Elimine as distrações sem piedade. A lenda do tênis Martina Navratilova diz: "Eu me concentro em me concentrar". Para aqueles que não têm força de vontade para se responsabilizar por si mesmos, existem diversas soluções tecnológicas para bloquear distrações. Por exemplo, o Rescue Time é um aplicativo que roda em segundo plano no seu computador e mede como você gasta seu tempo para que possa tomar decisões melhores. O Get Concentrating é outra ferramenta útil que ajudará você a se concentrar em tarefas importantes, bloqueando temporariamente as redes sociais. (Você se distrai facilmente? Se sim, aqui estão mais seis programas populares para bloquear distrações.)

3. Estabeleça um limite de tempo rigoroso para as reuniões. Carlos Ghosn , CEO da Renault e da Nissan, é rigoroso quanto ao tempo alocado para reuniões sobre um único tema e sem caráter operacional: ele permite um máximo de uma hora e meia. Cinquenta por cento do tempo é destinado à apresentação e 50% à discussão. Gary E. McCullough , ex-capitão do exército americano e atual CEO da Career Education Corp., concede às pessoas metade do tempo solicitado para uma reunião ou compromisso. Isso as força a serem breves, claras e objetivas. "Ao fazer isso, consigo realizar várias tarefas em um único dia e agilizar o atendimento das pessoas de forma mais eficaz e eficiente", afirma McCullough. Geralmente, as pessoas não precisam de tanto tempo quanto solicitam. Reuniões são verdadeiros vampiros de tempo. Seja implacável na gestão desse dreno endêmico de produtividade para que você possa se concentrar em tarefas de alto valor.

4. Estabeleça rituais de produtividade. Tony Schwartz, CEO do The Energy Project, oferece quatro dicas para estabelecer rituais que automatizem comportamentos e nos tornem mais produtivos, sem esgotar nossa energia. Uma delas é priorizar uma tarefa essencial por dia e começar o dia focado nela. "Force-se a priorizar para que você tenha certeza de que concluirá pelo menos essa tarefa crucial durante o período do dia em que você tem mais energia e menos distrações", afirma Schwartz.

5. Acorde mais cedo. Pesquisas mostram que as manhãs podem determinar o sucesso ou o fracasso do seu dia. Não é incomum que CEOs de sucesso comecem o dia bem antes das 6h. Em "27 Executivos que Acordam Muito Cedo" , vemos como pessoas incrivelmente ocupadas — de Jeff Immelt, CEO da GE, a Indra Nooyi, CEO da PepsiCo — usam suas manhãs para aproveitar ao máximo o dia. Use o mantra "mente acima do colchão" para se motivar a sair da cama e perseguir seus objetivos. Como Laura Vanderkam afirma em "O Que as Pessoas Bem-Sucedidas Fazem Antes do Café da Manhã: Um Guia Rápido para Transformar Sua Manhã — e Sua Vida" , enquanto muitos dormem até mais tarde, as pessoas bem-sucedidas já estão acordadas e realizando muito. Se essa não for a sua preferência, Vanderkam aconselha começar com pequenos passos, como acordar apenas 15 minutos mais cedo a cada dia e aumentar o tempo gradualmente.

6. Agrupe suas interrupções. Essa ideia vem do restaurateur Danny Meyer . Ele pede à sua assistente que agrupe todas as perguntas que surgem durante o dia em uma lista, para que ela não precise interrompê-lo repetidamente durante o expediente. Inspire-se nisso e veja como você pode pedir a outros membros da sua equipe que agrupem perguntas, solicitações e outras solicitações não urgentes, para que você não se distraia com interrupções que não agregam valor.

7. Terceirize tarefas pessoais. Pessoas altamente produtivas são seletivas em relação a como gastam sua energia. Elas não a desperdiçam em tarefas que outros podem fazer. Por exemplo, Alexis Ohanian , fundador do Reddit, usa serviços como o Fancy Hands , um exército de assistentes virtuais. Outros automatizam as compras de supermercado com sites como o Subscribe and Save da Amazon , ou serviços que entregam compras na porta de casa . Outros ainda usam serviços como o Plated , que entrega ingredientes perfeitamente medidos para refeições elaboradas por chefs em casa. Faça uma análise de custo-benefício de como você gasta seu tempo e veja se vale a pena delegar algumas tarefas repetitivas para que você possa se concentrar no que trará valor à sua empresa.

8. Estabeleça regras para seus e-mails e mantenha a organização. Katia Beauchamp e Hayley Barna , fundadoras da Birchbox, insistem que os membros da equipe indiquem em todos os e-mails quando precisam de uma resposta. Essa dica simples ajuda na priorização. O designer Mike Davidson criou uma política de e-mail que limita cada mensagem enviada a cinco frases. Como ele explica, muitas mensagens em sua caixa de entrada levam mais tempo para serem respondidas do que o tempo que o remetente levou para escrevê-las. Analise seus hábitos com e-mails e implemente políticas que economizem tempo e funcionem para a sua situação específica.

9. Capture todas as ideias criativas. O renomado cientista Dr. Linus Pauling disse certa vez: "A melhor maneira de ter uma boa ideia é ter muitas ideias". A maioria dos líderes e empreendedores são visionários que geralmente não carecem de boas ideias; no entanto, capturar todas essas ideias costuma ser um desafio para pessoas ocupadas. O Evernote é um programa gratuito e popular para coletar ideias. (Aqui está uma lista de outras ferramentas a serem consideradas.)

10. Aumente sua eficácia por meio da tecnologia. Há uma infinidade de programas que podem ajudar o dono de uma pequena empresa a aumentar sua produtividade. Algumas ferramentas populares — algumas delas gratuitas — incluem o Dropbox para armazenar arquivos online; o Any Meeting para realizar webinars; o Basecamp para gerenciamento de projetos; o Trello para acompanhar projetos e prazos; e o Hootsuite ou o Buffer para agendar suas postagens nas redes sociais.

11. Não perca: Leia depois. Não perca informações importantes por estar com pressa e sem tempo para ler. Dois programas ajudam você a salvar informações para ler mais tarde. O Get Pocket permite que você coloque artigos, vídeos e qualquer outra informação em um "bolso" virtual, salvos diretamente de qualquer site. Outro programa útil é o Instapaper , que permite salvar páginas da web longas para ler mais tarde, quando tiver tempo.

12. Aprenda com os outros. Considere assinar a série "How I Work" do Lifehacker, que convida pessoas de grande sucesso a compartilhar suas melhores dicas para economizar tempo. Por exemplo, Eric Koger, fundador da ModCloth, compartilha sua maneira mais "nerd" de economizar tempo: seu layout de teclado é o Colemak . Aprender Colemak é um investimento único que permite digitar muito mais rápido. Este site oferece uma infinidade de conselhos sobre como empreendedores de sucesso, mesmo com a agenda lotada, otimizam seu tempo.