12 навика на продуктивните хора

Искате да губите по-малко време и да свършвате повече? Добре дошли в клуба.

И така, защо тогава, когато имаме добри намерения и сме фокусирани върху задачата, все още можем да се затрудним с неща като имейли и седмични отчети?

Ключът към продуктивността е да познавате приоритетите си, отбелязва Робърт Позен, старши преподавател по бизнес администрация в Харвардското бизнес училище. Той е и бивш президент на Fidelity и изпълнителен председател на MFS Investment Management, автор на „ Екстремна продуктивност: Повишете резултатите си, намалете часовете си “ и преподава курсове за максимизиране на личната продуктивност .

„Да бъдеш продуктивен означава да свършиш много работа спрямо нещо. Но какво е това „нещо“?“, обяснява Позен пред HuffPost. „Може да бъдеш продуктивен готвач, професор, градинар [или] продавач. Въпросът е какво се опитваш да постигнеш.“

Помолихме Позен и Адам Грант, професор по мениджмънт в Уортънското училище към Университета на Пенсилвания и автор на „ Даване и вземане: Революционен подход към успеха “, да споделят тайните навици на продуктивните хора – за да можете и вие да станете такива.

1. Те ​​не са обвързани с имейл.

Според Позен, имейлът е една от най-големите бариери пред производителността: Хората „са затрупани от имейли; не знаят как да се справят с тях“. Той има правило да не прекарва всяка минута в проверка на имейли; вместо това, той се стреми да ги проверява само веднъж или два пъти на час и прекарва голяма част от това време, разглеждайки само темите на имейлите, за да определи какво всъщност си струва да се прочете.

2. Те се справят с нещата веднъж.

Позен използва стратегия, наречена „OHIO“, което означава „обработвай го само веднъж“. Имейлите, които си заслужават внимание, той обработва веднъж, като отговаря веднага щом ги прочете. И това е всичко – всичко е готово и обработено.

3. Те имат система за свършване на всичко.

Тони Хсие, изпълнителният директор на Zappos.com , чувствал, че прекарва цялото си време в отговаряне на имейли, но важни имейли все още оставали без отговор заради препълнената му пощенска кутия. Затова той изобретил техника, наречена „Yesterbox“, която по същество включва обработка на вчерашните имейли днес. Както той обяснява на yesterbox.com :

Хубавото на това е, че когато се събудите сутрин, знаете точно колко имейла трябва да обработите, усещате напредък, докато обработвате всеки имейл от вчера и го премахвате от входящата си поща, и всъщност има момент, в който не ви остават никакви имейли за обработка от вчера.

4. Те практикуват селективен перфекционизъм.

Да бъдеш перфекционист не е непременно лошо нещо – това често е ценена черта у един добър служител, казва Позен. Но това може да има обратен ефект, когато хората са перфекционисти за неща, които не изискват перфекционизъм. Вземете например онези дълги доклади, които трябва да предадете на работа, за които знаете, че никой никога не ги чете. Наистина ли си струва да харчите огромно количество време и усилия, за да ги направите перфектни? Вероятно не, казва той.

5. Те не се вглъбяват в това да „бъдат продуктивни“.

„Ако целта ви е да бъдете продуктивни, не се фокусирайте върху самата цел“, казва Грант. „Това просто не е мотивиращо. Кой се вълнува, като казва: „Днес свърших една допълнителна задача“?“ Вместо това той предлага да черпите мотивация от причината, поради която изпълнявате задачата, независимо дали става въпрос за работа, за да можете да печелите пари, за да издържате семейството си, или за изпълнение на допълнителна задача през деня, за да подкрепите колега, който се нуждае от помощ. „Започвате да мислите за това много по-малко като за скучна задача и много повече като за това да направите промяна за някого, на когото държите“, казва той.

6. Те са съвестни (но не прекалено).

Хората, които са съвестни – което означава, че са дисциплинирани, надеждни, организирани и ориентирани към постижения – са (не е изненадващо) едни от най-продуктивните хора, казва Грант. Въпреки това, идва момент, в който съвестността може да има обратен ефект. Той дава пример с писането: Ако трябва да напишете и да отстраните първия чернова, прекалената съвестност може да ви попречи да постигнете тази цел, защото ще прекарате твърде много време в мъчителни размисли за всяка дума и изречение. Продуктивните писатели, от друга страна, „склонни са да сядат, да напишат първия чернова и да го приберат, а когато се върнат към него, са с различно мислене“, обяснява той. Те усъвършенстват и подобряват работата, вместо да се потопят в създаването на перфектен първи чернова.

7. Те обръщат по-малко внимание на часовете, прекарани в работа, и повече внимание на работата, която са свършили.

Не става въпрос за броя часове, които влагате, а за това, което постигате. Позен казва, че работните места, които поставят твърде много фокус върху часовете, се тревожат за грешното нещо, тъй като акцентът им не е върху това, което се постига от служителите. „Това е историческа реликва, която е патерица за мениджърите и шефовете“, казва той. „Това ги кара да се чувстват така, сякаш хората наистина работят усилено и отговорно“, но всъщност не стига до това, към което хората са страстни и което постигат.

8. Те използват отчетността в своя полза.

Трябва да свършите нещо? Продуктивните хора не само ще планират време за работа по този проект, но и ще разкажат на някой друг за плановете си да го завършат като начин за самоналожена отговорност, казва Грант. „След това ще се притеснявате да не разочаровате този човек. Не искате да изглеждате като мързеливец, като нарушите ангажимента си“, казва той.

9. Те имат план за всеки възможен сценарий.

Ако лесно се разсейвате, Грант казва, че добра техника е да предвидите всички възможни разсейващи фактори и след това да измислите решения за избягването им.

10. Те канализират тревожността си към по-добро.

Тревожността от представянето може да бъде изтощителна. Въпреки че съветите за ситуации, включващи тревожност от представянето, обикновено включват известно повторение на „успокояване“, Грант всъщност препоръчва да направите обратното: да се заредите с енергия. „Това, което искате да направите, е да се съсредоточите върху това защо сте развълнувани от задачата, вместо да се опитвате да намалите чувството на тревожност“, казва той. „Когато се опитвате да намалите тревожността, е трудно да преминете от интензивна емоция към спокойна емоция.“

11. Те ​​са стратегически настроени в разговорите си със себе си.

По същата тема за преодоляване на тревожността от представянето, Грант предлага да не си казвате „Мога да го направя“, а вместо това да се запитате : „Мога ли да го направя?“. Това е така, защото с първата фраза е лесно да се самодоволим – хората „се чувстват добре, но ако си мислят, че могат да го направят, не се мотивират да се подготвят и да опитат“, казва той. Но когато хората казват „Мога ли да го направя?“, те се самомобилизират, защото трябва да измислят отговора как могат да го направят.

12. Те знаят, че редът в списъка със задачи е важен.

Не всички задачи са еднакви в списъка със задачи. Грант препоръчва да се започне с лесна задача, за да се даде усещане за инерция, след което да се премине към по-грандиозна или по-важна задача. По този начин положителната енергия от първата задача се пренася към втората. След това той препоръчва да се върнете към по-лесна задача, за да се освежите и да възвърнете усещането за напредък, преди да се върнете към по-трудна и по-отнемаща време задача.