12 Gewohnheiten Produktiver Menschen

Sie wünschten, Sie würden weniger Zeit verschwenden und mehr schaffen? Willkommen im Club.

Warum also kommt es vor, dass wir, obwohl wir es gut meinen und uns auf die anstehende Aufgabe konzentrieren, uns dennoch von Dingen wie E-Mails und Wochenberichten ablenken lassen?

Robert Pozen, Dozent für Betriebswirtschaftslehre an der Harvard Business School, betont, dass der Schlüssel zu Produktivität darin liegt, seine Prioritäten zu kennen. Er ist außerdem ehemaliger Präsident von Fidelity und Vorstandsvorsitzender von MFS Investment Management, Autor von „ Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours “ und unterrichtet Kurse zur Maximierung der persönlichen Produktivität .

„Produktivität bedeutet, im Verhältnis zu etwas viel zu schaffen. Aber was ist dieses ‚Etwas‘?“, erklärt Pozen gegenüber HuffPost. „Man kann ein produktiver Koch, Professor, Gärtner oder Verkäufer sein. Die Frage ist, was man erreichen will.“

Wir haben Pozen und Adam Grant, einen Professor für Management an der Wharton School der University of Pennsylvania und Autor von „ Geben und Nehmen: Ein revolutionärer Ansatz zum Erfolg “, gebeten, die geheimen Gewohnheiten produktiver Menschen preiszugeben – damit auch Sie einer werden können.

1. Sie sind nicht an E-Mails gefesselt.

Laut Pozen ist E-Mail eines der größten Produktivitätshindernisse: Die Menschen „fühlen sich von E-Mails überfordert; sie wissen nicht, wie sie damit umgehen sollen.“ Er selbst hat sich die Regel gesetzt, nicht jede Minute E-Mails zu checken; stattdessen prüft er sie nur ein- bis zweimal pro Stunde und verbringt dabei viel Zeit damit, sich nur die Betreffzeilen anzusehen, um zu entscheiden, was tatsächlich lesenswert ist.

2. Sie erledigen die Dinge nur einmal.

Pozen verfolgt eine Strategie namens „OHIO“, was für „nur einmal bearbeiten“ steht. Wichtige E-Mails beantwortet er sofort nach dem Lesen. Damit ist die Sache erledigt.

3. Sie haben ein System, um alles zu erledigen.

Tony Hsieh, der CEO von Zappos.com , hatte das Gefühl, seine gesamte Zeit mit dem Beantworten von E-Mails zu verbringen, doch wichtige Nachrichten blieben aufgrund seines überquellenden Posteingangs unbeantwortet. Deshalb entwickelte er die sogenannte „Yesterbox“-Technik, bei der man sich im Wesentlichen mit den E-Mails von gestern beschäftigt . Wie er auf yesterbox.com erklärt:

Das Tolle daran ist, dass man morgens genau weiß, wie viele E-Mails man bearbeiten muss, man hat ein Gefühl des Fortschritts, wenn man jede E-Mail vom Vortag bearbeitet und aus dem Posteingang entfernt, und es gibt tatsächlich einen Punkt, an dem man keine E-Mails mehr vom Vortag bearbeiten muss.

4. Sie praktizieren selektiven Perfektionismus.

Perfektionismus ist nicht unbedingt etwas Schlechtes – er ist oft eine geschätzte Eigenschaft guter Mitarbeiter, so Pozen. Doch er kann kontraproduktiv sein, wenn man bei Dingen perfektionistisch ist, die keinen Perfektionismus erfordern. Nehmen wir zum Beispiel die langen Berichte, die man im Job abgeben muss und von denen man weiß, dass sie niemand liest. Lohnt es sich wirklich, so viel Zeit und Mühe in deren Perfektionierung zu investieren? Wohl eher nicht, meint er.

5. Sie verlieren sich nicht in dem Gedanken, "produktiv zu sein".

„Wenn Ihr Ziel Produktivität ist, konzentrieren Sie sich nicht auf das Ziel der Produktivität“, sagt Grant. „Das motiviert einfach nicht. Wer freut sich schon darüber, sagen zu können: ‚Ich habe heute eine zusätzliche Aufgabe erledigt‘?“ Stattdessen schlägt er vor, die Motivation aus dem Grund für die jeweilige Aufgabe zu schöpfen, sei es, um Geld für den Lebensunterhalt der Familie zu verdienen oder um einem Kollegen, der Hilfe benötigt, im Laufe des Tages eine zusätzliche Aufgabe zu übernehmen. „Sie betrachten es dann viel weniger als langweilige Pflicht, sondern vielmehr als etwas, das Ihnen und Ihrem Angehörigen guttut“, sagt er.

