12 เคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานจากผู้คนที่ยุ่งมาก

จาก Eric Schmidt ถึง Danny Meyer: ผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จอย่างมากและยุ่งมากจัดเวลาในแต่ละวันอย่างไร

Brian Tracy ผู้เขียนหนังสือขายดีกล่าวว่า "ประสิทธิภาพส่วนบุคคลเป็นปัจจัยสำคัญที่แยกแยะระหว่างผู้ที่ประสบความสำเร็จในสาขาที่ตนเลือกและผู้ที่ล้มเหลว" ผู้นำและผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จสูงสุดจะทราบดีว่าจะทำอย่างไรจึงจะบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้ในระยะเวลาสั้นกว่าคนอื่นๆ เราสามารถเรียนรู้ได้มากมายจากกลวิธีของบุคคลที่ประสบความสำเร็จและยุ่งมากเหล่านี้เกี่ยวกับวิธีการจัดการวันของตนเองให้ดีขึ้น นี่คือ 12 เคล็ดลับสำคัญที่ควรลอง:

1. มีเป้าหมายเดียว สิ่งหนึ่งที่ผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จหลายคนมีเหมือนกันคือความสามารถในการมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด Eric Schmidt ประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ Google กล่าวว่า "ผมมุ่งเน้นที่สิ่งต่างๆ เป็นหลัก คำพูดที่ผมพูดทุกวันคือ 'นี่คือสิ่งที่เราทำ สิ่งที่เรากำลังทำสอดคล้องกับสิ่งนั้นหรือไม่ และมันสามารถเปลี่ยนโลกได้หรือไม่'" Jason Goldberg ซีอีโอของ Fab.com มีคำแนะนำดังนี้: "เลือกสิ่งหนึ่งแล้วทำสิ่งนั้นเพียงอย่างเดียว และทำสิ่งนั้นเท่านั้น ให้ดีกว่าที่ใครๆ เคยทำได้" เราสามารถได้รับพลังมหาศาลจากการมีสมาธิจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญอันดับต้นๆ ของธุรกิจ ซึ่งเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ทำให้ผู้ประกอบการทั่วไปแตกต่างจากผู้ประกอบการที่ประสบความสำเร็จ

2. ปิดกั้นสิ่งรบกวนอย่างไม่ลดละ ตำนานเทนนิส มาร์ตินา นาฟราติโลวา กล่าวว่า "ฉันตั้งสมาธิจดจ่อกับสิ่งที่ทำอยู่" สำหรับพวกเราที่ไม่มีความมุ่งมั่นพอที่จะรับผิดชอบต่อตัวเอง มีเทคโนโลยีหลายวิธีที่จะปิดกั้นสิ่งรบกวน ตัวอย่างเช่น Rescue Time เป็นแอปพลิเคชันที่ทำงานเบื้องหลังคอมพิวเตอร์ของคุณและวัดเวลาที่คุณใช้เวลาเพื่อให้คุณสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น Get Concentrating เป็นอีกเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่จะช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่สำคัญได้โดยการปิดกั้นเว็บไซต์โซเชียลมีเดียชั่วคราว (คุณเสียสมาธิได้ง่ายหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น นี่คือโปรแกรมยอดนิยม อีก 6 โปรแกรมที่จะช่วยปิดกั้นสิ่งรบกวน)

3. กำหนดเวลาการประชุมอย่างเคร่งครัด Carlos Ghosn ซีอีโอของ Renault และ Nissan เคร่งครัดเรื่องเวลาการประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหลัก โดยเขาให้เวลาไม่เกิน 1 ชั่วโมง 30 นาที 50 เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมดเป็นการนำเสนอ และ 50 เปอร์เซ็นต์เป็นการอภิปราย Gary E. McCullough อดีตกัปตันกองทัพสหรัฐฯ และปัจจุบันเป็นซีอีโอของ Career Education Corp. ให้เวลาครึ่งหนึ่งกับผู้คนในการขอประชุมหรือนัดหมาย ซึ่งทำให้ผู้คนต้องพูดสั้น ชัดเจน และตรงประเด็น McCullough กล่าวว่า "การทำเช่นนั้นทำให้ฉันสามารถจัดการหลายๆ อย่างในแต่ละวันได้ และช่วยให้ผู้คนเข้าและออกจากงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น" โดยทั่วไปแล้ว ผู้คนไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากเท่าที่พวกเขาต้องการ การประชุมเป็นเหมือนการดูดเวลา จงจัดการกับการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานที่เป็นโรคเรื้อรังนี้อย่างไม่เกรงใจ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงได้

