12 Navika Produktivnih Ljudi

Želite li manje vremena gubiti, a više obaviti? Dobrodošli u klub.

Pa zašto onda, kada imamo dobre namjere i usredotočeni smo na zadatak koji je pred nama, ipak uspijemo biti zaglavljeni stvarima poput e-pošte i tjednih izvješća?

Ključ produktivnosti je poznavanje prioriteta, napominje Robert Pozen, viši predavač poslovne administracije na Harvard Business School. Također je bivši predsjednik tvrtke Fidelity i izvršni predsjednik MFS Investment Managementa, autor knjige " Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours " i predaje tečajeve o maksimiziranju osobne produktivnosti .

„Biti produktivan znači puno toga napraviti u odnosu na nešto. Ali što je to 'nešto'?“, objašnjava Pozen za HuffPost. „Mogli biste biti produktivni kuhar, profesor, vrtlar [ili] prodavač. Pitanje je što pokušavate postići.“

Zamolili smo Pozena i Adama Granta, profesora menadžmenta na Wharton School Sveučilišta u Pennsylvaniji i autora knjige " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success ", da podijele tajne navike produktivnih ljudi -- kako biste i vi mogli postati jedan od njih.

1. Nisu vezani za e-poštu.

Prema Pozenu, e-pošta je jedna od najvećih prepreka produktivnosti: Ljudi su „preplavljeni e-poštom; ne znaju kako se nositi s njom.“ Ima pravilo da ne provodi svaku minutu provjeravajući e-poštu; umjesto toga, trudi se provjeriti je samo jednom ili dvaput na sat, a većinu tog vremena provodi gledajući samo naslove kako bi utvrdio što se zapravo isplati pročitati.

2. Oni rješavaju stvari jednom.

Pozen koristi strategiju pod nazivom "OHIO", što je skraćenica od "obradi samo jednom". E-poruke koje su vrijedne pažnje obrađuje jednom tako što odgovara čim ih pročita. I to je to - gotovo je i obrađeno.

3. Imaju sustav za obavljanje svega.

Tony Hsieh, izvršni direktor tvrtke Zappos.com , osjećao je da svo vrijeme provodi odgovarajući na e-mailove, no važni e-mailovi i dalje su ostajali bez odgovora zbog pretrpanog inboxa. Stoga je izumio tehniku ​​pod nazivom "Yesterbox", koja u biti uključuje rješavanje jučerašnjih e-mailova danas. Kao što objašnjava na yesterbox.com :

Najbolje kod ovoga je što kad se ujutro probudite, točno znate koliko e-poruka morate obraditi, osjećate napredak dok obrađujete svaku e-poruku od jučer i uklanjate je iz pristigle pošte, a zapravo postoji i točka kada vam ne preostane nijedna e-poruka od jučer za obraditi.

4. Prakticiraju selektivni perfekcionizam.

Biti perfekcionist nije nužno loša stvar - to je često cijenjena osobina kod dobrog zaposlenika, kaže Pozen. Ali može se obiti o glavu kada su ljudi perfekcionisti za stvari koje ne zahtijevaju perfekcionizam. Uzmimo, na primjer, one duge izvještaje koje morate predati na poslu, a za koje znate da ih nitko nikada ne čita. Je li doista vrijedno trošiti ogromnu količinu vremena i truda da ih učinimo savršenima? Vjerojatno ne, kaže on.

5. Ne zaokupljaju se time da "budu produktivni".

„Ako vam je cilj biti produktivan, nemojte se usredotočiti na sam cilj“, kaže Grant. „To jednostavno nije motivirajuće. Tko se uzbuđuje kada kaže: 'Danas sam obavio jedan dodatni zadatak'?“ Umjesto toga, predlaže da motivaciju crpite iz razloga zašto obavljate zadatak, bilo da se radi o radu kako biste mogli zaraditi novac za uzdržavanje obitelji ili obavljanju dodatnog zadatka tijekom dana kako biste podržali kolegu kojem je potrebna pomoć. „Počinjete o tome puno manje razmišljati kao o dosadnom zadatku, a puno više [o tome] kao o tome da činite razliku za nekoga do koga vam je stalo“, kaže.

