12 wskazówek dotyczących produktywności Od Niesamowicie zajętych osób

Od Erica Schmidta do Danny’ego Meyera: Jak super odnoszący sukcesy, super zajęci przedsiębiorcy organizują swój dzień

„Osobista produktywność jest kluczowym czynnikiem różnicującym tych, którzy odnoszą sukcesy w wybranej dziedzinie, od tych, którym się to nie udaje” — mówi autor bestsellerów Brian Tracy. Liderzy i przedsiębiorcy, którzy są na szczycie swoich możliwości, wiedzą, jak osiągnąć to, czego chcą, w krótszym czasie niż inni. Możemy wiele nauczyć się od taktyk tych odnoszących sukcesy i niesamowicie zajętych osób, jak lepiej organizować własne dni. Oto 12 najważniejszych wskazówek, które warto wypróbować:

1. Skup się na jednym celu. Jedną rzeczą, którą wielu odnoszących sukcesy przedsiębiorców ma wspólną, jest umiejętność skupienia się na tym, co najważniejsze. Eric Schmidt , prezes wykonawczy Google, mówi: „Skupiam się na rzeczach. Przemówienie, które wygłaszam każdego dnia, brzmi: „To jest to, co robimy. Czy to, co robimy, jest z tym spójne i czy może zmienić świat?”. Jason Goldberg , dyrektor generalny Fab.com, ma taką radę: „Wybierz jedną rzecz i rób tę jedną rzecz — i tylko tę jedną rzecz — lepiej niż ktokolwiek inny”. Możemy czerpać ogromną moc z rozwijania laserowego skupienia na naszych najważniejszych priorytetach biznesowych. To jedna z cech, która odróżnia przeciętnego przedsiębiorcę od bardziej odnoszącego sukcesy.

2. Bezwzględnie blokuj rozproszenia. Legenda tenisa Martina Navratilova mówi: „Koncentruję się na koncentracji”. Dla tych z nas, którzy nie mają silnej woli, aby wziąć odpowiedzialność za siebie, istnieje kilka rozwiązań technologicznych blokujących rozproszenia. Na przykład Rescue Time to aplikacja, która działa w tle komputera i mierzy, jak spędzasz czas, abyś mógł podejmować lepsze decyzje. Get Concentrating to kolejne przydatne narzędzie, które pomoże Ci skupić się na ważnych zadaniach, tymczasowo blokując strony mediów społecznościowych. (Czy łatwo Cię rozproszyć? Jeśli tak, oto sześć bardziej popularnych programów do blokowania rozproszeń.)

3. Ustal ścisłe limity czasowe spotkań. Carlos Ghosn , CEO Renault i Nissana, jest ścisły w kwestii czasu przeznaczonego na jednotematyczne, nieoperacyjne spotkania: pozwala na maksymalnie jedną godzinę i 30 minut. Połowa czasu jest przeznaczona na prezentację, a 50 procent na dyskusję. Gary E. McCullough , były kapitan armii USA, a obecnie CEO Career Education Corp., daje ludziom połowę czasu, o który proszą na spotkanie lub wizytę. Zmusza ich to do bycia zwięzłym, jasnym i konkretnym. „Dzięki temu jestem w stanie upchnąć wiele rzeczy w ciągu dnia i sprawniej i wydajniej przeprowadzać ludzi” — mówi McCullough. Ludzie zazwyczaj nie potrzebują tyle czasu, o ile proszą. Spotkania to wampiry czasu. Bądź bezwzględny w zarządzaniu tym endemicznym drenażem produktywności, aby móc skupić się na zadaniach o wysokiej wartości.

4. Ustal rytuały produktywności. Tony Schwartz, CEO The Energy Project, podaje cztery wskazówki dotyczące ustalania rytuałów automatyzujących zachowania, które uczynią nas bardziej produktywnymi, bez wyczerpywania naszych rezerw energii. Jedną z nich jest ustalenie priorytetów dla jednego kluczowego zadania do wykonania dziennie i rozpoczęcie dnia od skupienia się na tym zadaniu. „Zmuszaj się do ustalania priorytetów, aby wiedzieć, że ukończysz przynajmniej to jedno kluczowe zadanie w okresie dnia, w którym masz najwięcej energii i najmniej rozproszeń” — mówi Schwartz.

5. Wstawaj wcześniej. Badania pokazują, że poranki mogą zadecydować o sukcesie lub porażce dnia. Nie jest niczym niezwykłym, że odnoszący sukcesy dyrektorzy generalni zaczynają dzień dużo wcześniej niż o 6 rano W książce 27 dyrektorów, którzy budzą się naprawdę wcześnie , widzimy, jak niesamowicie zajęci ludzie — od Jeffa Immelta, dyrektora generalnego GE, po Indrę Nooyi, dyrektor generalną PepsiCo — wykorzystują poranki, aby chwytać dzień. Stosuj mantrę „umysł ponad materacem”, aby zmotywować się do wstania z łóżka i realizacji swoich celów. Jak mówi Laura Vanderkam w książce „Co odnoszący sukcesy ludzie robią przed śniadaniem: krótki przewodnik po zmianie poranka — i życia” , podczas gdy wielu z nich śpi, odnoszący sukcesy ludzie już wstają i dużo robią. Jeśli nie jest to Twój preferowany sposób działania, Vanderkam radzi zacząć od małych kroków, takich jak wstawanie zaledwie 15 minut wcześniej każdego dnia i stopniowe wydłużanie tego czasu.

