Από τον Eric Schmidt στον Danny Meyer: Πόσο επιτυχημένοι, πολύ απασχολημένοι επιχειρηματίες οργανώνουν τη μέρα τους
«Η προσωπική παραγωγικότητα είναι ένας βασικός παράγοντας διαφοροποίησης μεταξύ αυτών που πετυχαίνουν στον τομέα που έχουν επιλέξει και εκείνων που δεν το κάνουν», λέει ο συγγραφέας μπεστ σέλερ Μπράιαν Τρέισι. Οι ηγέτες και οι επιχειρηματίες που βρίσκονται στην κορυφή του παιχνιδιού τους ξέρουν πώς να πετύχουν αυτό που θέλουν σε λιγότερο χρόνο από τους άλλους. Μπορούμε να μάθουμε πολλά από τις τακτικές αυτών των επιτυχημένων και απίστευτα πολυάσχολων ατόμων για το πώς να οργανώνουμε καλύτερα τις μέρες μας. Εδώ είναι 12 κορυφαίες συμβουλές που αξίζει να δοκιμάσετε:
1. Έχετε έναν ενιαίο σκοπό. Ένα κοινό πράγμα που έχουν πολλοί επιτυχημένοι επιχειρηματίες είναι η ικανότητα να επικεντρώνονται σε αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία. Ο Eric Schmidt , εκτελεστικός πρόεδρος της Google, λέει: "Κρατάω τα πράγματα εστιασμένα. Η ομιλία που δίνω κάθε μέρα είναι: "Αυτό κάνουμε. Είναι αυτό που κάνουμε συνεπές με αυτό και μπορεί να αλλάξει τον κόσμο;" Ο Jason Goldberg , Διευθύνων Σύμβουλος της Fab.com, έχει αυτή τη συμβουλή: "Διαλέξτε ένα πράγμα και κάντε αυτό ένα πράγμα - καλύτερα από οποιονδήποτε άλλο." Μπορούμε να αντλήσουμε μεγάλη δύναμη από την ανάπτυξη μιας εστίασης με λέιζερ στις κορυφαίες επιχειρηματικές μας προτεραιότητες. Είναι ένα από τα χαρακτηριστικά που ξεχωρίζουν τον μέσο επιχειρηματία από τον πιο επιτυχημένο.
2. Αποκλείστε ανελέητα τους περισπασμούς. Η θρύλος του τένις Μαρτίνα Ναβρατίλοβα λέει: «Συγκεντρώνομαι στη συγκέντρωση». Για όσους από εμάς δεν έχουμε τη δύναμη της θέλησης να είμαστε υπόλογοι, υπάρχουν αρκετές τεχνολογικές λύσεις για την αποτροπή περισπασμών. Για παράδειγμα, το Rescue Time είναι μια εφαρμογή που εκτελείται στο παρασκήνιο του υπολογιστή σας και μετρά τον τρόπο με τον οποίο ξοδεύετε τον χρόνο σας, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις. Το Get Concentrating είναι ένα άλλο χρήσιμο εργαλείο που θα σας βοηθήσει να εστιάσετε σε σημαντικές εργασίες αποκλείοντας προσωρινά τους ιστότοπους κοινωνικών μέσων. (Αποσπάται εύκολα η προσοχή; Αν ναι, εδώ είναι έξι ακόμη δημοφιλή προγράμματα για να αποκλείσετε τους περισπασμούς.)
3. Θέστε αυστηρό χρονικό όριο στις συναντήσεις. Ο Carlos Ghosn , Διευθύνων Σύμβουλος της Renault και της Nissan, είναι αυστηρός ως προς το χρονοδιάγραμμα που προβλέπεται για συναντήσεις με ένα θέμα, που δεν λειτουργούν: Επιτρέπει το πολύ μία ώρα και 30 λεπτά. Το 50% του χρόνου είναι για την παρουσίαση και το 50% για συζήτηση. Ο Gary E. McCullough , πρώην αρχηγός του αμερικανικού στρατού και νυν Διευθύνων Σύμβουλος της Career Education Corp., δίνει στους ανθρώπους τον μισό χρόνο που ζητούν συνάντηση ή ραντεβού. Αυτό τους αναγκάζει να είναι σύντομοι, σαφείς και επί της ουσίας. «Κάνοντας αυτό, είμαι σε θέση να στριμώξω πολλά πράγματα μέσα στην ημέρα και να μετακινώ τους ανθρώπους μέσα και έξω πιο αποτελεσματικά και πιο αποτελεσματικά», λέει ο McCullough. Οι άνθρωποι γενικά δεν χρειάζονται τόσο χρόνο όσο ζητούν. Οι συναντήσεις είναι βρικόλακες του χρόνου. Να είστε αδίστακτοι στη διαχείριση αυτής της ενδημικής αποστράγγισης παραγωγικότητας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε εργασίες υψηλής αξίας.
