12 Venjur Afkastamikils fólks

Viltu að þú sóaðir minni tíma og kæmist meira í verk? Velkominn í klúbbinn.

Hvers vegna getum við þá samt fest okkur í tölvupóstum og vikulegum skýrslum, jafnvel þótt við meinum vel og einbeittum okkur að verkefninu sem fyrir liggur?

Lykillinn að afkastamiklum einstaklingum er að þekkja forgangsröðun sína, segir Robert Pozen, dósent í viðskiptafræði við Harvard Business School. Hann er einnig fyrrverandi forseti Fidelity og framkvæmdastjóri MFS Investment Management, höfundur bókarinnar „ Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours “ og kennir námskeið um hámarksframleiðni .

„Að vera afkastamikill þýðir að fá mikið gert miðað við eitthvað. En hvað er „eitthvað“?“ útskýrir Pozen við HuffPost. „Þú gætir verið afkastamikill kokkur, prófessor, garðyrkjumaður [eða] sölumaður. Spurningin er hvað það er sem þú ert að reyna að ná fram.“

Við báðum Pozen og Adam Grant, prófessor í stjórnun við Wharton-skólann við Pennsylvaníuháskóla og höfund bókarinnar „ Give and Take: A Revolutionary Approach to Success “, að deila leynilegum venjum afkastamikils fólks – svo þú getir líka orðið einn af þeim.

1. Þau eru ekki keðjuð við tölvupóst.

Samkvæmt Pozen er tölvupóstur ein stærsta hindrunin fyrir framleiðni: Fólk „er yfirþyrmandi af tölvupósti; það veit ekki hvernig á að takast á við hann.“ Hann hefur þá reglu að eyða ekki hverri mínútu í að athuga tölvupóst; í staðinn leggur hann áherslu á að athuga hann aðeins einu sinni eða tvisvar á klukkustund og eyðir stórum hluta þess tíma í að skoða bara efnislínurnar til að ákvarða hvað er í raun þess virði að lesa.

2. Þeir takast á við hlutina einu sinni.

Pozen notar aðferð sem kallast „OHIO“, sem stendur fyrir „aðeins meðhöndla það einu sinni“. Fyrir tölvupósta sem eru athyglisverðir meðhöndlar hann þá einu sinni með því að svara þeim um leið og hann les þá. Og þá er það búið og búið.

3. Þau eru með kerfi til að klára allt.

Tony Hsieh, forstjóri Zappos.com , fannst eins og hann væri að eyða öllum sínum tíma í að svara tölvupósti, en mikilvægum tölvupóstum var samt ósvarað vegna yfirfulls pósthólfs hans. Þess vegna fann hann upp tækni sem kallast „Yesterbox“, sem í raun felst í að takast á við tölvupósta gærdagsins í dag. Eins og hann útskýrir á yesterbox.com :

Það frábæra við þetta er að þegar þú vaknar á morgnana veistu nákvæmlega hversu marga tölvupósta þú þarft að klára, það er tilfinning um framfarir þegar þú vinnur úr hverjum tölvupósti frá í gær og fjarlægir hann úr pósthólfinu þínu, og það kemur í raun að því að þú hefur núll tölvupósta eftir til að vinna úr frá í gær.

4. Þau iðka sértæka fullkomnunaráráttu.

Að vera fullkomnunarsinni er ekki endilega slæmt - það er oft verðmætur eiginleiki í góðum starfsmanni, segir Pozen. En það getur komið öfugt þegar fólk er fullkomnunarsinni í hlutum sem krefjast ekki fullkomnunaráráttu. Tökum sem dæmi þessar löngu skýrslur sem þú þarft að skila í vinnunni sem þú veist að enginn les nokkurn tímann. Er það virkilega þess virði að eyða miklum tíma og fyrirhöfn í að gera þær fullkomnar? Sennilega ekki, segir hann.

5. Þau láta sér ekki nægja að vera „afkastamikil“.

„Ef markmið þitt er að vera afkastamikill, þá skaltu ekki einblína á markmiðið um að vera afkastamikill,“ segir Grant. „Það er bara ekki hvetjandi. Hver verður spenntur fyrir því að [segja]: „Ég kláraði eitt aukaverkefni í dag“?“ Í staðinn leggur hann til að þú sækir hvatningu í ástæðuna fyrir því að þú ert að vinna verkefnið, hvort sem það felur í sér að vinna svo þú getir þénað peninga til að sjá fyrir fjölskyldunni þinni eða að vinna aukaverkefni yfir daginn til að styðja samstarfsmann sem þarfnast aðstoðarinnar. „Þú byrjar að hugsa miklu minna um það sem þetta leiðinlega verkefni og miklu meira um það sem að gera gæfumun fyrir einhvern sem þér þykir vænt um,“ segir hann.

