12 советов по повышению производительности от невероятно занятых людей

От Эрика Шмидта до Дэнни Мейера: как суперуспешные и суперзанятые предприниматели организуют свой день

«Личная производительность — это ключевой фактор, отличающий тех, кто преуспевает в своей области, от тех, кто этого не делает», — говорит автор бестселлеров Брайан Трейси. Лидеры и предприниматели, находящиеся на вершине своей игры, знают, как достичь желаемого за меньшее время, чем другие. Мы можем многому научиться у тактик этих успешных и невероятно занятых людей, как лучше организовать свои собственные дни. Вот 12 лучших советов, которые стоит попробовать:

1. Сосредоточьтесь на одной цели. У многих успешных предпринимателей есть одна общая черта — способность концентрироваться на самом важном. Эрик Шмидт , исполнительный председатель Google, говорит: «Я держу вещи сосредоточенными. Речь, которую я произношу каждый день: «Вот что мы делаем. Соответствует ли то, что мы делаем, этому, и может ли это изменить мир?» Джейсон Голдберг , генеральный директор Fab.com, дает такой совет: «Выберите одно дело и сделайте его — и только его — лучше, чем кто-либо другой». Мы можем извлечь большую силу из развития лазерной фокусировки на наших главных бизнес-приоритетах. Это одно из качеств, которое отличает среднего бизнесмена от более успешного.

2. Безжалостно блокируйте отвлекающие факторы. Легенда тенниса Мартина Навратилова говорит: «Я концентрируюсь на концентрации». Для тех из нас, у кого нет силы воли, чтобы быть ответственным за себя, есть несколько технологических решений для блокировки отвлекающих факторов. Например, Rescue Time — это приложение, которое работает в фоновом режиме вашего компьютера и измеряет, как вы тратите свое время, чтобы вы могли принимать более обоснованные решения. Get Concentrating — еще один полезный инструмент, который поможет вам сосредоточиться на важных задачах, временно блокируя сайты социальных сетей. (Вы легко отвлекаетесь? Если да, вот еще шесть популярных программ для блокировки отвлекающих факторов.)

3. Установите строгий лимит времени на совещаниях. Карлос Гон , генеральный директор Renault и Nissan, строго придерживается времени, отведенного для однотематических, неоперативных совещаний: он выделяет максимум один час и 30 минут. Пятьдесят процентов времени отводится на презентацию, а 50 процентов — на обсуждение. Гэри Э. Маккалоу , бывший капитан армии США, а ныне генеральный директор Career Education Corp., дает людям половину времени, о котором они просят для встречи или приема. Это заставляет их быть краткими, ясными и по существу. «Поступая так, я могу втиснуть несколько дел в день и более эффективно и результативно перемещать людей», — говорит Маккалоу. Обычно людям не нужно столько времени, сколько они просят. Совещания — вампиры времени. Будьте безжалостны в управлении этим эндемическим оттоком производительности, чтобы вы могли сосредоточиться на высокоценных задачах.

4. Установите ритуалы производительности. Тони Шварц, генеральный директор The Energy Project, дает четыре совета по созданию ритуалов для автоматизации поведения, которые сделают нас более продуктивными, не истощая наш энергетический запас. Один из них — расставить приоритеты для одной ключевой задачи на день и начать свой день, сосредоточившись на этой задаче. «Заставьте себя расставить приоритеты, чтобы вы знали, что вы закончите хотя бы одну важную задачу в тот период дня, когда у вас больше всего энергии и меньше всего отвлекающих факторов», — говорит Шварц.

5. Вставайте раньше. Исследования показывают, что утро может сделать или испортить ваш день. Успешные генеральные директора нередко начинают свой день задолго до 6 утра. В статье «27 руководителей, которые просыпаются очень рано » мы видим, как невероятно занятые люди — от Джеффа Иммельта, генерального директора GE, до Индры Нуйи, генерального директора PepsiCo — используют свое утро, чтобы насладиться днем. Используйте мантру «разум над матрасом», чтобы мотивировать себя вставать с кровати и добиваться своих целей. Как говорит Лора Вандеркам в книге «Что делают успешные люди перед завтраком: краткое руководство по изменению утра и жизни» , в то время как многие спят, успешные люди уже проснулись и многое успевают. Если это не ваш выбор, Вандеркам советует начать с небольших шагов, например, вставать всего на 15 минут раньше каждый день и постепенно увеличивать время.

