12 návykov produktívnych ľudí

Praješ si, aby si strácal menej času a stihol viac? Vitaj v klube.

Prečo sa teda, aj keď to myslíme dobre a sústredíme sa na danú úlohu, stále dokážeme zahltiť vecami, ako sú e-maily a týždenné správy?

Kľúčom k produktivite je poznať svoje priority, poznamenáva Robert Pozen, vedúci prednášajúci obchodnej administratívy na Harvard Business School. Je tiež bývalým prezidentom spoločnosti Fidelity a výkonným predsedom MFS Investment Management, autorom knihy „ Extrémna produktivita: Zvýšte svoje výsledky, znížte počet hodín “ a vyučuje kurzy o maximalizácii osobnej produktivity .

„Byť produktívny znamená urobiť veľa vecí v porovnaní s niečím. Ale čo je to ‚niečo‘?“ vysvetľuje Pozen pre HuffPost. „Môžete byť produktívnym kuchárom, profesorom, záhradníkom [alebo] predajcom. Otázkou je, čo sa snažíte dosiahnuť.“

Požiadali sme Pozena a Adama Granta, profesora manažmentu na Wharton School na University of Pennsylvania a autora knihy „ Give and Take: A Revolutionary Approach to Success“ (Dávaj a ber: Revolučný prístup k úspechu ), aby sa s nami podelili o tajné návyky produktívnych ľudí – aby ste sa nimi mohli stať aj vy.

1. Nie sú pripútaní k e-mailu.

Podľa Pozena je e-mail jednou z najväčších prekážok produktivity: Ľudia „sú e-mailmi zahltení; nevedia, ako si s nimi poradiť.“ Má pravidlo, že netrávi každú minútu kontrolou e-mailov; namiesto toho si ich kontroluje len raz alebo dvakrát za hodinu a väčšinu tohto času venuje prezeraniu si iba predmetov správ, aby zistil, čo sa skutočne oplatí prečítať.

2. Riešia veci raz.

Pozen používa stratégiu s názvom „OHIO“, čo je skratka pre „spracovať iba raz“. E-maily, ktoré stoja za pozornosť, spracuje iba raz – odpovie hneď po prečítaní. A to je všetko – je to hotové a spracované.

3. Majú systém na to, aby to všetko zvládli.

Tony Hsieh, generálny riaditeľ spoločnosti Zappos.com , mal pocit, že všetok svoj čas trávi odpovedaním na e-maily, no dôležité e-maily stále zostávali nezodpovedané kvôli preplnenej schránke. Preto vynašiel techniku ​​s názvom „Yesterbox“, ktorá v podstate spočíva v riešení včerajších e-mailov dnes. Ako vysvetľuje na yesterbox.com :

Skvelé na tom je, že keď ráno vstanete, presne viete, koľko e-mailov musíte spracovať, cítite pokrok, keď spracujete každý e-mail zo včerajška a odstránite ho zo svojej schránky, a v skutočnosti nastane bod, keď vám zo včerajška nezostane žiadny e-mail na spracovanie.

4. Praktikujú selektívny perfekcionizmus.

Byť perfekcionistom nie je nevyhnutne zlá vec – často je to cenená vlastnosť dobrého zamestnanca, hovorí Pozen. Môže sa to však vypomstiť, keď sú ľudia perfekcionistami vo veciach, ktoré si perfekcionizmus nevyžadujú. Vezmime si napríklad tie dlhé správy, ktoré musíte odovzdať v práci a o ktorých viete, že ich nikto nikdy nečíta. Naozaj sa oplatí vynaložiť obrovské množstvo času a úsilia na ich dovedenie do dokonalosti? Pravdepodobne nie, hovorí.

5. Nenechajú sa zahltiť myšlienkou „byť produktívni“.

„Ak je vaším cieľom byť produktívny, nesústreďte sa na samotný cieľ,“ hovorí Grant. „Jednoducho to nemotivuje. Kto sa nadchne, keď povie: ‚Dnes som splnil jednu úlohu navyše‘?“ Namiesto toho navrhuje čerpať motiváciu z dôvodu, prečo danú úlohu robíte, či už ide o prácu, aby ste si zarobili peniaze na podporu svojej rodiny, alebo o vykonanie úlohy navyše počas dňa na podporu kolegu, ktorý pomoc potrebuje. „Začnete o tom premýšľať oveľa menej ako o nudnej úlohe a oveľa viac ako o tom, že robíte niečo pre niekoho, na kom vám záleží,“ hovorí.