6. Þau eru samviskusöm (en ekki of samviskusöm).

Fólk sem er samviskusamt – sem þýðir að það er agað, áreiðanlegt, skipulagt og afreksmiðað – er (ekki óvænt) meðal afkastamestu einstaklinganna, segir Grant. Hins vegar kemur að því að samviskusamleiki getur snúist gegn því. Hann nefnir dæmi um ritun: Ef þú þarft að fá fyrsta drög skrifað og úrelt, getur of mikil samviska staðið í vegi fyrir því markmiði vegna þess að þú eyðir of miklum tíma í að velta fyrir þér hverju orði og setningu. Afkastamiklir rithöfundar, hins vegar, „hafa tilhneigingu til að setjast niður og skrifa fyrsta drög og leggja þau til hliðar, og þegar þeir koma aftur að því, eru þeir með annað hugarfar,“ útskýrir hann. Þeir eru að fínpússa og bæta verkið í stað þess að festast í því að framleiða fullkomið fyrsta drög.

7. Þeir veita minni athygli þeim vinnustundum sem þeir eyða og meiri athygli því verki sem þeir hafa unnið.

Þetta snýst ekki um fjölda vinnustunda, heldur um það sem þú áorkar. Pozen segir að vinnustaðir sem leggja of mikla áherslu á vinnustundir séu að hafa áhyggjur af röngum hlutum, þar sem áherslan er ekki á það sem starfsmenn áorka. „Þetta er söguleg minjagripur sem er eins og hjálparhella fyrir stjórnendur og yfirmenn,“ segir hann. „Þetta fær þá til að finnast eins og fólk sé virkilega að vinna hörðum höndum og sé ábyrgt,“ en það nær ekki alveg að því hvað fólk hefur brennandi áhuga á og áorkar.

8. Þeir nota ábyrgð sér í hag.

Þarftu að klára eitthvað? Afkastamikið fólk mun ekki aðeins skipuleggja tíma til að vinna að verkefninu, heldur mun það einnig segja einhverjum öðrum frá áformum sínum um að klára verkefnið sem leið til sjálfskipaðrar ábyrgðar, segir Grant. „Þá munt þú hafa áhyggjur af því að valda þeim vonbrigðum. Þú vilt ekki líta út eins og letingi með því að brjóta skuldbindingu þína,“ segir hann.

9. Þau hafa áætlun fyrir allar mögulegar aðstæður.

Ef þú lætur auðveldlega trufla þig segir Grant að góð aðferð sé að sjá fyrir allar mögulegar truflanir og finna síðan lausnir til að forðast þær.

10. Þau beina kvíða sínum til hins betra.

Frammistöðukvíði getur verið lamandi. Þó að ráðleggingar í aðstæðum sem fela í sér frammistöðukvíða feli yfirleitt í sér einhverja endurtekningu á „róa sig niður“, mælir Grant í raun með því að gera hið gagnstæða: Fáðu meiri kraft. „Það sem þú vilt gera er að einbeita þér að því hvers vegna þú ert spenntur fyrir verkefninu, í stað þess að reyna að draga úr kvíða,“ segir hann. „Þegar þú reynir að draga úr kvíða er erfitt að fara frá mikilli tilfinningu yfir í afslappaða tilfinningu.“

11. Þau eru stefnumótandi í sjálfstali sínu.

Í sama efni um að sigrast á frammistöðukvíða leggur Grant einnig til að þú segir ekki við sjálfan þig „ég get þetta“ heldur spyrjir sjálfan þig: „Get ég þetta?“ Það er vegna þess að með fyrri orðasambandinu er auðvelt að verða sjálfsánægður - fólki „líður vel, en ef það heldur að það geti þetta, þá fær það ekki hvatningu til að undirbúa sig og reyna,“ segir hann. En þegar fólk spyr „Get ég þetta?“ þá virkjar það sig, því það verður að finna svarið við því hvernig það getur gert þetta.

12. Þau vita að röð verkefnalistans skiptir máli.

Ekki eru öll verkefni eins á verkefnalista. Grant mælir með því að byrja á auðveldu verkefni til að skapa tilfinningu fyrir skriðþunga og síðan færa sig yfir í stærra eða mikilvægara verkefni. Þannig flyst jákvæða orkan frá fyrsta verkefninu yfir í annað verkefnið. Síðan mælir hann með því að skipta aftur yfir í auðveldara verkefni til að endurnýja tilfinninguna fyrir framvindu áður en farið er aftur í erfiðara og tímafrekara verkefni.