12 Tabiat Orang Produktif

Ingin anda membuang lebih sedikit masa dan melakukan lebih banyak masa? Selamat datang ke kelab.

Jadi, mengapa, apabila kita berniat baik dan fokus pada tugas yang ada, kita masih boleh terperangkap dengan perkara seperti e-mel dan laporan mingguan?

Kunci untuk menjadi produktif ialah mengetahui keutamaan anda, kata Robert Pozen, pensyarah kanan pentadbiran perniagaan di Harvard Business School. Beliau juga bekas presiden Fidelity dan pengerusi eksekutif Pengurusan Pelaburan MFS, pengarang " Produktiviti Melampau: Tingkatkan Keputusan Anda, Kurangkan Waktu Anda ," dan mengajar kursus tentang memaksimumkan produktiviti peribadi .

Menjadi "produktif bermakna melakukan banyak perkara berbanding sesuatu. Tetapi apakah 'sesuatu' itu?" Pozen menerangkan kepada HuffPost. "Anda boleh menjadi tukang masak yang produktif, profesor, tukang kebun [atau] jurujual. Persoalannya ialah apa yang anda cuba capai."

Kami meminta Pozen dan Adam Grant, seorang profesor pengurusan di Wharton School di University of Pennsylvania dan pengarang " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success ," untuk berkongsi tabiat rahsia orang yang produktif -- supaya anda juga boleh menjadi begitu.

1. Mereka tidak dirantai ke e-mel.

Menurut Pozen, e-mel ialah salah satu halangan terbesar kepada produktiviti: Orang ramai "terharu dengan e-mel; mereka tidak tahu bagaimana untuk menanganinya." Dia mempunyai peraturan untuk tidak menghabiskan setiap minit menyemak e-mel; sebaliknya, dia membuat satu titik untuk menyemaknya sekali atau dua kali sejam, dan menghabiskan banyak masa itu melihat hanya baris subjek untuk menentukan perkara yang sebenarnya patut dibaca.

2. Mereka mengendalikan sesuatu sekali.

Pozen menggunakan strategi yang dipanggil "OHIO," yang bermaksud "mengendalikannya sekali sahaja." Untuk e-mel yang bernilai perhatian, dia mengendalikannya sekali dengan membalas sebaik sahaja dia membacanya. Dan kemudian itu sahaja -- ia telah selesai dan dikendalikan.

3. Mereka mempunyai sistem untuk menyelesaikan semuanya.

Tony Hsieh, Ketua Pegawai Eksekutif Zappos.com , berasa seperti dia menghabiskan seluruh masanya untuk menjawab e-mel, namun e-mel penting masih tidak dijawab kerana peti masuknya yang melimpah. Jadi, dia mencipta teknik yang dipanggil "Yesterbox," yang pada asasnya melibatkan berurusan dengan e-mel semalam hari ini. Seperti yang dia jelaskan di yesterbox.com :

Perkara yang menarik tentang ini ialah apabila anda bangun pada waktu pagi, anda tahu dengan tepat berapa banyak e-mel yang perlu anda lalui, terdapat rasa kemajuan semasa anda memproses setiap e-mel dari semalam dan mengalih keluarnya daripada peti masuk anda, dan sebenarnya ada satu titik apabila anda mempunyai sifar e-mel lagi untuk diproses dari semalam.

4. Mereka mengamalkan kesempurnaan selektif .

Menjadi seorang perfeksionis tidak semestinya sesuatu yang buruk -- ia selalunya merupakan sifat yang dihargai dalam pekerja yang baik, kata Pozen. Tetapi ia boleh menjadi bumerang apabila orang perfeksionis untuk perkara yang tidak memerlukan kesempurnaan. Ambil, sebagai contoh, laporan panjang yang perlu anda serahkan di tempat kerja yang anda tahu tidak pernah dibaca oleh sesiapa pun. Adakah ia benar-benar berbaloi untuk menghabiskan banyak masa dan usaha untuk menjadikannya sempurna? Mungkin tidak, katanya.

5. Mereka tidak terlibat dalam "menjadi produktif."

"Jika matlamat anda adalah untuk menjadi produktif, jangan fokus pada matlamat untuk menjadi produktif," kata Grant. "Ia hanya tidak memotivasikan. Siapa yang teruja dengan [berkata], 'Saya mendapat satu tugas tambahan hari ini'?" Sebaliknya, dia mencadangkan menarik motivasi daripada sebab mengapa anda melakukan tugas itu, sama ada ia melibatkan kerja supaya anda boleh mendapatkan wang untuk menyara keluarga anda, atau melakukan tugas tambahan pada siang hari untuk menyokong rakan sekerja yang memerlukan bantuan itu. "Anda mula memikirkannya lebih kurang sebagai tugas yang membosankan ini, dan lebih banyak lagi [ia sebagai] membuat perubahan untuk seseorang yang anda sayangi," katanya.

