12 produktív Ember szokása

Bárcsak kevesebb időt pazaroltál volna, és többet csináltál volna? Üdv a klubban.

Akkor miért van az, hogy amikor jót akarunk és a feladatunkra koncentrálunk, mégis elakadhatunk olyan dolgokon, mint az e-mailek és a heti jelentések?

A produktivitás kulcsa a prioritások ismerete – jegyzi meg Robert Pozen, a Harvard Business School üzleti adminisztráció tanszékének vezető előadója. Emellett a Fidelity korábbi elnöke és az MFS Investment Management ügyvezető elnöke, az „ Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours” (Extrém termelékenység: Növeld az eredményeidet, csökkentsd a munkaóráidat ) című könyv szerzője, és a személyes termelékenység maximalizálásáról szóló kurzusokat is tart.

„Produktívnak lenni annyit tesz, mint sokat elvégezni valamihez képest. De mi is az a „valami”?” – magyarázza Pozen a HuffPostnak. „Lehetsz produktív szakács, professzor, kertész [vagy] értékesítő. A kérdés az, hogy mit próbálsz elérni.”

Megkértük Pozent és Adam Grantet, a Pennsylvaniai Egyetem Wharton Schooljának menedzsment professzorát és az „ Adj és kapj: Forradalmi megközelítés a sikerhez ” című könyv szerzőjét, hogy osszák meg veletek a produktív emberek titkos szokásait – hogy te is azzá válhass.

1. Nincsenek e-mailhez kötve.

Pozen szerint az e-mail az egyik legnagyobb akadály a termelékenység útjában: Az embereket „elárasztja az e-mailek sokasága; nem tudják, hogyan kezeljék azokat”. Van egy szabálya, hogy ne töltsön minden percet az e-mailek ellenőrzésével; ehelyett igyekszik óránként egyszer vagy kétszer megnézni őket, és ennek az időnek a nagy részét a tárgysorok átnézésével tölti, hogy eldöntse, mit érdemes elolvasni.

2. Egyszer intézik a dolgokat.

Pozen egy „OHIO” nevű stratégiát alkalmaz, ami a „csak egyszer kezeld” rövidítése. Azokat az e-maileket, amelyek érdemesek a figyelemre, egyszer kezeli, amint elolvasta őket, válaszolva rájuk. És ezzel kész is – a dolog le van intézve.

3. Van egy rendszerük arra, hogy mindent elintézzenek.

Tony Hsieh, a Zappos.com vezérigazgatója úgy érezte, hogy minden idejét e-mailek megválaszolásával tölti, mégis a fontos e-mailekre továbbra sem érkezett válasz a túlcsorduló postafiókja miatt. Ezért feltalált egy „Yesterbox” nevű technikát, amely lényegében a tegnapi e-mailek mai kezelését jelenti. Ahogy a yesterbox.com oldalon kifejti:

A nagyszerű dolog ebben az, hogy amikor reggel felkelsz, pontosan tudod, hogy hány e-mailt kell feldolgoznod, van egyfajta haladásérzet, ahogy feldolgozod a tegnapi e-maileket és eltávolítod őket a postaládádból, és valójában van egy pont, amikor már nincs feldolgozandó e-mailed a tegnapiakról.

4. Szelektív perfekcionizmust gyakorolnak.

A maximalista személyiség nem feltétlenül rossz dolog – Pozen szerint gyakran értékes tulajdonság egy jó alkalmazottban. De ez visszaüthet, ha az emberek olyan dolgokban maximalisták, amelyek nem igényelnek perfekcionizmust. Vegyük például azokat a hosszú jelentéseket, amelyeket be kell adni a munkahelyen, és amelyekről tudjuk, hogy senki sem olvassa el. Valóban megéri rengeteg időt és energiát pazarolni arra, hogy tökéletesek legyenek? Valószínűleg nem, mondja.

5. Nem ragadnak le a „produktivitás” gondolatától.

„Ha a célod a produktív élet, ne a produktívságra koncentrálj” – mondja Grant. „Ez egyszerűen nem motiváló. Ki lelkesedik amiatt, hogy azt mondod: »Ma elvégeztem egy plusz feladatot«?” Ehelyett azt javasolja, hogy a motivációt abból az okból merítsd, amiért elvégzed a feladatot, legyen szó akár arról, hogy azért dolgozol, hogy pénzt keress a családod eltartásához, akár egy plusz feladat elvégzéséről napközben, hogy támogass egy kollégádat, akinek segítségre van szüksége. „Sokkal kevésbé unalmas feladatként kezded gondolni rá, és sokkal inkább úgy, mint ami változást hoz valakinek, aki fontos neked” – mondja.

