高效人士的12个习惯

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那么，为什么当我们心怀善意并专注于手头的任务时，仍然会被电子邮件和每周报告等事情所困扰呢？

哈佛商学院工商管理高级讲师罗伯特·波岑指出，提高效率的关键在于明确优先事项。他曾任富达投资总裁和MFS投资管理公司执行董事长，著有《极致效率：提升业绩，减少工时》一书，并开设课程教授如何最大限度地提高个人效率。

“高效意味着相对于某个目标完成很多事情。但这个‘目标’是什么呢？”波岑向《赫芬顿邮报》解释道。“你可以是一位高效的厨师、教授、园丁或销售员。问题在于你想要达成什么目标。”

我们邀请了波岑和宾夕法尼亚大学沃顿商学院管理学教授、著有《付出与收获：通往成功的革命性方法》的亚当·格兰特，来分享高效人士的秘密习惯——这样你也能成为其中一员。

1. 他们不受电子邮件的束缚。

波岑认为，电子邮件是提高工作效率的最大障碍之一：人们“被电子邮件淹没，不知道该如何处理”。他给自己定了一条规矩：不要每分钟都查看邮件；相反，他坚持每小时只查看一到两次，并且把大部分时间都花在浏览邮件主题上，以此判断哪些邮件真正值得阅读。

2. 他们只处理一次事情。

波岑采用了一种名为“OHIO”的策略，意思是“只处理一次”。对于值得关注的邮件，他只处理一次，即读完后立即回复。然后就结束了——事情就此解决。

3. 他们有一套完成所有事情的系统。

Zappos.com的首席执行官谢家华 (Tony Hsieh) 感觉自己把所有时间都花在了回复邮件上，但由于收件箱爆满，许多重要的邮件仍然被忽略。于是，他发明了一种名为“Yesterbox”的技巧，其核心在于今天处理昨天的邮件。正如他在yesterbox.com 网站上解释的那样：

这样做的好处是，当你早上起床时，你确切地知道有多少封电子邮件需要处理，当你处理完昨天的每封电子邮件并将其从收件箱中删除时，你会感到一种成就感，而且实际上，最终你会处理完昨天遗留的一封电子邮件。

4. 他们奉行选择性完美主义。

波岑说，完美主义本身并不一定是坏事——它通常是优秀员工身上值得称道的品质。但如果人们在不需要完美主义的事情上追求完美，就会适得其反。例如，那些你必须提交的冗长报告，你知道根本没人会看。真的值得花费大量时间和精力去追求完美吗？波岑说，可能并不值得。

5. 他们不会执着于“提高效率”。

格兰特说：“如果你的目标是提高效率，那就不要把注意力放在提高效率这个目标本身。那样做根本无法激励你。谁会因为‘我今天多完成了一项任务’而感到兴奋呢？”他建议，你应该从完成任务的原因中汲取动力，无论是为了赚钱养家糊口而工作，还是为了帮助需要帮助的同事而额外付出。“这样你就不会再把它看作是一项枯燥乏味的任务，而是会把它看作是为你在乎的人做出贡献。”他说。

6. 他们认真负责（但又不会过分认真）。

格兰特说，认真负责的人——也就是自律、可靠、有条理且目标明确的人——（不出所料）往往是最高效的人之一。然而，认真负责有时也会适得其反。他以写作为例：如果你需要尽快完成初稿，过于认真反而会阻碍目标的达成，因为你会花费太多时间斟酌字句。而高效的写作者则“倾向于坐下来快速写出初稿，然后把它放在一边，等他们再次翻阅时，他们的心态已经完全不同了，”他解释道。他们会不断润色和改进作品，而不是执着于追求完美的初稿。

7. 他们不太关注工作时长，而更关注自己完成的工作。

重要的不是你投入了多少时间，而是你取得了什么成就。波岑表示，那些过分关注工时的工作场所其实找错了重点，因为他们关注的并非员工的实际工作成果。“这是一种过时的观念，是管理者和老板的拐杖，”他说，“它让他们觉得员工确实很努力、很负责，”但这并不能真正反映员工的热情所在和实际成就。

8. 他们利用问责制为自己谋利。

需要完成某项工作吗？格兰特说，高效的人不仅会安排时间来完成这个项目，还会把自己的计划告诉其他人，以此来督促自己履行承诺。“这样，你就会担心让那个人失望。你不想因为违背承诺而显得自己是个懒汉，”他说道。

9. 他们针对每一种可能出现的情况都制定了计划。

格兰特说，如果你容易分心，一个好方法是预先考虑任何可能的分心因素，然后想出避免这些因素的办法。

10. 他们将焦虑转化为积极的力量。

表演焦虑会让人精疲力竭。虽然针对表演焦虑的建议通常都包含“冷静下来”之类的说法，但格兰特实际上建议反其道而行之：让自己兴奋起来。“你应该专注于你对这项任务感到兴奋的原因，而不是试图减轻焦虑感，”他说。“当你试图减轻焦虑时，很难从强烈的情绪过渡到放松的情绪。”

11. 他们善于运用策略进行自我对话。

关于如何克服表演焦虑，格兰特还建议不要告诉自己“我能做到”，而是问自己“我能做到吗？”。这是因为前一种说法很容易让人变得自满——人们“感觉良好，但如果他们认为自己能做到，就不会有动力去准备和尝试，”他说。但当人们问自己“我能做到吗？”时，他们就会自我激励，因为他们必须找到自己能做到的方法。

12. 他们知道待办事项清单的顺序很重要。

待办事项清单上的任务并非都一样。格兰特建议先从简单的任务入手，建立动力，然后再处理更艰巨或更重要的任务。这样，第一个任务带来的积极能量就能延续到第二个任务中。之后，他建议再回到简单的任务中恢复精力，重新获得成就感，然后再去处理更难、更耗时的任务。