12 Συνήθειες Παραγωγικών Ανθρώπων

Μακάρι να σπαταλούσατε λιγότερο χρόνο και να καταφέρνατε περισσότερα; Καλώς ήρθες στην ομάδα.

Γιατί, λοιπόν, όταν έχουμε καλές προθέσεις και είμαστε επικεντρωμένοι στην εργασία που έχουμε μπροστά μας, μπορούμε να καταφέρουμε να κολλήσουμε σε πράγματα όπως τα email και οι εβδομαδιαίες αναφορές;

Το κλειδί για να είσαι παραγωγικός είναι να γνωρίζεις τις προτεραιότητές σου, σημειώνει ο Robert Pozen, λέκτορας διοίκησης επιχειρήσεων στο Harvard Business School. Είναι επίσης πρώην πρόεδρος της Fidelity και εκτελεστικός πρόεδρος της MFS Investment Management, συγγραφέας του βιβλίου « Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours » και διδάσκει μαθήματα για τη μεγιστοποίηση της προσωπικής παραγωγικότητας .

«Το να είσαι παραγωγικός σημαίνει να κάνεις πολλά πράγματα σε σχέση με κάτι. Αλλά τι είναι το «κάτι»;» εξηγεί ο Πόζεν στην HuffPost. «Θα μπορούσες να είσαι παραγωγικός μάγειρας, καθηγητής, κηπουρός [ή] πωλητής. Το ερώτημα είναι τι προσπαθείς να πετύχεις».

Ζητήσαμε από τον Πόζεν και τον Άνταμ Γκραντ, καθηγητή μάνατζμεντ στη Σχολή Γουόρτον του Πανεπιστημίου της Πενσυλβάνια και συγγραφέα του βιβλίου « Give and Take: A Revolutionary Approach to Success », να μοιραστούν τις μυστικές συνήθειες των παραγωγικών ανθρώπων -- ώστε να μπορείτε κι εσείς να γίνετε ένας.

1. Δεν είναι αλυσοδεμένοι με email.

Σύμφωνα με τον Πόζεν, το email είναι ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια στην παραγωγικότητα: Οι άνθρωποι «κατακλύζονται από το email· δεν ξέρουν πώς να το διαχειριστούν». Έχει έναν κανόνα να μην ξοδεύει κάθε λεπτό ελέγχοντας το email. Αντίθετα, φροντίζει να το ελέγχει μόνο μία ή δύο φορές την ώρα και αφιερώνει μεγάλο μέρος αυτού του χρόνου κοιτάζοντας μόνο τις γραμμές θέματος για να καθορίσει τι αξίζει πραγματικά να διαβαστεί.

2. Χειρίζονται τα πράγματα μία φορά.

Ο Πόζεν εφαρμόζει μια στρατηγική που ονομάζεται «OHIO», που σημαίνει «χειρίσου το μόνο μία φορά». Για τα email που αξίζουν την προσοχή, τα χειρίζεται μία φορά, απαντώντας μόλις τα διαβάσει. Και αυτό είναι όλο -- όλα έχουν ολοκληρωθεί.

3. Έχουν ένα σύστημα για να τα κάνουν όλα.

Ο Tony Hsieh, Διευθύνων Σύμβουλος της Zappos.com , ένιωθε ότι ξόδευε όλο του τον χρόνο απαντώντας σε email, ωστόσο σημαντικά email εξακολουθούσαν να μην απαντώνται λόγω του υπερφορτωμένου φακέλου εισερχομένων του. Έτσι, εφηύρε μια τεχνική που ονομάζεται "Yesterbox", η οποία ουσιαστικά περιλαμβάνει την αντιμετώπιση των χθεσινών email σήμερα. Όπως εξηγεί στο yesterbox.com :

Το σπουδαίο με αυτό είναι ότι όταν ξυπνάς το πρωί, ξέρεις ακριβώς πόσα email έχεις να διαβάσεις, υπάρχει μια αίσθηση προόδου καθώς επεξεργάζεσαι κάθε email από χθες και το αφαιρείς από τα εισερχόμενά σου, και στην πραγματικότητα υπάρχει ένα σημείο που δεν έχεις απομείνει κανένα email από χθες για επεξεργασία.