4. Ρυθμίστε τελετουργίες παραγωγικότητας. Ο Tony Schwartz, Διευθύνων Σύμβουλος του The Energy Project, παρέχει τέσσερις συμβουλές για τη δημιουργία τελετουργιών για την αυτοματοποίηση συμπεριφορών που θα μας κάνουν πιο παραγωγικούς, χωρίς να εξαντλούν την ενεργειακή μας δεξαμενή. Ένα από αυτά είναι να δώσετε προτεραιότητα σε μια βασική εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε την ημέρα και να ξεκινήσετε τη μέρα σας εστιάζοντας σε αυτήν την εργασία. «Αναγκάστε τον εαυτό σας να δώσει προτεραιότητες, ώστε να ξέρετε ότι θα ολοκληρώσετε τουλάχιστον αυτό το κρίσιμο έργο κατά την περίοδο της ημέρας που έχετε την περισσότερη ενέργεια και τους λιγότερους περισπασμούς», λέει ο Schwartz.
5. Σηκωθείτε νωρίτερα. Έρευνες δείχνουν ότι τα πρωινά μπορούν να φτιάξουν ή να χαλάσουν τη μέρα σου. Δεν είναι ασυνήθιστο για επιτυχημένους διευθύνοντες συμβούλους να ξεκινούν τη μέρα τους πολύ πριν τις 6 π.μ. Σε 27 στελέχη που ξυπνούν πραγματικά νωρίς , βλέπουμε πόσο πολυάσχολοι άνθρωποι—από τον Jeff Immelt, CEO της GE, μέχρι την Indra Nooyi, CEO της PepsiCo— χρησιμοποιούν τα πρωινά τους για να εκμεταλλευτούν τη μέρα. Χρησιμοποιήστε το μάντρα «μυαλό πάνω από στρώμα» για να παρακινήσετε τον εαυτό σας να σηκωθεί από το κρεβάτι για να κυνηγήσει τους στόχους σας. Όπως λέει η Laura Vanderkam στο What Successful People Do Before Breakfast: A Short Guide To Make Over Your Morning — And Life , ενώ πολλοί κοιμούνται μέσα, οι επιτυχημένοι άνθρωποι έχουν ήδη ξυπνήσει και κάνουν πολλά. Εάν αυτό δεν είναι η προτίμησή σας, ο Vanderkam συμβουλεύει να ξεκινήσετε με μικρά βήματα, όπως να σηκώνεστε μόλις 15 λεπτά νωρίτερα κάθε μέρα και να αυξάνετε σταδιακά τον χρόνο.
6. Ομαδοποιήστε τις διακοπές σας. Αυτή η ιδέα προέρχεται από τον εστιάτορα Danny Meyer . Έχει τη βοηθό του να ομαδοποιεί όλες τις ερωτήσεις που προκύπτουν κατά τη διάρκεια της ημέρας σε μια λίστα, ώστε να μην χρειάζεται να τον διακόπτει επανειλημμένα κατά τις ώρες γραφείου. Λάβετε υπ' όψιν αυτό και δείτε πώς μπορείτε να ζητήσετε από άλλους στην ομάδα σας να ομαδοποιήσουν ερωτήσεις, αιτήματα και άλλες μη επείγουσες ερωτήσεις, ώστε να μην αποσπάστε την προσοχή σας από διακοπές που δεν προσθέτουν αξία.
