12 Conseils De productivité De Personnes Incroyablement occupées

D'Eric Schmidt à Danny Meyer : comment des entrepreneurs très prospères et très occupés organisent leur journée

« La productivité personnelle est un facteur clé de différenciation entre ceux qui réussissent dans leur domaine et ceux qui échouent », explique l'auteur à succès Brian Tracy. Les leaders et les entrepreneurs qui sont au sommet de leur art savent comment atteindre leurs objectifs en moins de temps que les autres. Nous pouvons apprendre beaucoup des tactiques de ces personnes à succès, mais incroyablement occupées, pour mieux organiser nos journées. Voici 12 conseils à suivre :

1. Ayez un objectif unique. Un point commun à de nombreux entrepreneurs à succès est leur capacité à se concentrer sur l'essentiel. Eric Schmidt , président exécutif de Google, déclare : « Je reste concentré. Mon discours quotidien est le suivant : "Voici ce que nous faisons. Ce que nous faisons est-il cohérent avec cela et peut-il changer le monde ?" » Jason Goldberg , PDG de Fab.com, donne ce conseil : « Choisissez une chose et faites-la – et seulement cette chose – mieux que quiconque. » Nous pouvons tirer un grand profit d'une concentration extrême sur nos priorités commerciales. C'est l'une des qualités qui distinguent l'entrepreneur moyen de l'entrepreneur plus performant.

2. Bloquez impitoyablement les distractions. La légende du tennis Martina Navratilova dit : « Je me concentre sur ma concentration. » Pour ceux d'entre nous qui manquent de volonté, il existe plusieurs solutions technologiques pour bloquer les distractions. Par exemple, Rescue Time est une application qui s'exécute en arrière-plan de votre ordinateur et analyse votre emploi du temps pour vous aider à prendre de meilleures décisions. Get Concentrating est un autre outil utile qui vous aidera à vous concentrer sur les tâches importantes en bloquant temporairement les réseaux sociaux. (Êtes-vous facilement distrait ? Si oui, voici six autres programmes populaires pour bloquer les distractions.)

3. Fixez une limite de temps stricte pour les réunions. Carlos Ghosn , PDG de Renault et Nissan, est strict sur le temps alloué aux réunions mono-sujet et non opérationnelles : il autorise un maximum d’une heure et 30 minutes. Cinquante pour cent du temps est consacré à la présentation et cinquante pour cent à la discussion. Gary E. McCullough , ancien capitaine de l’armée américaine et aujourd’hui PDG de Career Education Corp., accorde à ses collaborateurs la moitié du temps demandé pour une réunion ou un rendez-vous. Cela les oblige à être brefs, clairs et concis. « Ce faisant, je peux intégrer plusieurs tâches dans la journée et gérer les entrées et sorties des collaborateurs plus efficacement », explique McCullough. En général, les gens n’ont pas besoin d’autant de temps qu’ils le souhaitent. Les réunions sont des vampires. Gérez impitoyablement cette perte de productivité endémique afin de vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

4. Instaurez des rituels de productivité. Tony Schwartz, PDG de The Energy Project, propose quatre conseils pour instaurer des rituels afin d'automatiser des comportements qui nous rendront plus productifs, sans épuiser notre réserve d'énergie. L'un d'eux consiste à prioriser une tâche clé par jour et à commencer la journée en vous concentrant sur cette tâche. « Forcez-vous à prioriser afin de savoir que vous terminerez au moins cette tâche essentielle pendant la période de la journée où vous avez le plus d'énergie et le moins de distractions », conseille Schwartz.

5. Levez-vous plus tôt. Des études montrent que le matin peut faire toute la différence. Il n'est pas rare que les PDG à succès commencent leur journée bien avant 6 heures du matin. Dans « 27 dirigeants qui se réveillent vraiment tôt » , nous voyons comment des personnes extrêmement occupées, de Jeff Immelt, PDG de GE, à Indra Nooyi, PDG de PepsiCo, profitent de leurs matinées pour profiter pleinement de la journée. Utilisez le mantra « l'esprit avant le matelas » pour vous motiver à sortir du lit et poursuivre vos objectifs. Comme le dit Laura Vanderkam dans « Ce que font les gens qui réussissent avant le petit-déjeuner : un petit guide pour refaire sa matinée et sa vie » , si beaucoup font la grasse matinée, les personnes qui réussissent sont déjà debout et accomplissent beaucoup de choses. Si ce n'est pas votre préférence, Vanderkam conseille de commencer par de petites étapes, comme se lever 15 minutes plus tôt chaque jour et augmenter progressivement l'heure.