6. Savjesni su (ali ne pretjerano).

Ljudi koji su savjesni -- što znači da su disciplinirani, pouzdani, organizirani i orijentirani na postignuća -- (što nije iznenađujuće) su među najproduktivnijima, kaže Grant. Međutim, dođe do točke kada se savjesnost može obiti o glavu. Navodi primjer pisanja: Ako trebate napisati i riješiti prvu verziju, prevelika savjesnost može vam stajati na putu do tog cilja jer ćete previše vremena provesti mučeći se sa svakom riječju i rečenicom. Produktivni pisci, s druge strane, "sklone su sjesti, napisati prvu verziju i odložiti je, a kada se vrate na nju, imaju drugačiji način razmišljanja", objašnjava. Oni usavršavaju i poboljšavaju rad, umjesto da se udubljuju u izradu savršene prve verzije.

7. Manje pažnje posvećuju satima provedenim na radu, a više pažnje poslu koji su obavili.

Nije stvar u broju sati koje uložite, već u onome što postignete. Pozen kaže da radna mjesta koja previše naglašavaju sate brinu o pogrešnoj stvari, budući da njihov naglasak nije na onome što postižu zaposlenici. „To je povijesna relikvija koja je oslonac za menadžere i šefove“, kaže. „Zbog nje se osjećaju kao da ljudi stvarno rade naporno i odgovorno“, ali zapravo ne dolazi do onoga što ljude zanima i što postižu.

8. Koriste odgovornost u svoju korist.

Trebate nešto obaviti? Produktivni ljudi ne samo da će planirati vrijeme za rad na tom projektu, već će i nekome drugome reći o svojim planovima za dovršetak projekta kao način samopreuzimanja odgovornosti, kaže Grant. „Tada ćete se brinuti da ćete tu osobu iznevjeriti. Ne želite izgledati kao lijenčina ako prekršite svoju obvezu“, kaže on.

9. Imaju plan za svaki mogući scenarij.

Ako se lako ometate, Grant kaže da je dobra tehnika predvidjeti sve moguće distrakcije, a zatim smisliti rješenja za njihovo izbjegavanje.

10. Kanaliziraju svoju tjeskobu na bolje.

Anksioznost zbog performansi može biti iscrpljujuća. Iako savjet za situacije koje uključuju anksioznost zbog performansi obično uključuje neku vrstu "smirivanja", Grant zapravo preporučuje suprotno: Potaknite se. "Ono što želite učiniti jest usredotočiti se na to zašto ste uzbuđeni zbog zadatka, umjesto da pokušavate smanjiti osjećaje tjeskobe", kaže on. "Kada pokušavate smanjiti tjeskobu, teško je prijeći s intenzivne emocije na opuštenu emociju."

11. Strateški su u svom unutarnjem razgovoru.

Na istu temu o pobjedi nad anksioznošću zbog performansi, Grant također predlaže da si ne govorite "Mogu to", već da se umjesto toga zapitate : "Mogu li ja to?" To je zato što je s prvom frazom lako postati samozadovoljan - ljudi se "osjećaju dobro, ali ako misle da to mogu, ne motiviraju se za pripremu i pokušaj", kaže on. Ali kada ljudi kažu "Mogu li ja to?", oni se sami mobiliziraju jer moraju smisliti odgovor na pitanje kako to mogu učiniti.

12. Znaju da je redoslijed na popisu obaveza važan.

Nisu svi zadaci isti na popisu obaveza. Grant preporučuje da se krene s jednostavnim zadatkom kako bi se dao osjećaj zamaha, a zatim se prijeđe na veći ili važniji zadatak. Na taj se način pozitivna energija iz prvog zadatka prenosi na drugi. Zatim preporučuje povratak na lakši zadatak kako bi se osvježili i ponovno stekli osjećaj napretka prije nego što se vratite na teži, vremenski zahtjevniji zadatak.