7. Αναθέστε προσωπικές δουλειές σε εξωτερικούς συνεργάτες. Οι εξαιρετικά παραγωγικοί άνθρωποι είναι επιλεκτικοί σχετικά με το πώς ξοδεύουν την ενέργειά τους. Δεν το σπαταλούν σε εργασίες που μπορούν να κάνουν οι άλλοι. Για παράδειγμα, ο Alexis Ohanian , ιδρυτής του Reddit, χρησιμοποιεί υπηρεσίες όπως το Fancy Hands , μια στρατιά εικονικών βοηθών. Άλλοι αυτοματοποιούν τις αγορές παντοπωλείου με ιστότοπους όπως το Amazon's Subscribe and Save , ή υπηρεσίες που παραδίδουν είδη παντοπωλείου στο κατώφλι σας . Άλλοι χρησιμοποιούν ακόμη και υπηρεσίες όπως το Plated , το οποίο προσφέρει τέλεια μετρημένα συστατικά για γεύματα σχεδιασμένα από σεφ στο σπίτι. Κάντε μια ανάλυση κόστους/οφέλους του τρόπου με τον οποίο ξοδεύετε τον χρόνο σας και δείτε αν αξίζει να ξεφορτώσετε μερικές επαναλαμβανόμενες εργασίες, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε σε αυτά που θα φέρουν αξία στην εταιρεία σας.
8. Ορίστε κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να διατηρήσετε τη λογική. Η Katia Beauchamp και η Hayley Barna , ιδρυτές του Birchbox, επιμένουν ότι τα μέλη της ομάδας υποδεικνύουν πότε χρειάζονται απάντηση σε όλα τα email. Αυτή η απλή συμβουλή βοηθά στην ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Ο σχεδιαστής Mike Davidson έχει δημιουργήσει μια πολιτική email που περιορίζει κάθε email που στέλνει σε πέντε προτάσεις. Όπως εξηγεί, πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά του χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να απαντήσει από ό,τι για να γράψει ο αποστολέας. Αναλύστε τις συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θεσπίστε πολιτικές εξοικονόμησης χρόνου που λειτουργούν για τη συγκεκριμένη περίπτωσή σας.
9. Αποτυπώστε όλες τις δημιουργικές ιδέες. Ο παγκοσμίου φήμης επιστήμονας Δρ. Linus Pauling είπε κάποτε: «Ο καλύτερος τρόπος για να έχεις μια καλή ιδέα είναι να έχεις πολλές ιδέες». Οι περισσότεροι ηγέτες και επιχειρηματίες είναι οραματιστές που γενικά δεν τους λείπουν οι καλές ιδέες. Ωστόσο, η σύλληψη όλων αυτών των ιδεών είναι συχνά μια πρόκληση για πολυάσχολους ανθρώπους. Το Evernote είναι ένα δημοφιλές, δωρεάν πρόγραμμα για τη συλλογή ιδεών. (Ακολουθεί μια λίστα με άλλα εργαλεία που πρέπει να λάβετε υπόψη.)
10. Αυξήστε την αποτελεσματικότητά σας μέσω της τεχνολογίας. Υπάρχει πληθώρα προγραμμάτων που κάνουν έναν ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης πιο αποτελεσματικό στην αύξηση της παραγωγικότητας. Μερικά δημοφιλή εργαλεία —μερικά από τα οποία είναι δωρεάν— περιλαμβάνουν το Dropbox για την αποθήκευση αρχείων στο διαδίκτυο. Οποιαδήποτε συνάντηση για τη φιλοξενία διαδικτυακού σεμιναρίου. Basecamp για διαχείριση έργου. Trello για παρακολούθηση έργων και προθεσμιών και Hootsuite ή Buffer για να προγραμματίσετε τις αναρτήσεις σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
11. Μην το χάσετε: Διαβάστε το αργότερα. Μην χάσετε σημαντικές πληροφορίες γιατί βιάζεστε και δεν έχετε χρόνο να διαβάσετε. Δύο προγράμματα σάς βοηθούν να συλλέξετε πληροφορίες για να τις διαβάσετε αργότερα. Το Get Pocket σάς επιτρέπει να τοποθετείτε άρθρα, βίντεο και οποιαδήποτε άλλη πληροφορία σε μια εικονική τσέπη, αποθηκευμένη απευθείας από οποιονδήποτε ιστότοπο. Ένα άλλο αξιόλογο πρόγραμμα είναι το Instapaper , το οποίο σας επιτρέπει να αποθηκεύετε μεγάλες ιστοσελίδες για να τις διαβάσετε αργότερα όταν έχετε χρόνο.
