12 Tips Produktivitas Dari Orang-orang Yang Sangat Sibuk

Dari Eric Schmidt hingga Danny Meyer: Bagaimana pengusaha super sukses dan super sibuk mengatur hari mereka

"Produktivitas pribadi adalah pembeda utama antara mereka yang berhasil di bidang pilihan mereka dan mereka yang tidak," kata penulis buku terlaris Brian Tracy. Para pemimpin dan pengusaha yang berada di puncak karier mereka tahu cara mencapai apa yang mereka inginkan dalam waktu yang lebih singkat daripada yang lain. Kita dapat belajar banyak dari taktik orang-orang yang sukses dan sangat sibuk ini tentang cara mengatur hari-hari kita dengan lebih baik. Berikut adalah 12 kiat utama yang patut dicoba:

1. Miliki satu tujuan yang fokus. Satu hal yang dimiliki oleh banyak pengusaha sukses adalah kemampuan untuk fokus pada hal yang paling penting. Eric Schmidt , ketua eksekutif Google, berkata, "Saya menjaga segala sesuatunya tetap fokus. Pidato yang saya sampaikan setiap hari adalah: 'Inilah yang kami lakukan. Apakah yang kami lakukan sesuai dengan itu, dan dapatkah itu mengubah dunia?'" Jason Goldberg , CEO Fab.com, memiliki nasihat ini: "Pilih satu hal dan lakukan satu hal itu—dan hanya satu hal itu—lebih baik daripada yang dapat dilakukan orang lain." Kita dapat memperoleh banyak kekuatan dari pengembangan fokus yang tajam pada prioritas bisnis utama kita. Itu adalah salah satu atribut yang membedakan pebisnis rata-rata dari yang lebih sukses.

2. Blokir semua gangguan dengan kejam. Legenda tenis Martina Navratilova berkata, "Saya berkonsentrasi pada konsentrasi." Bagi kita yang tidak memiliki kemauan untuk bertanggung jawab, ada beberapa solusi teknologi untuk memblokir semua gangguan. Misalnya, Rescue Time adalah aplikasi yang berjalan di latar belakang komputer Anda dan mengukur bagaimana Anda menghabiskan waktu sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik. Get Concentrating adalah alat bermanfaat lainnya yang akan membantu Anda fokus pada tugas-tugas penting dengan memblokir situs media sosial untuk sementara. (Apakah Anda mudah terganggu? Jika ya, berikut adalah enam program populer lainnya untuk memblokir semua gangguan.)

3. Tetapkan batas waktu yang ketat untuk rapat. Carlos Ghosn , CEO Renault dan Nissan, ketat pada waktu yang diberikan untuk rapat non-operasional dengan satu topik: Dia memberikan waktu maksimal satu jam 30 menit. Lima puluh persen waktunya untuk presentasi, dan 50 persen untuk diskusi. Gary E. McCullough , mantan kapten tentara AS dan sekarang CEO Career Education Corp., memberikan orang setengah dari waktu yang mereka minta untuk rapat atau janji temu. Ini memaksa mereka untuk singkat, jelas, dan langsung ke intinya. "Dengan melakukan itu, saya dapat menjejalkan sejumlah hal dalam sehari dan menggerakkan orang masuk dan keluar dengan lebih efektif dan lebih efisien," kata McCullough. Orang-orang umumnya tidak membutuhkan waktu sebanyak yang mereka minta. Rapat adalah vampir waktu. Bersikaplah kejam dalam mengelola pengurasan produktivitas endemik ini sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas bernilai tinggi.

4. Tetapkan ritual produktivitas. Tony Schwartz, CEO The Energy Project, memberikan empat kiat untuk menetapkan ritual guna mengotomatiskan perilaku yang akan membuat kita lebih produktif, tanpa menguras cadangan energi kita. Salah satunya adalah memprioritaskan satu tugas utama yang harus diselesaikan setiap hari, dan memulai hari dengan berfokus pada tugas tersebut. "Paksa diri Anda untuk memprioritaskan sehingga Anda tahu bahwa Anda akan menyelesaikan setidaknya satu tugas penting tersebut selama periode hari ketika Anda memiliki energi paling banyak dan gangguan paling sedikit," kata Schwartz.

5. Bangun lebih awal. Penelitian menunjukkan bahwa pagi hari dapat menentukan hari Anda. Bukan hal yang aneh bagi CEO yang sukses untuk memulai hari mereka jauh sebelum pukul 6 pagi. Dalam 27 Executives Who Wake Up Really Early , kita melihat bagaimana orang-orang yang sangat sibuk—dari Jeff Immelt, CEO GE, hingga Indra Nooyi, CEO PepsiCo—menggunakan pagi mereka untuk menjalani hari. Gunakan mantra "pikiran di atas kasur" untuk memotivasi diri Anda untuk bangun dari tempat tidur untuk mengejar tujuan Anda. Seperti yang dikatakan Laura Vanderkam dalam What Successful People Do Before Breakfast: A Short Guide To Make Over Your Morning—And Life , sementara banyak yang tidur larut, orang-orang sukses sudah bangun dan menyelesaikan banyak hal. Jika ini bukan pilihan Anda, Vanderkam menyarankan untuk memulai dengan langkah-langkah kecil, seperti bangun hanya 15 menit lebih awal setiap hari dan secara bertahap menambah waktu.