4. กำหนดพิธีกรรมเพื่อเพิ่มผลงาน Tony Schwartz ซีอีโอของ The Energy Project ให้ คำแนะนำสี่ประการ เกี่ยวกับการกำหนดพิธีกรรมเพื่อปรับเปลี่ยนพฤติกรรมโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นโดยไม่ทำให้พลังงานสำรองของเราหมดไป หนึ่งในนั้นก็คือการกำหนดลำดับความสำคัญของงานสำคัญหนึ่งงานที่ต้องทำในแต่ละวัน และเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการมุ่งเน้นไปที่งานนั้น "บังคับตัวเองให้กำหนดลำดับความสำคัญ เพื่อให้คุณรู้ว่าคุณจะทำอย่างน้อยหนึ่งงานสำคัญนั้นให้เสร็จในช่วงเวลาของวันเมื่อคุณมีพลังงานมากที่สุดและมีสิ่งรบกวนน้อยที่สุด" Schwartz กล่าว

5. ตื่นเช้าขึ้น การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการตื่นเช้าสามารถช่วยให้วันของคุณดีขึ้นหรือแย่ลงได้ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ซีอีโอที่ประสบความสำเร็จจะเริ่มต้นวันใหม่ก่อน 6 โมงเช้า ใน หนังสือ 27 Executives Who Wake Up Really Early เราจะเห็นว่าผู้คนที่ยุ่งวุ่นวายมากมาย ไม่ว่าจะเป็น Jeff Immelt ซีอีโอของ GE ไปจนถึง Indra Nooyi ซีอีโอของ PepsiCo ต่างก็ใช้เวลาตอนเช้าเพื่อคว้าโอกาสในแต่ละวัน ใช้คำขวัญที่ว่า "อย่าสนใจที่นอน" เพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้ตัวเองลุกจากเตียงเพื่อบรรลุเป้าหมายของคุณ ดังที่ Laura Vanderkam กล่าวไว้ใน หนังสือ What Successful People Do Before Breakfast: A Short Guide To Make Over Your Morning—And Life ในขณะที่หลายคนนอนหลับ แต่คนที่ประสบความสำเร็จก็ตื่นแล้วและทำอะไรได้มากมายอยู่แล้ว หากนี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณชอบ Vanderkam แนะนำให้เริ่มต้นด้วยขั้นตอนเล็กๆ เช่น ตื่นเช้าขึ้นอีก 15 นาทีทุกวันแล้วค่อยๆ เพิ่มเวลาขึ้น

6. จัดกลุ่มสิ่งที่รบกวนใจ แนวคิดนี้มาจาก Danny Meyer เจ้าของร้านอาหาร เขาให้ผู้ช่วยจัดกลุ่มคำถามทั้งหมดที่เกิดขึ้นระหว่างวันไว้ในรายการเดียว เพื่อที่เธอจะไม่ต้องรบกวนเขาซ้ำแล้วซ้ำเล่าในช่วงเวลาทำงาน ลองทำตามคำแนะนำนี้และดูว่าคุณสามารถขอให้คนอื่นๆ ในทีมจัดกลุ่มคำถาม คำขอ และคำถามอื่นๆ ที่ไม่เร่งด่วนได้อย่างไร เพื่อที่คุณจะไม่เสียสมาธิไปกับสิ่งรบกวนที่ไม่สร้างคุณค่าใดๆ

7. จ้างคนอื่นมาทำหน้าที่ส่วนตัว คนที่มีประสิทธิภาพสูงจะเลือกใช้พลังงานอย่างพิถีพิถัน พวกเขาไม่เสียพลังงานไปกับงานที่คนอื่นทำได้ ตัวอย่างเช่น Alexis Ohanian ผู้ก่อตั้ง Reddit ใช้บริการเช่น Fancy Hands ซึ่งเป็นกองทัพผู้ช่วยเสมือนจริง บางคนทำให้การซื้อของชำเป็นระบบอัตโนมัติด้วยเว็บไซต์เช่น Subscribe and Save ของ Amazon หรือ บริการที่ส่งของชำถึงหน้าประตูบ้านของคุณ บางคนยังใช้บริการเช่น Platted ซึ่งส่งส่วนผสมที่วัดปริมาณได้พอดีสำหรับมื้ออาหารที่ออกแบบโดยเชฟที่บ้าน ทำการวิเคราะห์ต้นทุน/ผลประโยชน์ของเวลาที่คุณใช้เวลา และดูว่าคุ้มหรือไม่ที่จะแบ่งเบาภาระงานซ้ำๆ ออกไปบ้าง เพื่อที่คุณจะได้มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่จะเพิ่มมูลค่าให้กับบริษัทของคุณ

