Tabia 12 Za Watu Wenye Uzalishaji

Je, ungependa kupoteza muda mfupi na kufanya mengi zaidi? Karibu kwenye klabu.

Kwa hivyo ni kwa nini basi, tunapomaanisha vyema na kulenga kazi iliyopo, bado tunaweza kudhibiti kuchoshwa na mambo kama vile barua pepe na ripoti za kila wiki?

Ufunguo wa kuwa na tija ni kujua vipaumbele vyako, anabainisha Robert Pozen, mhadhiri mkuu wa usimamizi wa biashara katika Shule ya Biashara ya Harvard. Yeye pia ni rais wa zamani wa Uaminifu na mwenyekiti mtendaji wa Usimamizi wa Uwekezaji wa MFS, mwandishi wa " Uzalishaji Uliokithiri: Boresha Matokeo Yako, Punguza Saa Zako ," na hufundisha kozi za kuongeza tija ya kibinafsi .

Kuwa "kuzalisha kunamaanisha kupata mengi kuhusiana na kitu fulani. Lakini ni nini 'kitu'?" Pozen anaelezea HuffPost. "Unaweza kuwa mpishi mwenye tija, profesa, mtunza bustani [au] muuzaji. Swali ni ni nini unajaribu kufikia."

Tuliwauliza Pozen na Adam Grant, profesa wa usimamizi katika Shule ya Wharton katika Chuo Kikuu cha Pennsylvania na mwandishi wa " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success ," kushiriki tabia za siri za watu wenye tija -- ili nawe uwe mmoja.

1. Hazijafungwa kwa barua pepe.

Kulingana na Pozen, barua pepe ni mojawapo ya vikwazo vikubwa vya tija: Watu "wamezidiwa na barua pepe; hawajui jinsi ya kukabiliana nayo." Ana sheria ya kutotumia kila dakika kuangalia barua pepe; badala yake, yeye hujitahidi kuichunguza mara moja au mbili tu kwa saa, na kutumia muda mwingi wa wakati huo akitazama mada ili kujua ni nini hasa kinachofaa kusomwa.

2. Wanashughulikia mambo mara moja.

Pozen hutumia mkakati unaoitwa "OHIO," ambao unasimama kwa "kushughulikia mara moja tu." Kwa barua pepe zinazostahili kuzingatiwa, yeye huzishughulikia mara moja kwa kujibu mara tu anapoisoma. Na kisha ndivyo hivyo - imefanywa na kushughulikiwa.

3. Wana mfumo wa kufanya yote.

Tony Hsieh, Mkurugenzi Mtendaji wa Zappos.com , alihisi kama anatumia muda wake wote kujibu barua pepe, lakini barua pepe muhimu zilikuwa bado hazijajibiwa kwa sababu ya kikasha chake kilichojaa. Kwa hivyo, aligundua mbinu inayoitwa "Yesterbox," ambayo kimsingi inahusisha kushughulika na barua pepe za jana leo. Kama anavyoelezea kwenye yesterbox.com :

Jambo kuu kuhusu hili ni wakati unapoamka asubuhi, unajua ni barua pepe ngapi unapaswa kupitia, kuna hisia ya maendeleo unapochakata kila barua pepe ya jana na kuiondoa kwenye kikasha chako, na kwa kweli kuna wakati huna barua pepe sifuri zilizosalia kuchakatwa kuanzia jana.

4. Wanajizoeza kuchagua ukamilifu.

Kuwa mtu anayetaka ukamilifu si jambo baya -- mara nyingi ni sifa inayothaminiwa kwa mfanyakazi mzuri, Pozen anasema. Lakini inaweza kuwa mbaya wakati watu wanapendelea ukamilifu kwa mambo ambayo hayahitaji ukamilifu. Chukua, kwa mfano, ripoti hizo ndefu unazopaswa kuwasilisha kazini ambazo unajua hakuna mtu anayewahi kuzisoma. Je, kweli inafaa kutumia kiasi kikubwa cha muda na jitihada katika kuwafanya wakamilifu? Pengine si, anasema.

5. Hawafungi katika "kuwa na tija."

"Kama lengo lako ni kuwa na tija, usizingatie lengo la kuwa na tija," Grant anasema. "Siyo tu ya kutia motisha. Nani anafurahishwa na [kusema], 'Nimekamilisha kazi moja ya ziada leo'?" Badala yake, anapendekeza kupata motisha kutoka kwa sababu ya kwa nini unafanya kazi hiyo, iwe inahusisha kufanya kazi ili upate pesa za kutunza familia yako, au kufanya kazi ya ziada wakati wa mchana ili kusaidia mwenzako anayehitaji usaidizi. "Unaanza kuifikiria kidogo kama kazi hii ya kuchosha, na zaidi [ya] kama kufanya tofauti kwa mtu unayejali," anasema.