6. Sú svedomití (ale nie prehnane).

Ľudia, ktorí sú svedomití – čo znamená, že sú disciplinovaní, spoľahliví, organizovaní a zameraní na úspech – patria (nie prekvapivo) medzi najproduktívnejších ľudí, hovorí Grant. Avšak príde bod, kedy sa svedomitosť môže vypomstiť. Uvádza príklad písania: Ak potrebujete napísať a zbaviť sa prvého návrhu, prílišná svedomitosť vám môže stáť v ceste tomuto cieľu, pretože strávite príliš veľa času trápením sa nad každým slovom a vetou. Produktívni spisovatelia na druhej strane „majú tendenciu si sadnúť, napísať prvý návrh a odložiť ho, a keď sa k nemu vrátia, sú v inom zmýšľaní,“ vysvetľuje. Namiesto toho, aby sa ponorili do vytvorenia dokonalého prvého návrhu, prácu zdokonaľujú a vylepšujú.

7. Venujú menej pozornosti hodinám stráveným prácou a viac pozornosti práci, ktorú vykonali.

Nejde o počet hodín, ktoré odpracujete, ale o to, čo dosiahnete. Pozen hovorí, že pracoviská, ktoré kladú príliš veľký dôraz na počet hodín, sa obávajú nesprávnej veci, pretože nekladú dôraz na to, čo zamestnanci dosahujú. „Je to historická pamiatka, ktorá je oporou pre manažérov a šéfov,“ hovorí. „Dáva im to pocit, že ľudia naozaj tvrdo pracujú a sú zodpovední,“ ale v skutočnosti sa to netýka toho, čo ľudí nadchýna a čo dosahujú.

8. Využívajú zodpovednosť vo svoj prospech.

Potrebujete niečo urobiť? Produktívni ľudia si nielen naplánujú čas na prácu na danom projekte, ale tiež povedia niekomu inému o svojich plánoch na dokončenie projektu ako spôsob, ako si sami prevzali zodpovednosť, hovorí Grant. „Potom sa budete obávať, že túto osobu sklamete. Nechcete predsa vyzerať ako flákač, ak porušíte svoj záväzok,“ hovorí.

9. Majú plán pre každý možný scenár.

Ak sa ľahko necháte rozptýliť, Grant hovorí, že dobrou technikou je predvídať akékoľvek možné rozptýlenia a potom prísť s riešeniami, ako sa im vyhnúť.

10. Svoju úzkosť usmerňujú k lepšiemu.

Úzkosť z výkonu môže byť oslabujúca. Aj keď rady pre situácie zahŕňajúce úzkosť z výkonu zvyčajne zahŕňajú určité opakovanie „upokojenia“, Grant v skutočnosti odporúča robiť opak: Naštartovať. „Chcete sa zamerať na to, prečo ste z úlohy nadšení, namiesto toho, aby ste sa snažili zmierniť pocity úzkosti,“ hovorí. „Keď sa snažíte znížiť úzkosť, je ťažké prejsť z intenzívnej emócie na uvoľnenú emóciu.“

11. Sú strategickí vo svojich vnútorných rozhovoroch.

V súvislosti s tou istou témou prekonania trémy z výkonu Grant tiež navrhuje, aby ste si nehovorili „Zvládnem to“, ale namiesto toho sa pýtali : „Zvládnem to?“ Je to preto, že pri prvej vete je ľahké sa uspokojiť s pocitom uspokojenia – ľudia „sa cítia dobre, ale ak si myslia, že to zvládnu, nie sú motivovaní sa pripraviť a skúsiť to,“ hovorí. Ale keď ľudia povedia „Zvládnem to?“, zmobilizujú sa, pretože musia prísť s odpoveďou na to, ako to dokážu.

12. Vedia, že poradie v zozname úloh je dôležité.

Nie všetky úlohy sú na zozname úloh rovnaké. Grant odporúča začať s jednoduchou úlohou, aby ste mali pocit dynamiky, a potom prejsť na väčšiu alebo dôležitejšiu úlohu. Takto sa pozitívna energia z prvej úlohy prenesie do druhej úlohy. Potom odporúča prejsť späť na jednoduchšiu úlohu, aby ste sa zregenerovali a znovu získali pocit pokroku, a až potom sa vrátiť k ťažšej a časovo náročnejšej úlohe.