12. Μάθετε από τους άλλους. Εξετάστε το ενδεχόμενο να εγγραφείτε στη σειρά How I Work της Lifehacker, η οποία ζητά από πολύ επιτυχημένους ανθρώπους να μοιραστούν τις καλύτερες συμβουλές τους για εξοικονόμηση χρόνου. Για παράδειγμα, ο Eric Koger, ιδρυτής της ModCloth, μοιράζεται τον πιο έξυπνο τρόπο εξοικονόμησης χρόνου: Η διάταξη του πληκτρολογίου του είναι η Colemak . Η εκμάθηση του Colemak είναι μια εφάπαξ επένδυση που επιτρέπει πολύ πιο γρήγορη πληκτρολόγηση. Αυτός ο ιστότοπος παρέχει πληθώρα συμβουλών για το πώς οι εξαιρετικά πολυάσχολοι, επιτυχημένοι επιχειρηματίες διασώζουν χρόνο.
COMMUNITY REFLECTIONS
SHARE YOUR REFLECTION
10 PAST RESPONSES
My productivity has been improved ever since I followed your tips about productivity. I've been using a productivity app called Connecteam to manage my productivity and I have been quite productive both at my work and at my work.
Hi all! Has anyone tried Pozzr (pozzr.com)? Looks like a great tool to boost productivity.
All the busy ones out there looking to have some time saving tips which works wonders for freeing up your schedule, firstly make time for what you think is important. Get stuffs on right
time, spread the task, mix up small little tasks group to do them at once, learn to say NO. Prep your next day the night before, if possible, plan your weekly menu. Lastly, limit your workday to focus on the window you have for the family.
In a practical sense if we see then being busy is a term mostly used by people, but literally the term is not practical if taken care specifically by strong dedication. We say that we are busy only because we are not concerned about the proper time management and we run out of time. The case comes only with the improper management of the time. I believe that at every stage of life hard work never shows the result in a short period of time than what a smart work shows. And the one term which relates to the smart work to move up is the proper time management. When ever the time management is done up in a manual approach the chances of clumsiness and hassles comes into action whether a tool that could manage the time in a strategic manner gives importance. I have worked for an organization where in the time management is being done up with the usage of the hours tracker from Replicon ( goo.gl/tPVBPU ). The hassle free tool works compatibly with the android and iOS devices to streamline the process and manage the approach to better end result. i would like this tool as well to be considered.
[Hide Full Comment]..Download these 54 beautifully designed business book notes that will Skyrocket your business and Change your Destiny forever. www.TheBillionairesBrain.com
Staying productive at work can be a
challenge, here are 12 tips from the Bayt.com team to help you to make the most
of your time at work: http://goo.gl/zF1A4N
I find this advice particularly good, I have 5 links open at the top of my browser right now that will help me be more focuses, more productive and help other people more. Thank you!
What is the aim or purpose of your life? Articles such as these that promote "success" and "productivity" seldom ask that question in earnest. Oh, sure, they tell you to have a "single purpose focus," but the don't encourage you to evaluate it in terms of its real value--only that you can be better at it than anyone else and build ego in the world. Yet, the question of your aim must first be clearly asked and answered and evaluated before advice such as that given in this article can be considered. On your deathbed, how important will this purpose have been? Will it have been important enough to treat other people like objects of your intention so that you have no deep, lasting relationships? This article gives distinctly Western advice about how to beat the world into ones own idea of perfection and how to leave ones stain on the planet, bigger than anyone else's. It is disrespectful to fellow humans. Clearly, if one has customers that one seeks to force into one's own "single purpose focus," they can go elsewhere; the focuser would probably never notice because he/she is so clearly focused. No one else's objectives are more important than one's own. People are moved in and out of one's life for their usefulness. Who are these peons to whom one delegates? And the idea of getting up earlier--perhaps it is productive in the short term, but unless you are still getting eight hours of good sleep a night you are gaining productivity at the expense of your own good health. I wonder the quality of the relationships of these "productive" people; I wonder how much joy they have ever inspired in others; I wonder how much of the beauty of life they have ever experienced. Have they ever experienced the joy of a deep breath of rain soaked air? I cannot imagine the Dalai Lama or Thich Nhat Hahn giving such advice as this, and yet they have both improved the lives of others immeasurably.
[Hide Full Comment]I don't find this advice particularly good. As I've woken up, I've discovered that it is far more important to be present to each moment and to take the time to engage in and enjoy the simplest activities in life, like going grocery shopping with my family. This practice has brought happiness to both myself and those around me. As a result, I've found that I am naturally more effective as a human being. In the past, I was constantly driven to achieve, be more productive and efficient, all needs that are born from ego and the delusion that we are separate.
I am disappointed that all this advice is driven by high tech ... more programs and devices to make us more 'productive' but less human.