12 звичок продуктивних людей

Бажаєте витрачати менше часу та встигати більше? Ласкаво просимо до клубу.

То чому ж тоді, коли ми маємо добрі наміри та зосереджені на поточному завданні, ми все одно можемо загрузнути в таких речах, як електронні листи та щотижневі звіти?

Ключ до продуктивності — це знання своїх пріоритетів, зазначає Роберт Позен, старший викладач ділового адміністрування в Гарвардській бізнес-школі. Він також є колишнім президентом Fidelity та виконавчим головою MFS Investment Management, автором книги « Надзвичайна продуктивність: підвищте свої результати, скоротіть свої години » та викладає курси з максимізації особистої продуктивності .

«Бути продуктивним означає робити багато справ у певному сенсі. Але що це за «щось»?» — пояснює Позен HuffPost. «Ви можете бути продуктивним кухарем, професором, садівником [або] продавцем. Питання в тому, чого саме ви намагаєтеся досягти».

Ми попросили Позена та Адама Гранта, професора менеджменту у Вортонській школі при Пенсильванському університеті та автора книги « Давай і бери: революційний підхід до успіху », поділитися секретними звичками продуктивних людей, щоб ви також могли стати одними з них.

1. Вони не прив'язані до електронної пошти.

За словами Позена, електронна пошта є однією з найбільших перешкод для продуктивності: люди «перевантажені електронною поштою; вони не знають, як з нею поводитися». У нього є правило не витрачати кожну хвилину на перевірку електронної пошти; натомість він намагається перевіряти її лише раз або двічі на годину, і більшу частину цього часу він витрачає лише на теми листів, щоб визначити, що насправді варто прочитати.

2. Вони справляються з речами один раз.

Позен використовує стратегію під назвою «OHIO», що розшифровується як «обробити лише один раз». Електронні листи, які варті уваги, він обробляє один раз, відповідаючи одразу після прочитання. І на цьому все — справа зроблена та оброблена.

3. У них є система для виконання всього.

Тоні Хсіє, генеральний директор Zappos.com , відчував, що весь свій час витрачає на відповіді на електронні листи, проте важливі листи все одно залишалися без відповіді через переповнену поштову скриньку. Тож він винайшов техніку під назвою «Yesterbox», яка по суті передбачає роботу з вчорашніми електронними листами сьогодні. Як він пояснює на yesterbox.com :

Найкраще в цьому те, що коли ви прокидаєтеся вранці, ви точно знаєте, скільки листів вам потрібно обробити, є відчуття прогресу, коли ви обробляєте кожен лист від учора та видаляєте його з папки "Вхідні", і насправді настає момент, коли у вас не залишається жодного листа від учора для обробки.

4. Вони практикують вибірковий перфекціонізм.

Бути перфекціоністом не обов'язково погано — це часто цінна риса хорошого працівника, каже Позен. Але це може мати зворотний ефект, коли люди є перфекціоністами в речах, які не потребують перфекціонізму. Візьмемо, наприклад, ті довгі звіти, які ви маєте здавати на роботі, і які, як ви знаєте, ніхто ніколи не читає. Чи справді варто витрачати величезну кількість часу та зусиль на те, щоб зробити їх ідеальними? Напевно, ні, каже він.

5. Вони не зациклюються на «продуктивності».

«Якщо ваша мета — бути продуктивним, не зосереджуйтесь на самій меті», — каже Грант. «Це просто не мотивує. Хто ж радіє, [сказавши]: «Я сьогодні виконав одне додаткове завдання»?» Натомість він пропонує черпати мотивацію з причини , чому ви виконуєте це завдання, незалежно від того, чи це пов’язано з роботою, щоб заробляти гроші на утримання сім’ї, чи з виконанням додаткового завдання протягом дня, щоб підтримати колегу, який потребує допомоги. «Ви починаєте думати про це набагато менше як про нудне завдання, і набагато більше [про це] як про щось корисне для когось, хто вам небайдужий», — каже він.

6. Вони сумлінні (але не надто).

Люди, які є сумлінними – тобто дисциплінованими, надійними, організованими та орієнтованими на досягнення – є (що не дивно) одними з найпродуктивніших людей, каже Грант. Однак настає момент, коли сумлінність може мати зворотний ефект. Він наводить приклад письма: якщо вам потрібно написати перший чернетку та розібратися, надмірна сумлінність може стати на заваді досягненню цієї мети, оскільки ви витратите забагато часу на муки над кожним словом і реченням. Продуктивні письменники, з іншого боку, «схильні сісти, написати перший чернетку та відкласти її, а коли вони повертаються до неї, вони мають інший менталітет», пояснює він. Вони вдосконалюють та покращують роботу, замість того, щоб заглиблюватися у створення ідеального першого чернетки.

7. Вони менше уваги приділяють годинам, витраченим на роботу, і більше уваги приділяють виконаній роботі.

Річ не в кількості годин, які ви відпрацьовуєте, а в тому, чого ви досягаєте. Позен каже, що компанії, які занадто багато уваги приділяють годинам, турбуються не про що, оскільки їхній акцент робиться не на досягненнях працівників. «Це історична реліквія, яка є опорою для менеджерів та начальників», – каже він. «Це дає їм відчуття, що люди справді наполегливо працюють і несуть відповідальність», але насправді це не стосується того, чим люди захоплені та чого досягають.

8. Вони використовують підзвітність на свою користь.

Потрібно щось зробити? Продуктивні люди не лише плануватимуть час для роботи над цим проєктом, але й розповідатимуть комусь іншому про свої плани щодо його завершення, щоб взяти на себе відповідальність, каже Грант. «Тоді ви будете хвилюватися, що підведете цю людину. Ви ж не хочете виглядати ледарем, порушивши свою обіцянку», – каже він.

9. У них є план на кожен можливий сценарій.

Якщо ви легко відволікаєтеся, Грант каже, що гарна техніка — це передбачити будь-які можливі відволікаючі фактори, а потім придумати рішення для їх уникнення.

10. Вони спрямовують свою тривогу на краще.

Тривога перед продуктивністю може бути виснажливою. Хоча поради щодо ситуацій, пов’язаних із тривогою перед продуктивністю, зазвичай передбачають певне «заспокоєння», Грант насправді рекомендує робити навпаки: налаштуйтеся. «Вам потрібно зосередитися на тому, чому ви раді завданню, замість того, щоб намагатися зменшити почуття тривоги», – каже він. «Коли ви намагаєтеся зменшити тривогу, важко перейти від інтенсивних емоцій до розслаблених».

11. Вони стратегічно підходять до розмов всередині себе.

Говорячи про подолання тривоги перед продуктивністю, Грант також пропонує не казати собі «Я можу це зробити», а натомість запитати себе: «Чи можу я це зробити?». Це тому, що з першою фразою легко розслабитися – люди «почуваються добре, але якщо вони думають, що можуть це зробити, вони не мотивовані готуватися та пробувати», каже він. Але коли люди кажуть: «Чи можу я це зробити?», вони самомобілізуються, бо їм потрібно знайти відповідь на питання, як вони можуть це зробити.

12. Вони знають, що порядок у списку справ має значення.

Не всі завдання у списку справ однакові. Грант рекомендує починати з легкого завдання, щоб створити відчуття імпульсу, а потім переходити до більш масштабного або важливого. Таким чином, позитивна енергія від першого завдання переноситься на друге. Потім він рекомендує повернутися до легшого завдання, щоб відновити сили та відчуття прогресу, перш ніж повертатися до складнішого, більш трудомісткого завдання.