6. Grupuj swoje przerwy. Ten pomysł pochodzi od restauratora Danny'ego Meyera . Kazał swojej asystentce grupować wszystkie pytania, które pojawiają się w ciągu dnia, na jednej liście, aby nie musiała mu wielokrotnie przerywać w godzinach pracy. Weź to za przykład i zobacz, jak możesz poprosić innych członków zespołu o grupowanie pytań, próśb i innych niepilnych zapytań, aby nie rozpraszały cię przerwy, które nie dodają wartości.

7. Zlecaj obowiązki osobiste na zewnątrz. Wysoce produktywni ludzie są wybiórczy w tym, jak zużywają swoją energię. Nie marnują jej na zadania, które mogą wykonać inni. Na przykład Alexis Ohanian , założyciel Reddita, korzysta z usług takich jak Fancy Hands , armii wirtualnych asystentów. Inni automatyzują zakupy spożywcze za pomocą witryn takich jak Amazon's Subscribe and Save lub usług, które dostarczają artykuły spożywcze pod twoje drzwi . Inni korzystają nawet z usług takich jak Plated , która dostarcza idealnie odmierzone składniki na posiłki zaprojektowane przez szefa kuchni w domu. Przeprowadź analizę kosztów i korzyści dotyczącą tego, jak spędzasz swój czas i sprawdź, czy warto odciążyć się od niektórych powtarzalnych zadań, aby móc skupić się na tym, co przyniesie wartość Twojej firmie.

8. Ustal zasady dotyczące wiadomości e-mail, aby zachować zdrowy rozsądek. Katia Beauchamp i Hayley Barna , założycielki Birchbox, nalegają, aby członkowie zespołu wskazywali, kiedy potrzebują odpowiedzi we wszystkich wiadomościach e-mail. Ta prosta wskazówka pomaga w ustalaniu priorytetów. Projektant Mike Davidson ustalił zasady dotyczące wiadomości e-mail, które ograniczają liczbę wysyłanych przez niego wiadomości e-mail do pięciu zdań. Jak wyjaśnia, wiele wiadomości e-mail w jego skrzynce odbiorczej zajmuje mu więcej czasu, aby odpowiedzieć na nie, niż nadawca musiał je napisać. Przeanalizuj swoje nawyki związane z wiadomościami e-mail i wprowadź zasady oszczędzania czasu, które sprawdzą się w Twojej konkretnej sytuacji.

9. Uchwyć wszystkie kreatywne pomysły. Światowej sławy naukowiec dr Linus Pauling powiedział kiedyś: „Najlepszym sposobem na dobry pomysł jest posiadanie wielu pomysłów”. Większość liderów i przedsiębiorców to wizjonerzy, którym zazwyczaj nie brakuje dobrych pomysłów; jednak uchwycenie wszystkich tych pomysłów jest często wyzwaniem dla zapracowanych ludzi. Evernote to popularny, darmowy program do zbierania pomysłów. (Oto lista innych narzędzi do rozważenia.)

10. Zwiększ swoją skuteczność dzięki technologii. Istnieje wiele programów, które pomogą właścicielom małych firm zwiększyć wydajność. Kilka popularnych narzędzi — niektóre z nich są bezpłatne — obejmuje Dropbox do przechowywania plików online; Any Meeting do prowadzenia webinarium; Basecamp do zarządzania projektami; Trello do śledzenia projektów i terminów oraz Hootsuite lub Buffer do planowania postów w mediach społecznościowych.

11. Nie zgub tego: przeczytaj później. Nie przegap ważnych informacji, ponieważ się spieszysz i nie masz czasu na czytanie. Dwa programy pomagają Ci zbierać informacje do przeczytania później. Get Pocket pozwala Ci umieścić artykuły, filmy i inne informacje w wirtualnej kieszeni, zapisanej bezpośrednio z dowolnej witryny. Innym wartym uwagi programem jest Instapaper , który pozwala Ci zapisać długie strony internetowe do przeczytania później, gdy będziesz mieć czas.

12. Ucz się od innych. Rozważ zapisanie się na serię Lifehacker How I Work , w której ludzie odnoszący duże sukcesy są proszeni o podzielenie się najlepszymi wskazówkami dotyczącymi oszczędzania czasu. Na przykład Eric Koger, założyciel ModCloth, dzieli się swoim najbardziej nerdowskim sposobem na oszczędzanie czasu: układ jego klawiatury to Colemak . Nauka Colemak to jednorazowa inwestycja, która pozwala na znacznie szybsze pisanie. Ta strona zawiera mnóstwo porad na temat tego, jak super zajęci, odnoszący sukcesy przedsiębiorcy oszczędzają czas.