4. Εφαρμόζουν επιλεκτική τελειομανία.

Το να είσαι τελειομανής δεν είναι απαραίτητα κακό -- είναι συχνά ένα πολύτιμο χαρακτηριστικό ενός καλού εργαζομένου, λέει ο Pozen. Αλλά μπορεί να γυρίσει μπούμερανγκ όταν οι άνθρωποι είναι τελειομανείς για πράγματα που δεν απαιτούν τελειομανία. Πάρτε, για παράδειγμα, εκείνες τις μακροσκελείς αναφορές που πρέπει να παραδώσετε στη δουλειά και ξέρετε ότι κανείς δεν τις διαβάζει ποτέ. Αξίζει πραγματικά να αφιερώσετε τόσο πολύ χρόνο και προσπάθεια για να τις κάνετε τέλειες; Πιθανώς όχι, λέει.

5. Δεν περιορίζονται στο να «είναι παραγωγικοί».

«Αν ο στόχος σας είναι να είστε παραγωγικοί, μην εστιάζετε στον στόχο της παραγωγικότητας», λέει ο Grant. «Απλώς δεν αποτελεί κίνητρο. Ποιος ενθουσιάζεται όταν λέει, "Έκανα μια επιπλέον εργασία σήμερα";» Αντίθετα, προτείνει να αντλήσετε κίνητρο από τον λόγο για τον οποίο κάνετε την εργασία, είτε πρόκειται για εργασία για να κερδίσετε χρήματα για να στηρίξετε την οικογένειά σας είτε για να κάνετε μια επιπλέον εργασία κατά τη διάρκεια της ημέρας για να στηρίξετε έναν συνάδελφο που χρειάζεται βοήθεια. «Αρχίζετε να το σκέφτεστε πολύ λιγότερο ως μια βαρετή εργασία και πολύ περισσότερο ως κάτι που κάνει τη διαφορά για κάποιον που σας ενδιαφέρει», λέει.

6. Είναι ευσυνείδητοι (αλλά όχι υπερβολικά).

Οι άνθρωποι που είναι ευσυνείδητοι - που σημαίνει ότι είναι πειθαρχημένοι, αξιόπιστοι, οργανωμένοι και προσανατολισμένοι στην επίτευξη - είναι (όπως ήταν αναμενόμενο) μερικοί από τους πιο παραγωγικούς ανθρώπους, λέει ο Grant. Ωστόσο, έρχεται ένα σημείο όπου η ευσυνειδησία μπορεί να γυρίσει μπούμερανγκ. Δίνει το παράδειγμα της γραφής: Αν χρειάζεται να γράψετε ένα πρώτο προσχέδιο και να το ξεπεράσετε, η υπερβολική ευσυνειδησία μπορεί να σταθεί εμπόδιο στην επίτευξη αυτού του στόχου, επειδή θα αφιερώσετε πολύ χρόνο αγωνιώντας για κάθε λέξη και πρόταση. Οι παραγωγικοί συγγραφείς, από την άλλη πλευρά, «τείνουν να κάθονται και να γράφουν ένα πρώτο προσχέδιο και να το αφήνουν στην άκρη, και όταν επιστρέφουν σε αυτό, έχουν διαφορετική νοοτροπία», εξηγεί. Βελτιώνουν και βελτιώνουν την εργασία, αντί να ασχολούνται με την παραγωγή ενός τέλειου πρώτου προσχεδίου.

7. Δίνουν λιγότερη προσοχή στις ώρες εργασίας και περισσότερη προσοχή στην εργασία που έχουν κάνει.

Δεν έχει σημασία ο αριθμός των ωρών που αφιερώνετε, αλλά τι καταφέρνετε. Ο Πόζεν λέει ότι οι χώροι εργασίας που δίνουν υπερβολική έμφαση στις ώρες εργασίας ανησυχούν για το λάθος πράγμα, καθώς η έμφαση δεν δίνεται σε αυτά που επιτυγχάνουν οι εργαζόμενοι. «Είναι ένα ιστορικό κειμήλιο που αποτελεί στήριγμα για τους διευθυντές και τα αφεντικά», λέει. «Τους κάνει να νιώθουν ότι οι άνθρωποι εργάζονται πραγματικά σκληρά και είναι υπεύθυνοι», αλλά δεν φτάνει πραγματικά σε αυτό για το οποίο οι άνθρωποι είναι παθιασμένοι και πετυχαίνουν.

