12 порад щодо продуктивності від неймовірно зайнятих людей

Від Еріка Шмідта до Денні Майєра: як суперуспішні, надзвичайно зайняті підприємці організовують свій день

«Особиста продуктивність є ключовою відмінністю між тими, хто досяг успіху в обраній сфері, і тими, хто цього не досягає», — каже автор бестселерів Браян Трейсі. Лідери та підприємці, які є на вершині своєї гри, знають, як досягти бажаного за менший час, ніж інші. Ми можемо багато чому навчитися з тактики цих успішних і неймовірно зайнятих людей щодо того, як краще організувати власні дні. Ось 12 найкращих порад, які варто спробувати:

1. Зосередьтеся на одній меті. Спільним для багатьох успішних підприємців є здатність зосереджуватися на найважливішому. Ерік Шмідт , виконавчий голова правління Google, каже: «Я зосереджуюсь на речах. Щодня я виголошую промову: «Це те, що ми робимо. Чи те, що ми робимо, узгоджується з цим і чи може це змінити світ?» Джейсон Голдберг , генеральний директор Fab.com, дає таку пораду: «Виберіть одну річ і зробіть цю одну річ — і тільки цю одну річ — краще, ніж будь-хто інший». Ми можемо отримати значну потужність від розробки лазерного фокусу на головних бізнес-пріоритетах. Це один із атрибутів, який відрізняє середнього бізнесмена від більш успішного.

2. Безжально блокуйте відволікаючі фактори. Легенда тенісу Мартіна Навратілова каже: «Я концентруюся на концентрації». Для тих із нас, хто не має сили волі бути самовідповідальним, є кілька технологічних рішень для блокування відволікаючих факторів. Наприклад, Rescue Time — це програма, яка працює у фоновому режимі вашого комп’ютера та вимірює, як ви витрачаєте час, щоб ви могли приймати кращі рішення. Get Concentrating — ще один корисний інструмент, який допоможе вам зосередитися на важливих завданнях, тимчасово заблокувавши сайти соціальних мереж. (Чи легко вас відволікати? Якщо так, ось ще шість популярних програм для блокування відволікань.)

3. Встановіть суворе обмеження часу на зустрічі. Карлос Гон , генеральний директор Renault і Nissan, суворо дотримується часу, призначеного для однотемних неоперативних зустрічей: він дозволяє максимум одну годину 30 хвилин. П'ятдесят відсотків часу припадає на презентацію, а 50 відсотків - на обговорення. Гері Е. Маккалоу , колишній капітан армії США, а нині генеральний директор Career Education Corp., приділяє людям половину часу, який вони просять про зустріч чи зустріч. Це змушує їх бути короткими, ясними та по суті. «Таким чином я можу напхати багато речей у день і ефективніше й ефективніше переміщати людей туди й звідси», — каже Маккалоу. Зазвичай людям не потрібно стільки часу, скільки вони просять. Зустрічі - вампіри часу. Будьте безжальними в управлінні цією ендемічною втратою продуктивності, щоб ви могли зосередитися на високоцінних завданнях.

4. Встановіть ритуали продуктивності. Тоні Шварц, генеральний директор The Energy Project, дає чотири поради щодо встановлення ритуалів для автоматизації поведінки, яка зробить нас більш продуктивними, не виснажуючи наш енергетичний резервуар. Одне з них — визначити пріоритетним одне ключове завдання, яке потрібно виконати на день, і починати свій день, зосередившись на цьому завданні. «Змусьте себе розставити пріоритети, щоб знати, що ви завершите принаймні одне важливе завдання в той період дня, коли у вас найбільше енергії та найменше відволікань», — каже Шварц.

5. Вставай раніше. Дослідження показують, що ранок може покращити або зламати ваш день. Нерідко успішні керівники починають свій день задовго до 6 години ранку. У книзі «27 керівників, які прокидаються дуже рано» ми бачимо, як неймовірно зайняті люди — від Джеффа Іммельта, генерального директора GE, до Індри Нуйі, генерального директора PepsiCo — використовують свій ранок, щоб використати день. Використовуйте мантру «розум над матрацом», щоб мотивувати себе встати з ліжка, щоб досягти своїх цілей. Як каже Лаура Вандеркам у статті «Що успішні люди роблять перед сніданком: короткий посібник із того, як налагодити свій ранок — і життя» , поки багато хто спить, успішні люди вже прокинулися й багато роблять. Якщо це не ваша перевага, Вандеркам радить починати з невеликих кроків, наприклад, щодня вставати на 15 хвилин раніше і поступово збільшувати час.