6. Sie sind gewissenhaft (aber nicht übermäßig).

Menschen, die gewissenhaft sind – also diszipliniert, zuverlässig, organisiert und leistungsorientiert – gehören (wenig überraschend) zu den produktivsten, sagt Grant. Allerdings kann Gewissenhaftigkeit auch kontraproduktiv sein. Er nennt das Beispiel des Schreibens: Wenn man einen ersten Entwurf fertigstellen und hinter sich bringen will, kann übermäßige Gewissenhaftigkeit diesem Ziel im Wege stehen, weil man zu viel Zeit damit verbringt, über jedes Wort und jeden Satz zu grübeln. Produktive Autoren hingegen „setzen sich hin, schreiben einen ersten Entwurf und legen ihn beiseite. Wenn sie später darauf zurückkommen, sind sie in einer anderen Herangehensweise“, erklärt er. Sie verfeinern und verbessern den Text, anstatt sich in der Erstellung eines perfekten ersten Entwurfs zu verlieren.

7. Sie achten weniger auf die geleisteten Arbeitsstunden und mehr auf die geleistete Arbeit.

Es geht nicht um die geleisteten Stunden, sondern um die erzielten Ergebnisse. Pozen meint, dass Unternehmen, die sich zu sehr auf die Arbeitsstunden konzentrieren, sich um das Falsche sorgen, da ihr Fokus nicht auf den Leistungen der Mitarbeiter liegt. „Das ist ein Relikt aus vergangenen Zeiten, das Managern und Vorgesetzten als Krücke dient“, sagt er. „Es vermittelt ihnen das Gefühl, dass die Mitarbeiter wirklich hart arbeiten und Verantwortung übernehmen“, aber es geht nicht wirklich darum, wofür die Mitarbeiter brennen und was sie erreichen.

8. Sie nutzen Verantwortlichkeit zu ihrem Vorteil.

Sie müssen etwas erledigen? Produktive Menschen planen nicht nur Zeit für die Arbeit an diesem Projekt ein, sondern teilen ihre Pläne zur Umsetzung auch jemand anderem mit, um sich selbst zur Rechenschaft zu ziehen, so Grant. „Dann haben Sie keine Angst mehr, diese Person zu enttäuschen. Sie wollen ja nicht als Faulpelz dastehen, indem Sie Ihr Versprechen brechen“, sagt er.

9. Sie haben für jedes mögliche Szenario einen Plan.

Wenn man sich leicht ablenken lässt, empfiehlt Grant, mögliche Ablenkungen vorherzusehen und dann Lösungen zu entwickeln, um sie zu vermeiden.

10. Sie kanalisieren ihre Ängste in positive Bahnen.

Prüfungsangst kann lähmend sein. Obwohl Ratschläge in solchen Situationen meist eine Wiederholung von „Beruhige dich“ beinhalten, empfiehlt Grant genau das Gegenteil: sich richtig in Stimmung bringen. „Man sollte sich darauf konzentrieren, warum man sich auf die Aufgabe freut, anstatt zu versuchen, die Angstgefühle zu reduzieren“, sagt er. „Wenn man versucht, die Angst zu reduzieren, ist es schwer, von einem intensiven Gefühl zu einem entspannten zu gelangen.“

11. Sie gehen strategisch mit ihren Selbstgesprächen um.

Zum Thema Leistungsangst rät Grant außerdem, sich nicht zu sagen „Ich kann das“, sondern sich zu fragen : „Kann ich das schaffen?“ Denn bei der ersten Formulierung verfällt man leicht in Selbstzufriedenheit – man fühlt sich zwar gut, aber wenn man glaubt, es zu können, fehlt die Motivation, sich vorzubereiten und es zu versuchen, erklärt er. Fragt man sich hingegen „Kann ich das schaffen?“, wird man selbst motiviert, da man die Antwort auf die Frage finden muss, wie man es schaffen kann.

12. Sie wissen, dass die Reihenfolge der Aufgaben auf der To-Do-Liste wichtig ist.

Nicht alle Aufgaben auf einer To-do-Liste sind gleich. Grant empfiehlt, mit einer einfachen Aufgabe zu beginnen, um Schwung zu holen, und sich dann einer größeren oder wichtigeren Aufgabe zuzuwenden. So überträgt sich die positive Energie der ersten Aufgabe auf die zweite. Anschließend rät er, wieder zu einer leichteren Aufgabe zurückzukehren, um neue Energie zu tanken und das Gefühl des Fortschritts wiederzuerlangen, bevor man sich wieder einer schwierigeren, zeitaufwändigeren Aufgabe widmet.