6. Regroupez vos interruptions. Cette idée vient du restaurateur Danny Meyer . Il demande à son assistante de regrouper toutes les questions qui surviennent au cours de la journée afin de ne pas avoir à l'interrompre à répétition pendant les heures de bureau. Inspirez-vous de cette idée et demandez aux autres membres de votre équipe de regrouper les questions, les demandes et autres requêtes non urgentes afin d'éviter d'être distrait par des interruptions inutiles.

7. Externalisez vos tâches personnelles. Les personnes très productives sont sélectives quant à la façon dont elles dépensent leur énergie. Elles ne la gaspillent pas sur des tâches que d'autres peuvent effectuer. Par exemple, Alexis Ohanian , fondateur de Reddit, utilise des services comme Fancy Hands , une armée d'assistants virtuels. D'autres automatisent leurs courses grâce à des sites comme Subscribe and Save d'Amazon , ou des services de livraison à domicile . D'autres encore utilisent même des services comme Plated , qui livre des ingrédients parfaitement dosés pour des repas préparés à domicile par des chefs. Effectuez une analyse coûts-bénéfices de votre emploi du temps et déterminez s'il est judicieux de vous décharger de certaines tâches répétitives afin de vous concentrer sur ce qui apportera de la valeur à votre entreprise.

8. Établissez des règles d'e-mailing pour préserver votre sérénité. Katia Beauchamp et Hayley Barna , fondatrices de Birchbox, insistent pour que les membres de l'équipe indiquent dans chaque e-mail quand ils souhaitent une réponse. Ce conseil simple facilite la priorisation. Le designer Mike Davidson a mis en place une politique d'e-mailing qui limite chaque e-mail envoyé à cinq phrases. Comme il l'explique, de nombreux e-mails dans sa boîte de réception prennent plus de temps à répondre qu'à écrire. Analysez vos habitudes d'e-mailing et mettez en place des politiques de gain de temps adaptées à votre situation.

9. Capturez toutes les idées créatives. Le Dr Linus Pauling, scientifique de renommée mondiale, a dit un jour : « La meilleure façon d'avoir une bonne idée, c'est d'en avoir beaucoup. » La plupart des dirigeants et entrepreneurs sont des visionnaires qui ne manquent généralement pas d'idées ; cependant, capturer toutes ces idées est souvent un défi pour les personnes occupées. Evernote est un logiciel gratuit et populaire pour collecter des idées. (Voici une liste d'autres outils à considérer.)

10. Améliorez votre efficacité grâce à la technologie. Il existe une multitude de programmes permettant aux propriétaires de petites entreprises d'accroître leur productivité. Parmi les outils les plus populaires, dont certains sont gratuits, on trouve Dropbox pour stocker des fichiers en ligne ; Any Meeting pour organiser un webinaire ; Basecamp pour la gestion de projet ; Trello pour suivre les projets et les échéances, et Hootsuite ou Buffer pour programmer vos publications sur les réseaux sociaux.

11. Ne le perdez pas : lisez-le plus tard. Ne manquez pas d'informations importantes parce que vous êtes pressé et que vous n'avez pas le temps de lire. Deux programmes vous aident à collecter des informations pour les lire plus tard. Get Pocket vous permet de stocker des articles, des vidéos et toute autre information dans une poche virtuelle, enregistrée directement depuis n'importe quel site. Instapaper est un autre programme intéressant, qui vous permet d'enregistrer de longues pages web pour les lire plus tard.

12. Apprenez des autres. Pensez à vous abonner à la série « How I Work » de Lifehacker, qui invite des personnes très performantes à partager leurs meilleures astuces pour gagner du temps. Par exemple, Eric Koger, fondateur de ModCloth, partage sa méthode la plus geek pour gagner du temps : son clavier est Colemak . Apprendre Colemak est un investissement ponctuel qui permet une frappe beaucoup plus rapide. Ce site regorge de conseils pour aider les entrepreneurs très occupés et prospères à gagner du temps.