6. Mereka teliti (tetapi tidak keterlaluan).

Orang yang teliti -- bermakna mereka berdisiplin, boleh dipercayai, teratur dan berorientasikan pencapaian -- adalah (tidak menghairankan) antara orang yang paling produktif, kata Grant. Walau bagaimanapun, ada satu titik di mana ketelitian boleh menjadi bumerang. Dia menawarkan contoh penulisan: Jika anda perlu menulis draf pertama dan diketepikan, sikap terlalu teliti boleh menghalang matlamat itu kerana anda akan menghabiskan terlalu banyak masa untuk menyeksa setiap perkataan dan ayat. Penulis yang produktif, sebaliknya, "cenderung untuk duduk dan mengeluarkan draf pertama dan menyimpannya, dan apabila mereka kembali kepadanya, mereka berada dalam pemikiran yang berbeza, " jelasnya. Mereka sedang memperhalusi dan menambah baik kerja, dan bukannya sibuk menghasilkan draf pertama yang sempurna.

7. Mereka kurang memberi perhatian kepada jam yang dihabiskan untuk bekerja, dan lebih banyak perhatian kepada kerja yang telah mereka lakukan.

Ini bukan tentang jumlah jam yang anda masukkan, ini tentang apa yang anda capai. Pozen mengatakan bahawa tempat kerja yang terlalu fokus pada waktu kerja membimbangkan tentang perkara yang salah, kerana penekanan mereka bukan pada apa yang dicapai oleh pekerja. "Ia adalah peninggalan bersejarah yang menjadi tongkat untuk pengurus dan bos," katanya. "Ia membuatkan mereka berasa seperti orang benar-benar bekerja keras dan bertanggungjawab," tetapi ia tidak benar-benar mencapai apa yang orang minati dan capai.

8. Mereka menggunakan akauntabiliti untuk kelebihan mereka.

Perlu melakukan sesuatu? Orang yang produktif bukan sahaja akan menjadualkan masa untuk bekerja pada projek itu, tetapi mereka juga akan memberitahu orang lain tentang rancangan mereka untuk menyelesaikan projek itu sebagai cara akauntabiliti yang dikenakan sendiri, kata Grant. "Kemudian, anda akan bimbang tentang mengecewakan orang itu. Anda tidak mahu kelihatan seperti pemalas dengan melanggar komitmen anda," katanya.

9. Mereka mempunyai rancangan untuk setiap senario yang mungkin.

Jika anda mudah terganggu, Grant berkata teknik yang baik ialah menjangka sebarang gangguan yang mungkin berlaku dan kemudian mencari penyelesaian untuk mengelakkannya.

10. Mereka menyalurkan kebimbangan mereka ke arah yang lebih baik.

Kebimbangan prestasi boleh melemahkan. Walaupun nasihat untuk situasi yang melibatkan kebimbangan prestasi biasanya melibatkan beberapa lelaran "bertenang", Grant sebenarnya mengesyorkan melakukan perkara yang bertentangan: Dapatkan semangat. "Apa yang anda mahu lakukan ialah memberi tumpuan kepada mengapa anda teruja dengan tugas itu, dan bukannya cuba mengurangkan perasaan cemas, " katanya. "Apabila anda cuba mengurangkan kebimbangan, sukar untuk beralih daripada emosi yang sengit kepada emosi yang santai."

11. Mereka strategik dengan bercakap diri mereka.

Mengenai topik yang sama untuk mengatasi kebimbangan prestasi, Grant juga mencadangkan supaya tidak memberitahu diri sendiri "Saya boleh melakukannya," tetapi sebaliknya bertanya kepada diri sendiri, "Bolehkah saya melakukannya?" Itu kerana dengan ungkapan dahulu, mudah untuk berpuas hati -- orang "berasa baik, tetapi jika mereka fikir mereka boleh melakukannya, mereka tidak bermotivasi untuk bersedia dan mencuba," katanya. Tetapi apabila orang berkata "Bolehkah saya melakukannya?" mereka menggerakkan diri, kerana mereka perlu mencari jawapan bagaimana mereka boleh melakukannya.

12. Mereka tahu susunan senarai tugasan itu penting.

Tidak semua tugas adalah sama pada senarai tugasan. Grant mengesyorkan bermula dengan tugas yang mudah untuk memberikan rasa momentum, kemudian beralih kepada tugas yang lebih besar atau lebih penting. Dengan cara itu, tenaga positif daripada tugasan pertama diteruskan ke tugasan kedua. Kemudian, dia mengesyorkan untuk beralih kembali kepada tugas yang lebih mudah untuk meremajakan dan mendapatkan semula rasa kemajuan sebelum kembali kepada tugas yang lebih sukar dan memakan masa.