生産性の高い人の12の習慣

時間を無駄にせず、もっと多くのことを成し遂げたいと思いませんか？そんなあなたのクラブへようこそ。

それでは、善意で目の前の仕事に集中しているにもかかわらず、なぜメールや週次レポートなどで行き詰まってしまうのでしょうか?

生産性を高める鍵は、自分の優先順位を知ることだと、ハーバード・ビジネス・スクールの経営学上級講師であるロバート・ポーゼン氏は指摘する。彼はフィデリティの元社長、MFSインベストメント・マネジメントの取締役会長を務め、『 Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours 』の著者であり、 個人の生産性を最大化する講座も教えている。

「生産的であるということは、何かに対して多くのことを成し遂げることを意味します。しかし、その『何か』とは何でしょうか？」とポゼン氏はハフポストに説明している。「生産性の高い料理人、教授、庭師、あるいは営業マンになることもできます。問題は、何を達成しようとしているのかということです。」

私たちは、ポゼン氏と、ペンシルバニア大学ウォートン校の経営学教授であり、『ギブ・アンド・テイク：成功への革命的アプローチ』の著者でもあるアダム・グラント氏に、生産性の高い人々の秘密の習慣を教えてもらいました。あなたもそうなら、生産性の高い人々になれるでしょう。

1. メールに縛られていない。

ポゼン氏によると、電子メールは生産性を阻む最大の障壁の一つだ。「人々は電子メールに圧倒され、どう対処すればいいのか分からない」のだ。彼は、毎分毎分を電子メールのチェックに費やさないというルールを設けている。その代わりに、1時間に1、2回だけチェックするようにし、その時間の大半は件名だけを見て、本当に読む価値のあるものかどうかを見極めることに費やすようにしている。

2. 物事を一度で処理します。

ポゼン氏は「OHIO」と呼ばれる戦略を採用しています。これは「一度だけ処理する」という意味です。注意を払う価値のあるメールについては、読んだらすぐに返信することで一度だけ処理します。そして、それで終わりです。

3. すべてを完了するためのシステムがあります。

Zappos.comのCEO、トニー・シェイ氏は、メールの返信にすべての時間を費やしているにもかかわらず、受信トレイが溢れかえっているため、重要なメールに返信できないことに悩んでいました。そこで彼は、「Yesterbox」と呼ばれるテクニックを考案しました。これは、昨日のメールを今日中に処理するというものです。彼はyesterbox.comで次のように説明しています。

この方法の素晴らしい点は、朝起きたときに、処理しなければならないメールの数を正確に把握し、昨日のメールを 1 通ずつ処理して受信トレイから削除していくことで進捗を実感でき、実際に昨日から処理しなければならないメールが 0 通になる時点もあることです。

4.選択的完璧主義を実践している。

完璧主義者であることは必ずしも悪いことではなく、優秀な従業員には高く評価される資質だとポゼン氏は言います。しかし、完璧主義を必要としない事柄において完璧主義者になると、逆効果になることもあります。例えば、職場で提出しなければならない、誰も読まないであろう長々とした報告書を考えてみましょう。それを完璧に仕上げるために、膨大な時間と労力を費やす価値は本当にあるのでしょうか？おそらくないだろう、とポゼン氏は言います。

5. 彼らは「生産的である」ことにこだわりません。

「生産性を高めることが目標なら、生産性を高めること自体に集中してはいけません」とグラント氏は言います。「それではモチベーションが上がりません。『今日はタスクを一つ増やせた』と言って喜ぶ人なんているでしょうか？」そうではなく、なぜそのタスクをするのかという理由からモチベーションを引き出すことをグラント氏は提案しています。家族を養うためにお金を稼ぐためであれ、助けが必要な同僚を支えるために日中にタスクを増やすためであれ、です。「退屈なタスクではなく、大切な人のために何かを生み出す仕事として捉えるようになるでしょう」と彼は言います。

6. 彼らは良心的である（ただし、行き過ぎではない）。

グラント氏によると、誠実な人、つまり規律正しく、信頼でき、計画性があり、成果志向の人は（当然のことながら）最も生産性の高い人の一部です。しかし、誠実さが裏目に出ることもあります。彼は執筆を例に挙げます。最初の草稿を書き上げて仕上げなければならない場合、誠実になりすぎると目標達成の妨げになります。なぜなら、一つ一つの単語や文章に悩みすぎて、あまりにも多くの時間を費やしてしまうからです。一方、生産性の高いライターは「座って最初の草稿を書き上げては、一旦置いておく傾向があります。そして、戻ってきたときには全く違う心境になっているのです」と彼は説明します。彼らは完璧な最初の草稿を作成することに没頭するのではなく、作品を洗練させ、改善していくのです。

7. 仕事に費やした時間よりも、自分が行った仕事に重点を置きます。

重要なのは、何時間働いたかではなく、何を達成したかだ。ポゼン氏は、労働時間を過度に重視する職場は、従業員が何を達成したかを重視していないため、間違ったことを心配している、と指摘する。「これは管理職や上司の心の支えになっている歴史的遺物だ」と彼は言う。「従業員が本当に一生懸命働き、責任感を持っていると感じさせる」が、従業員が何に情熱を注ぎ、何を達成したかという点には、実際には触れていないのだ。

8. 彼らは説明責任を自らの利益のために利用します。

何かを成し遂げたい？生産性の高い人は、そのプロジェクトに取り組む時間をスケジュールするだけでなく、自らに課した責任感として、プロジェクトを完遂するための計画を他の人に伝えるとグラント氏は言います。「そうすると、その人を失望させてしまうのではないかと心配になります。約束を破って怠け者と思われたくないのです」と彼は言います。

9. 彼らはあらゆる可能性のあるシナリオに対する計画を持っています。

気が散りやすい人には、気が散る原因を予測し、それを避ける解決策を考え出すのが良い方法だとグラント氏は言います。

10. 不安を良い方向に向ける。

パフォーマンス不安は、時に深刻な問題を引き起こします。パフォーマンス不安を抱える状況では、一般的に「落ち着け」というアドバイスが繰り返されますが、グラント氏はむしろその逆を推奨しています。「やる気を出す」のです。「不安感を軽減しようと努力するのではなく、なぜその仕事にワクワクしているのかに集中することが大切です」と彼は言います。「不安を軽減しようとすると、激しい感情からリラックスした感情へと切り替えるのが難しくなるのです。」

11. 彼らは戦略的に自分自身と対話します。

パフォーマンス不安を克服するという同じテーマで、グラント氏は「できる」と自分に言い聞かせるのではなく、「できるだろうか？」と自問することを提案しています。なぜなら、前者では自己満足に陥りやすいからです。「人は気分は良いのですが、できると思うと、準備して挑戦するモチベーションが上がらないのです」とグラント氏は言います。しかし、「できるだろうか？」と自問すると、人は自ら行動を起こします。なぜなら、どうすればできるかという答えを自ら考え出さなければならないからです。

12. ToDo リストの順序が重要であることを知っています。

ToDoリスト上のタスクはどれも同じではありません。グラント氏は、まずは簡単なタスクで勢いをつけ、それからより重要度の高いタスクへと移行することを推奨しています。そうすることで、最初のタスクで得たポジティブなエネルギーが次のタスクにも引き継がれます。そして、再び簡単なタスクに戻り、エネルギーを回復し、進歩を実感してから、より難しく時間のかかるタスクに戻ることを推奨しています。