8. Χρησιμοποιούν την υπευθυνότητα προς όφελός τους.

Χρειάζεται να ολοκληρώσετε κάτι; Οι παραγωγικοί άνθρωποι όχι μόνο θα προγραμματίσουν χρόνο για να εργαστούν σε αυτό το έργο, αλλά θα πουν επίσης σε κάποιον άλλο για τα σχέδιά τους να ολοκληρώσουν το έργο ως τρόπο αυτοεπιβαλλόμενης υπευθυνότητας, λέει ο Grant. «Στη συνέχεια, θα ανησυχείτε μήπως απογοητεύσετε αυτό το άτομο. Δεν θέλετε να φαίνεστε τεμπέλης αθετώντας τη δέσμευσή σας», λέει.

9. Έχουν ένα σχέδιο για κάθε πιθανό σενάριο.

Αν η προσοχή σας αποσπάται εύκολα, ο Γκραντ λέει ότι μια καλή τεχνική είναι να προβλέψετε τυχόν πιθανούς περισπασμούς και στη συνέχεια να βρείτε λύσεις για να τους αποφύγετε.

10. Διοχετεύουν το άγχος τους προς το καλύτερο.

Το άγχος απόδοσης μπορεί να είναι εξουθενωτικό. Παρόλο που οι συμβουλές για καταστάσεις που αφορούν το άγχος απόδοσης συνήθως περιλαμβάνουν κάποια επανάληψη της «ηρεμίας», ο Grant στην πραγματικότητα συνιστά να κάνετε το αντίθετο: Να αναζωογονηθείτε. «Αυτό που θέλετε να κάνετε είναι να εστιάσετε στο γιατί είστε ενθουσιασμένοι με την εργασία, αντί να προσπαθείτε να μειώσετε τα συναισθήματα άγχους», λέει. «Όταν προσπαθείτε να μειώσετε το άγχος, είναι δύσκολο να μεταβείτε από ένα έντονο συναίσθημα σε ένα χαλαρό συναίσθημα».

11. Είναι στρατηγικοί με την αυτοδιάθεσή τους.

Στο ίδιο θέμα, σχετικά με την καταπολέμηση του άγχους απόδοσης, ο Grant προτείνει επίσης να μην λέτε στον εαυτό σας «Μπορώ να το κάνω», αλλά να αναρωτιέστε «Μπορώ να το κάνω;». Αυτό συμβαίνει επειδή με την πρώτη φράση, είναι εύκολο να εφησυχάσετε -- οι άνθρωποι «νιώθουν καλά, αλλά αν νομίζουν ότι μπορούν να το κάνουν, δεν έχουν κίνητρο να προετοιμαστούν και να προσπαθήσουν», λέει. Αλλά όταν οι άνθρωποι λένε «Μπορώ να το κάνω;», αυτοκινητοποιούνται, επειδή πρέπει να βρουν την απάντηση για το πώς μπορούν να το κάνουν.

12. Ξέρουν ότι η σειρά της λίστας υποχρεώσεων έχει σημασία.

Δεν είναι όλες οι εργασίες ίδιες σε μια λίστα υποχρεώσεων. Ο Γκραντ συνιστά να ξεκινάτε με μια εύκολη εργασία για να δώσετε μια αίσθηση ορμής και στη συνέχεια να προχωράτε σε μια πιο μεγάλη ή πιο σημαντική εργασία. Με αυτόν τον τρόπο, η θετική ενέργεια από την πρώτη εργασία μεταφέρεται στη δεύτερη. Στη συνέχεια, συνιστά να επιστρέψετε σε μια ευκολότερη εργασία για να αναζωογονηθείτε και να ανακτήσετε μια αίσθηση προόδου πριν επιστρέψετε σε μια πιο δύσκολη, πιο χρονοβόρα εργασία.