6. Згрупуйте свої переривання. Ця ідея належить ресторатору Денні Майєру . Його помічник групує всі питання, які виникають протягом дня, в один список, щоб їй не довелося постійно переривати його в робочий час. Візьміть приклад із цього та подивіться, як ви можете попросити інших у вашій команді групувати запитання, запити та інші нетермінові запити, щоб вас не відволікали переривання, які не додають цінності.

7. Передайте особисті справи стороннім виконавцям. Високопродуктивні люди вибірково ставляться до того, як вони витрачають свою енергію. Вони не витрачають його на завдання, які можуть виконати інші. Наприклад, Алексіс Оганян , засновник Reddit, користується такими сервісами, як Fancy Hands , армією віртуальних помічників. Інші автоматизують покупки продуктів за допомогою таких сайтів, як Amazon's Subscribe and Save або служб, які доставляють продукти до вашого порога . Інші навіть користуються такими послугами, як Plated , яка надає ідеально відміряні інгредієнти для страв, розроблених шеф-кухарем, вдома. Проведіть аналіз витрат і вигод щодо того, як ви витрачаєте свій час, і перевірте, чи варто звільняти від деяких повторюваних завдань, щоб ви могли зосередитися на тому, що принесе цінність вашій компанії.

8. Налаштуйте правила електронної пошти, щоб підтримувати здоровий глузд. Katia Beauchamp і Hayley Barna , засновники Birchbox, наполягають на тому, щоб члени команди вказували, коли їм потрібна відповідь у всіх електронних листах. Ця проста порада допоможе визначити пріоритети. Дизайнер Майк Девідсон встановив політику електронної пошти, яка обмежує будь-який електронний лист, який він надсилає, п’ятьма реченнями. Як він пояснює, на багато електронних повідомлень у його папці «Вхідні» йому потрібно більше часу, щоб відповісти, ніж відправнику, щоб написати. Проаналізуйте свої звички щодо електронної пошти та запровадьте політику економії часу, яка підходить для вашої конкретної ситуації.

9. Фіксуйте всі творчі ідеї. Всесвітньо відомий вчений доктор Лайнус Полінг якось сказав: «Найкращий спосіб мати гарну ідею — це мати багато ідей». Більшість лідерів і підприємців є провидцями, яким зазвичай не бракує хороших ідей; однак вловити всі ці ідеї часто є проблемою для зайнятих людей. Evernote — популярна безкоштовна програма для збору ідей. (Ось список інших інструментів, які слід розглянути.)

10. Підвищуйте свою ефективність за допомогою технологій. Існує безліч програм, які допоможуть власнику малого бізнесу підвищити продуктивність. Кілька популярних інструментів, деякі з яких безкоштовні, включають Dropbox для зберігання файлів онлайн; Будь-яка зустріч для проведення вебінару; Basecamp для управління проектами; Trello для відстеження проектів і термінів виконання, а також Hootsuite або Buffer для планування публікацій у соціальних мережах.

11. Не втрачайте: прочитайте пізніше. Не пропустіть важливу інформацію, тому що ви поспішаєте і не маєте часу читати. Дві програми допомагають черпати інформацію, щоб прочитати її пізніше. Get Pocket дозволяє поміщати статті, відео та будь-яку іншу інформацію у віртуальну кишеню, збережену безпосередньо з будь-якого сайту. Ще одна програма, яка вартує уваги, — це Instapaper , яка дозволяє зберігати довгі веб-сторінки, щоб прочитати їх пізніше, коли у вас буде час.

12. Вчіться в інших. Подумайте про підписку на серію «Як я працюю» від Lifehacker, яка просить успішних людей поділитися своїми найкращими порадами щодо економії часу. Наприклад, Ерік Когер, засновник ModCloth, ділиться своїм найхитрішим способом економії часу: його розкладка клавіатури — Colemak . Вивчення Colemak — це одноразова інвестиція, яка дозволяє набагато швидше вводити текст. Цей сайт містить безліч порад про те, як надзвичайно зайняті та успішні підприємці економлять час.