8. กำหนดกฎเกณฑ์การใช้อีเมลเพื่อรักษาความสงบเรียบร้อย Katia Beauchamp และ Hayley Barna ผู้ก่อตั้ง Birchbox ยืนกรานว่าสมาชิกในทีมต้องระบุเวลาที่พวกเขาต้องการคำตอบในอีเมลทุกฉบับ เคล็ดลับง่ายๆ นี้ช่วยในการจัดลำดับความสำคัญ นักออกแบบ Mike Davidson ได้กำหนดนโยบายการใช้อีเมลที่จำกัดให้อีเมลที่เขาส่งมีความยาวไม่เกินห้าประโยค ดังที่เขาอธิบาย ข้อความอีเมลหลายฉบับในกล่องจดหมายของเขาใช้เวลาในการตอบกลับนานกว่าเวลาที่ผู้ส่งเขียน วิเคราะห์นิสัยการใช้อีเมลของคุณและกำหนดนโยบายประหยัดเวลาที่เหมาะกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

9. รวบรวมไอเดียสร้างสรรค์ทั้งหมดไว้ นักวิทยาศาสตร์ที่มีชื่อเสียงระดับโลกอย่าง ดร. ไลนัส พอลลิง เคยกล่าวไว้ว่า "วิธีที่ดีที่สุดในการมีไอเดียดีๆ ก็คือการมีไอเดียมากมาย" ผู้นำและผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักเป็นผู้มีวิสัยทัศน์ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะไม่ขาดไอเดียดีๆ อย่างไรก็ตาม การรวบรวมไอเดียเหล่านี้ไว้ทั้งหมดมักเป็นเรื่องท้าทายสำหรับคนยุ่งๆ Evernote เป็นโปรแกรมฟรียอดนิยมสำหรับการรวบรวมไอเดีย (นี่คือ รายการ เครื่องมืออื่นๆ ที่ควรพิจารณา)

10. เพิ่มประสิทธิภาพของคุณด้วยเทคโนโลยี มีโปรแกรมมากมายที่จะช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการเพิ่มผลผลิต เครื่องมือยอดนิยมบางโปรแกรม (ซึ่งบางโปรแกรมฟรี) ได้แก่ Dropbox สำหรับจัดเก็บไฟล์ออนไลน์ Any Meeting สำหรับจัดเว็บสัมมนา Basecamp สำหรับการจัดการโครงการ Trello สำหรับติดตามโครงการและกำหนดเส้นตาย และ Hootsuite หรือ Buffer สำหรับกำหนดเวลาโพสต์บนโซเชียลมีเดีย

11. อย่าทำหาย: อ่านทีหลัง อย่าพลาดข้อมูลสำคัญเพราะคุณเร่งรีบและไม่มีเวลาอ่าน มีโปรแกรมสองโปรแกรมที่ช่วยให้คุณตักข้อมูลมาอ่านทีหลัง ได้ Get Pocket ช่วยให้คุณใส่บทความ วิดีโอ และข้อมูลอื่นๆ ลงในกระเป๋าเสมือนที่บันทึกโดยตรงจากเว็บไซต์ใดก็ได้ โปรแกรมที่มีประโยชน์อีกโปรแกรมหนึ่งคือ Instapaper ซึ่งช่วยให้คุณบันทึกหน้าเว็บยาวๆ ไว้อ่านทีหลังได้เมื่อคุณมีเวลา

12. เรียนรู้จากผู้อื่น ลองสมัครรับข่าวสารชุด How I Work ของ Lifehacker ซึ่งขอให้ผู้ที่ประสบความสำเร็จสูงมาแบ่งปันเคล็ดลับประหยัดเวลาที่ดีที่สุดของพวกเขา ตัวอย่างเช่น Eric Koger ผู้ก่อตั้ง ModCloth แบ่งปันวิธีประหยัดเวลาแบบเนิร์ดที่สุดของเขา: รูปแบบแป้นพิมพ์ของเขาคือ Colemak การเรียนรู้ Colemak เป็นการลงทุนครั้งเดียวที่ช่วยให้พิมพ์ได้เร็วขึ้นมาก ไซต์นี้ให้คำแนะนำมากมายเกี่ยวกับวิธีที่ผู้ประกอบการที่ยุ่งมากและประสบความสำเร็จจะประหยัดเวลาได้อย่างไร