6. Ni waangalifu (lakini si hivyo kupita kiasi).

Watu ambao ni waangalifu -- kumaanisha kuwa wana nidhamu, wanaotegemewa, waliopangwa na wenye mwelekeo wa kufanikiwa -- ni (haishangazi) baadhi ya watu wenye tija zaidi, Grant anasema. Walakini, inafika wakati ambapo mwangalifu unaweza kurudisha nyuma. Anatoa mfano wa uandishi: Ikiwa unahitaji kupata rasimu ya kwanza kuandikwa na kutoka nje, kuwa mwangalifu sana kunaweza kusimama katika njia ya lengo hilo kwa sababu utatumia muda mwingi kuhangaika juu ya kila neno na sentensi. Waandishi wenye tija, kwa upande mwingine, "huwa wanakaa chini na kutunga rasimu ya kwanza na kuiweka kando, na wanapoirudia, wanakuwa na mawazo tofauti," aeleza. Wanaboresha na kuboresha kazi, badala ya kujikita katika kutoa rasimu bora ya kwanza.

7. Hawajali sana saa zinazotumika kufanya kazi, na wanazingatia zaidi kazi ambayo wamefanya.

Sio juu ya idadi ya masaa unayoweka, ni juu ya kile unachotimiza. Pozen anasema kwamba maeneo ya kazi ambayo huzingatia sana saa ni wasiwasi juu ya kitu kibaya, kwani mkazo wao sio juu ya kile kinachotimizwa na wafanyikazi. "Ni masalio ya kihistoria ambayo ni nguzo kwa wasimamizi na wakubwa," anasema. "Inawafanya wahisi kama watu wanafanya kazi kwa bidii na kuwajibika," lakini haifikii kile ambacho watu wana shauku na kutimiza.

8. Wanatumia uwajibikaji kwa manufaa yao.

Je, unahitaji kufanya kitu? Watu wenye tija hawatapanga tu muda wa kufanya kazi kwenye mradi huo, lakini pia watamwambia mtu mwingine kuhusu mipango yao ya kufanikisha mradi kama njia ya uwajibikaji wa kujitegemea, Grant anasema. "Halafu, utakuwa na wasiwasi wa kumwacha mtu huyo. Hutaki kuonekana kama mlegevu kwa kuvunja ahadi yako," anasema.

9. Wana mpango kwa kila hali inayowezekana.

Iwapo utakengeushwa kwa urahisi, Grant anasema mbinu nzuri ni kutazamia vikengeushi vyovyote vinavyowezekana kisha kupata suluhu za kuziepuka.

10. Wanaelekeza wasiwasi wao kwa bora.

Wasiwasi wa utendaji unaweza kudhoofisha. Ingawa ushauri kwa hali zinazohusisha wasiwasi wa utendaji kwa kawaida huhusisha kurudiwa kwa "tulia," Grant kwa hakika anapendekeza kufanya kinyume: Pata ufufuo. "Unachotaka kufanya ni kuzingatia kwa nini unafurahia kazi hiyo, badala ya kujaribu kupunguza hisia za wasiwasi," anasema. "Unapojaribu kupunguza wasiwasi, ni vigumu kutoka kwenye hisia kali hadi kwenye hisia iliyotulia."

11. Wana mikakati na maongezi yao binafsi.

Kwenye mada sawa ya kushinda wasiwasi wa utendaji, Grant pia anapendekeza usijiambie "Ninaweza," lakini badala yake ujiulize , "Je, ninaweza kuifanya?" Hiyo ni kwa sababu kwa maneno ya awali, ni rahisi kuridhika -- watu "wanajisikia vizuri, lakini kama wanafikiri wanaweza kufanya hivyo, hawapati motisha ya kujiandaa na kujaribu," anasema. Lakini watu wanaposema "Je! ninaweza kuifanya?" wanajipanga wenyewe, kwa sababu inabidi waje na jibu la jinsi wanavyoweza kufanya.

12. Wanajua mpangilio wa mambo ya orodha ya mambo ya kufanya.

Sio kazi zote zinazofanana kwenye orodha ya mambo ya kufanya. Grant anapendekeza kuanza na kazi rahisi ili kutoa hisia ya kasi, kisha kuendelea na kazi kubwa zaidi au muhimu zaidi. Kwa njia hiyo, nishati chanya kutoka kwa kazi ya kwanza hubeba hadi kazi ya pili. Kisha, anapendekeza kurudi kwenye kazi rahisi zaidi ili kufufua na kurejesha hisia ya maendeleo kabla ya kurudi kwenye kazi ngumu zaidi, inayotumia muda mwingi.