6. Kelompokkan interupsi Anda. Ide ini datang dari pemilik restoran Danny Meyer . Ia meminta asistennya mengelompokkan semua pertanyaan yang muncul sepanjang hari dalam satu daftar sehingga asistennya tidak perlu menyela berulang kali selama jam kantor. Ambillah contoh dari hal ini dan lihat bagaimana Anda dapat meminta orang lain dalam tim Anda untuk mengelompokkan pertanyaan, permintaan, dan pertanyaan lain yang tidak mendesak sehingga Anda tidak terganggu oleh interupsi yang tidak memberikan nilai tambah.

7. Serahkan tugas pribadi kepada orang lain. Orang yang sangat produktif akan selektif dalam menggunakan energi mereka. Mereka tidak akan menyia-nyiakannya untuk tugas yang dapat dilakukan orang lain. Misalnya, Alexis Ohanian , pendiri Reddit, menggunakan layanan seperti Fancy Hands , sekumpulan asisten virtual. Yang lain mengotomatiskan belanja bahan makanan dengan situs seperti Amazon's Subscribe and Save , atau layanan yang mengantarkan bahan makanan ke rumah Anda . Yang lain bahkan menggunakan layanan seperti Plated , yang mengantarkan bahan-bahan makanan yang diukur dengan sempurna untuk hidangan yang dirancang oleh koki di rumah. Lakukan analisis biaya/manfaat tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu dan lihat apakah ada gunanya melepaskan beberapa tugas yang berulang sehingga Anda dapat fokus pada apa yang akan memberikan nilai bagi perusahaan Anda.

8. Tetapkan aturan email untuk menjaga kewarasan. Katia Beauchamp dan Hayley Barna , pendiri Birchbox, bersikeras agar anggota tim menunjukkan kapan mereka membutuhkan respons dalam semua email. Kiat sederhana ini membantu dalam penentuan prioritas. Desainer Mike Davidson telah menetapkan kebijakan email yang membatasi setiap email yang ia kirim hingga lima kalimat. Seperti yang ia jelaskan, banyak pesan email di kotak masuknya membutuhkan waktu lebih lama untuk dijawab daripada waktu yang dibutuhkan pengirim untuk menulisnya. Analisis kebiasaan email Anda dan terapkan kebijakan yang menghemat waktu yang sesuai dengan situasi khusus Anda.

9. Tangkap semua ide kreatif. Ilmuwan terkenal di dunia, Dr. Linus Pauling, pernah berkata, "Cara terbaik untuk memiliki ide yang bagus adalah dengan memiliki banyak ide." Sebagian besar pemimpin dan pengusaha adalah visioner yang umumnya tidak kekurangan ide bagus; namun, menangkap semua ide ini sering kali menjadi tantangan bagi orang-orang yang sibuk. Evernote adalah program gratis yang populer untuk mengumpulkan ide. (Berikut ini daftar alat lain yang perlu dipertimbangkan.)

10. Tingkatkan efektivitas Anda melalui teknologi. Ada banyak program untuk membuat pemilik usaha kecil lebih efektif dalam meningkatkan produktivitas. Beberapa alat populer—beberapa di antaranya gratis—termasuk Dropbox untuk menyimpan file secara daring; Any Meeting untuk menyelenggarakan webinar; Basecamp untuk manajemen proyek; Trello untuk melacak proyek dan tenggat waktu, dan Hootsuite atau Buffer untuk menjadwalkan posting media sosial Anda.

11. Jangan sampai hilang: Baca nanti. Jangan sampai Anda kehilangan informasi penting karena Anda sedang terburu-buru dan tidak punya waktu untuk membaca. Dua program membantu Anda mengumpulkan informasi untuk dibaca nanti. Get Pocket memungkinkan Anda memasukkan artikel, video, dan informasi lainnya ke dalam kantong virtual, yang disimpan langsung dari situs mana pun. Program lain yang bermanfaat adalah Instapaper , yang memungkinkan Anda menyimpan halaman Web yang panjang untuk dibaca nanti saat Anda punya waktu.

12. Belajar dari orang lain. Pertimbangkan untuk berlangganan seri How I Work dari Lifehacker, yang meminta orang-orang yang sangat sukses untuk berbagi kiat-kiat terbaik mereka dalam menghemat waktu. Misalnya, Eric Koger, pendiri ModCloth, berbagi cara paling canggihnya untuk menghemat waktu: Tata letak papan ketiknya adalah Colemak . Mempelajari Colemak adalah investasi satu kali yang memungkinkan pengetikan yang jauh lebih cepat. Situs ini menyediakan banyak saran tentang bagaimana pengusaha yang sangat sibuk dan sukses menghemat waktu.