6. Lelkiismeretesek (de nem túlzottan).

Grant szerint a lelkiismeretes emberek – azaz fegyelmezettek, megbízhatóak, szervezettek és teljesítményorientáltak – (nem meglepő módon) a legproduktívabbak közé tartoznak. Eljön azonban a pont, amikor a lelkiismeretesség visszaüthet. Példaként az írást hozza fel: Ha meg kell írnod ​​az első vázlatot, és már nem kell útban lenned, a túlzott lelkiismeretesség akadályozhatja ezt a célt, mert túl sok időt töltesz minden egyes szó és mondat átgondolásával. A produktív írók ezzel szemben „hajlamosak leülni, bedobni az első vázlatot, eltenni, és amikor visszatérnek hozzá, már más a gondolkodásmódjuk” – magyarázza. Finomítják és javítják a munkát, ahelyett, hogy egy tökéletes első vázlat elkészítésébe merülnének.

7. Kevesebb figyelmet fordítanak a munkával töltött órákra, és többet az elvégzett munkájukra.

Nem a befektetett órák számáról van szó, hanem arról, hogy mit érsz el. Pozen szerint azok a munkahelyek, amelyek túlságosan a munkaórákra összpontosítanak, a rossz dolog miatt aggódnak, mivel nem arra helyezik a hangsúlyt, hogy mit érnek el az alkalmazottak. „Ez egy történelmi ereklye, amely mankóként szolgál a vezetők és a főnökök számára” – mondja. „Azt az érzést kelti bennük, hogy az emberek valóban keményen és felelősségteljesen dolgoznak”, de valójában nem jut el ahhoz, hogy mi iránt szenvedélyesek és mit érnek el az emberek.

8. A felelősségvállalást a saját előnyükre fordítják.

El kell végezni valamit? Grant szerint a produktív emberek nemcsak időt ütemeznek be a projektre, hanem másoknak is elmondják a terveiket a projekt befejezésére, önként vállalt felelősségvállalásként. „Aztán aggódni fogsz, hogy cserbenhagyod azt a személyt. Nem akarsz úgy tűnni, mint egy lustálkodó azzal, hogy megszeged a vállalásodat” – mondja.

9. Minden lehetséges forgatókönyvre van tervük.

Grant szerint ha könnyen elterelődik a figyelmed, jó módszer lehet előre látni a lehetséges zavaró tényezőket, majd megoldásokat találni azok elkerülésére.

10. Jobb irányba terelik a szorongásukat.

A teljesítményszorongás legyengítő lehet. Bár a teljesítményszorongással járó helyzetekre adott tanácsok jellemzően a „nyugalom” valamilyen ismétlését tartalmazzák, Grant valójában az ellenkezőjét javasolja: pörgesd fel a pörgést. „Ahelyett, hogy megpróbálnád csökkenteni a szorongás érzését, arra kell koncentrálnod, hogy miért vagy izgatott a feladat iránt” – mondja. „Amikor megpróbálod csökkenteni a szorongást, nehéz egy intenzív érzelemből egy ellazult érzelemmé válni.”

11. Stratégiai módon beszélnek önmagukról.

A teljesítményszorongás legyőzésének témájában Grant azt is javasolja, hogy ne azt mondogasd magadnak, hogy „Meg tudom csinálni”, hanem kérdezd meg magadtól: „Meg tudom csinálni?”. Ez azért van, mert az előbbi kifejezéssel könnyű önelégültté válni – az emberek „jól érzik magukat, de ha azt hiszik, hogy meg tudják csinálni, nem kapnak motivációt a felkészülésre és a próbálkozásra” – mondja. De amikor az emberek azt mondják: „Meg tudom csinálni?”, akkor önként mozgósítják magukat, mert ki kell találniuk a választ arra, hogyan tudják megcsinálni.

12. Tudják, hogy a teendőlista sorrendje számít.

Nem minden feladat egyforma egy teendőlistán. Grant azt javasolja, hogy kezdjünk egy könnyű feladattal, hogy lendületet adjunk, majd térjünk át egy nagyobb vagy fontosabb feladatra. Így az első feladat pozitív energiája átragad a másodikra. Ezután azt javasolja, hogy váltsunk vissza egy könnyebb feladatra, hogy feltöltődjünk és visszanyerjük a haladás érzését, mielőtt visszatérnénk egy nehezebb, időigényesebb feladathoz.