6. Группируйте свои отвлекающие факторы. Эта идея принадлежит ресторатору Дэнни Мейеру . Он попросил своего помощника группировать все вопросы, которые возникают в течение дня, в один список, чтобы ей не приходилось постоянно прерывать его в рабочее время. Возьмите пример с этого и посмотрите, как вы можете попросить других членов вашей команды группировать вопросы, запросы и другие несрочные запросы, чтобы вас не отвлекали отвлекающие факторы, которые не добавляют ценности.

7. Передайте личные дела на аутсорсинг. Высокопродуктивные люди избирательны в том, как они тратят свою энергию. Они не тратят ее на задачи, которые могут выполнить другие. Например, Алексис Оганян , основатель Reddit, использует такие сервисы, как Fancy Hands , армию виртуальных помощников. Другие автоматизируют покупки продуктов с помощью таких сайтов, как Subscribe and Save от Amazon , или сервисов, которые доставляют продукты к вашему порогу . Другие даже используют такие сервисы, как Plated , который доставляет идеально отмеренные ингредиенты для блюд, разработанных шеф-поваром, на дом. Проведите анализ затрат и выгод того, как вы тратите свое время, и посмотрите, стоит ли разгружать некоторые повторяющиеся задачи, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что принесет пользу вашей компании.

8. Установите правила электронной почты, чтобы сохранять здравомыслие. Катя Бошамп и Хейли Барна , основатели Birchbox, настаивают, чтобы члены команды указывали, когда им нужен ответ, во всех письмах. Этот простой совет помогает с расстановкой приоритетов. Дизайнер Майк Дэвидсон установил политику электронной почты, которая ограничивает любое отправляемое им письмо пятью предложениями. Как он объясняет, на многие сообщения электронной почты в его почтовом ящике уходит больше времени, чем на их написание отправителем. Проанализируйте свои привычки в электронной почте и внедрите экономящие время политики, которые подходят для вашей конкретной ситуации.

9. Записывайте все творческие идеи. Всемирно известный ученый доктор Лайнус Полинг однажды сказал: «Лучший способ иметь хорошую идею — иметь много идей». Большинство лидеров и предпринимателей — визионеры, у которых обычно нет недостатка в хороших идеях; однако, записать все эти идеи часто становится проблемой для занятых людей. Evernote — популярная бесплатная программа для сбора идей. (Вот список других инструментов, которые стоит рассмотреть.)

10. Повышайте свою эффективность с помощью технологий. Существует множество программ, которые помогут владельцу малого бизнеса повысить свою эффективность в повышении производительности. Несколько популярных инструментов (некоторые из которых бесплатны) включают Dropbox для хранения файлов в сети; Any Meeting для проведения вебинаров; Basecamp для управления проектами; Trello для отслеживания проектов и сроков и Hootsuite или Buffer для планирования публикаций в социальных сетях.

11. Не теряйте: прочитайте позже. Не упускайте важную информацию из-за спешки и отсутствия времени на чтение. Две программы помогут вам черпать информацию, чтобы прочитать ее позже. Get Pocket позволяет вам помещать статьи, видео и любую другую информацию в виртуальный карман, сохраняя ее напрямую с любого сайта. Еще одна стоящая программа — Instapaper , которая позволяет вам сохранять длинные веб-страницы, чтобы прочитать их позже, когда у вас будет время.

12. Учитесь у других. Подумайте о подписке на серию Lifehacker's How I Work , в которой успешные люди делятся своими лучшими советами по экономии времени. Например, Эрик Когер, основатель ModCloth, делится своим самым занудным способом экономии времени: его раскладка клавиатуры — Colemak . Изучение Colemak — это единоразовая инвестиция, которая позволяет печатать гораздо быстрее. Этот сайт дает массу советов о том, как очень занятые, успешные предприниматели экономят время.