12 عادة للأشخاص المنتجين

هل تتمنى لو أضعتَ وقتًا أقل وأنجزتَ المزيد؟ أهلاً بك في النادي.

فلماذا إذن، عندما نكون حسن النية ونركز على المهمة التي بين أيدينا، قد ننشغل بأشياء مثل رسائل البريد الإلكتروني والتقارير الأسبوعية؟

يشير روبرت بوزن، المحاضر الأول في إدارة الأعمال بكلية هارفارد للأعمال، إلى أن سر الإنتاجية يكمن في تحديد أولوياتك. وهو أيضًا الرئيس السابق لشركة فيديليتي والرئيس التنفيذي لشركة إم إف إس لإدارة الاستثمارات، ومؤلف كتاب " الإنتاجية القصوى: عزز نتائجك، قلل ساعات عملك "، ويُدرّس دوراتٍ حول تعظيم الإنتاجية الشخصية .

أن تكون منتجًا يعني إنجاز الكثير مقارنةً بشيء ما. ولكن ما هو هذا الشيء تحديدًا؟ يوضح بوزن لصحيفة هاف بوست. "قد تكون طباخًا منتجًا، أو أستاذًا جامعيًا، أو بستانيًا، أو بائعًا. السؤال هو: ما الذي تسعى إلى تحقيقه؟"

لقد طلبنا من بوزان وآدم جرانت، أستاذ الإدارة في كلية وارتون في جامعة بنسلفانيا ومؤلف كتاب " العطاء والأخذ: نهج ثوري نحو النجاح "، أن يشاركنا العادات السرية للأشخاص المنتجين - حتى تتمكن من أن تصبح واحدًا منهم أيضًا.

1. لا يتم تقييدهم بالبريد الإلكتروني.

وفقًا لبوزن، يُعدّ البريد الإلكتروني أحد أكبر عوائق الإنتاجية: فالناس "يُثقلون بالبريد الإلكتروني؛ ولا يعرفون كيفية التعامل معه". لديه قاعدةٌ تقضي بعدم قضاء كل دقيقة في التحقق من البريد الإلكتروني؛ بل يُصرّ على التحقق منه مرةً أو مرتين فقط كل ساعة، ويقضي معظم ذلك الوقت في النظر إلى عناوين الرسائل فقط لتحديد ما يستحق القراءة بالفعل.

2. يتعاملون مع الأمور مرة واحدة.

يستخدم بوزن استراتيجية تُسمى "أوهايو"، وهي اختصار لعبارة "تعامل معها مرة واحدة فقط". بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني التي تستحق الاهتمام، يتعامل معها مرة واحدة بالرد فور قراءتها. وعندها يكون قد انتهى الأمر وتم التعامل معه.

3. لديهم نظام لإنجاز كل شيء.

شعر توني هسيه، الرئيس التنفيذي لشركة Zappos.com ، بأنه يقضي كل وقته في الرد على رسائل البريد الإلكتروني، ومع ذلك، ظلت رسائل مهمة دون إجابة بسبب امتلاء صندوق الوارد لديه. لذلك، ابتكر تقنية تُسمى "Yesterbox"، والتي تتضمن في جوهرها التعامل مع رسائل الأمس اليوم. كما يوضح على موقع yesterbox.com :

الشيء الرائع في هذا الأمر هو أنه عندما تستيقظ في الصباح، فأنت تعرف بالضبط عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يتعين عليك قراءتها، وهناك شعور بالتقدم مع معالجة كل بريد إلكتروني من أمس وإزالته من صندوق الوارد لديك، وهناك في الواقع نقطة لا يتبقى لديك فيها أي رسائل بريد إلكتروني لمعالجتها من أمس.

4. يمارسون الكمال الانتقائي .

يقول بوزن إن السعي للكمال ليس بالضرورة أمرًا سيئًا، بل هو غالبًا سمة قيّمة في الموظف الجيد. لكن قد يأتي ذلك بنتائج عكسية عندما يسعى الناس للكمال في أمور لا تتطلب ذلك. خذ، على سبيل المثال، تلك التقارير المطولة التي يتعين عليك تقديمها في العمل والتي تعلم أن لا أحد يقرأها. هل يستحق الأمر حقًا بذل الكثير من الوقت والجهد لجعلها مثالية؟ على الأرجح لا، كما يقول.

5. لا ينشغلون بـ "الإنتاجية".

يقول غرانت: "إذا كان هدفك هو أن تكون منتجًا، فلا تُركز على هدفك. إنه ببساطة ليس مُحفّزًا. من يُثير حماسك قول: "أنجزتُ مهمة إضافية اليوم؟" بدلًا من ذلك، يقترح أن تستمدّ الحافز من سبب قيامك بالمهمة، سواءً كان ذلك العمل لكسب المال لإعالة أسرتك، أو القيام بمهمة إضافية خلال اليوم لدعم زميل يحتاج إلى مساعدة. ستبدأ بالتفكير في الأمر ليس كمهمة مملة، بل كإحداث فرق في حياة شخص تُحبه".

6. إنهم ضميريون (ولكن ليس بشكل مفرط).

يقول غرانت إن الأشخاص الذين يتمتعون بضمير حي - أي أنهم منضبطون، جديرون بالثقة، منظمون، ويركزون على الإنجاز - هم (وهذا ليس مفاجئًا) من أكثر الناس إنتاجية. ومع ذلك، قد تأتي لحظة يأتي فيها الضمير الحي بنتائج عكسية. ويضرب مثالًا بالكتابة: إذا كنت بحاجة إلى كتابة مسودة أولى وترتيبها، فإن الإفراط في الضمير الحي قد يعيق تحقيق هذا الهدف لأنك ستقضي وقتًا طويلاً في التفكير في كل كلمة وكل جملة. أما الكُتّاب المنتجون، فيوضح أنهم "يميلون إلى كتابة مسودة أولى ثم وضعها جانبًا، وعندما يعودون إليها، يكونون في حالة ذهنية مختلفة". إنهم يُحسّنون العمل ويصقلونه، بدلًا من الانشغال بإعداد مسودة أولى مثالية.

7. إنهم يهتمون أقل بالساعات التي يقضونها في العمل، ويهتمون أكثر بالعمل الذي قاموا به.

الأمر لا يتعلق بعدد الساعات التي تقضيها في العمل، بل بما تُنجزه. يقول بوزن إن أماكن العمل التي تُفرط في التركيز على الساعات تُركز على الأمور الخاطئة، إذ لا يُركز اهتمامها على ما يُنجزه الموظفون. ويضيف: "إنها إرث تاريخي يُشكل ركيزةً أساسيةً للمدراء والرؤساء. إنها تُشعرهم بأن الناس يعملون بجدٍّ ومسؤولية، لكنها لا تُلقي الضوء على ما يُثير شغف الموظفين وما يُحققونه".

8. يستخدمون المساءلة لصالحهم.

هل تحتاج لإنجاز شيء ما؟ يقول غرانت إن الأشخاص المنتجين لا يكتفون بتحديد وقت للعمل على هذا المشروع، بل يُخبرون شخصًا آخر بخططهم لإنجازه كنوع من المساءلة الذاتية. ويضيف: "عندها، ستخشى أن تُخذل هذا الشخص. لا تريد أن تبدو متكاسلًا بنقضك لالتزامك".

9. لديهم خطة لكل سيناريو محتمل.

إذا كنت من النوع الذي يشتت انتباهه بسهولة، يقول جرانت إن إحدى التقنيات الجيدة هي توقع أي تشتيت محتمل ثم التوصل إلى حلول لتجنبه.

10. يوجهون قلقهم نحو الأفضل.

قد يكون قلق الأداء مُنهكًا. على الرغم من أن النصائح في المواقف التي تنطوي على قلق الأداء تتضمن عادةً تكرار عبارة "اهدأ"، إلا أن غرانت ينصح بالعكس: استجمع قواك. يقول: "ما عليك فعله هو التركيز على سبب حماسك للمهمة، بدلًا من محاولة تخفيف مشاعر القلق". ويضيف: "عندما تحاول تخفيف القلق، يصعب عليك الانتقال من شعور قوي إلى شعور هادئ".

11. إنهم استراتيجيون في حديثهم مع أنفسهم.

في سياق التغلب على قلق الأداء، يقترح غرانت أيضًا ألا تقول لنفسك "أستطيع فعل ذلك"، بل اسأل نفسك: "هل أستطيع فعل ذلك؟". لأن العبارة الأولى تُسهّل الشعور بالرضا عن الذات - فالناس "يشعرون بالرضا، ولكن إذا اعتقدوا أنهم قادرون على ذلك، فلن يتحمسوا للتحضير والمحاولة"، كما يقول. ولكن عندما يقول الناس "هل أستطيع فعل ذلك؟"، فإنهم يُجهّزون أنفسهم، لأنهم مضطرون لإيجاد إجابة لكيفية تحقيق ذلك.

12. إنهم يعرفون أن ترتيب قائمة المهام أمر مهم.

ليست كل المهام متشابهة في قائمة المهام. ينصح غرانت بالبدء بمهمة سهلة لإضفاء زخم، ثم الانتقال إلى مهمة أكبر أو أكثر أهمية. بهذه الطريقة، تنتقل الطاقة الإيجابية من المهمة الأولى إلى المهمة الثانية. ثم ينصح بالعودة إلى مهمة أسهل لتجديد النشاط واستعادة الشعور بالتقدم قبل العودة إلى مهمة أصعب وأكثر استهلاكًا للوقت.