12 nawyków Produktywnych Ludzi

Chciałbyś tracić mniej czasu i zrobić więcej? Witamy w klubie.

Dlaczego więc, mimo dobrych intencji i skupienia na zadaniu, zdarza się, że mimo wszystko dajemy się pochłonąć sprawom takim jak e-maile czy cotygodniowe raporty?

Kluczem do produktywności jest znajomość swoich priorytetów, zauważa Robert Pozen, starszy wykładowca administracji biznesowej w Harvard Business School. Jest on również byłym prezesem Fidelity i prezesem wykonawczym MFS Investment Management, autorem książki „ Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours ” i prowadzi kursy dotyczące maksymalizacji produktywności osobistej .

Bycie „produktywnym oznacza robienie wielu rzeczy w stosunku do czegoś. Ale czym jest to „coś”?” – wyjaśnia Pozen w wywiadzie dla HuffPost. „Możesz być produktywnym kucharzem, profesorem, ogrodnikiem [lub] sprzedawcą. Pytanie brzmi, co chcesz osiągnąć”.

Poprosiliśmy Pozena i Adama Granta, profesora zarządzania w Wharton School na Uniwersytecie Pensylwanii i autora książki „ Give and Take: A Revolutionary Approach to Success ”, aby podzielili się z nami tajnymi nawykami produktywnych ludzi – dzięki temu i ty możesz stać się jednym z nich.

1. Nie są przywiązani do poczty elektronicznej.

Według Pozena poczta elektroniczna stanowi jedną z największych barier ograniczających produktywność: Ludzie „są przytłoczeni pocztą elektroniczną; nie wiedzą, jak sobie z nią radzić”. Ma on zasadę, że nie spędza każdej minuty na sprawdzaniu poczty; zamiast tego stara się sprawdzać ją tylko raz lub dwa razy na godzinę, poświęcając większość tego czasu na przeglądanie samych tytułów wiadomości, aby określić, co faktycznie warto przeczytać.

2. Zajmują się sprawami tylko raz.

Pozen stosuje strategię zwaną „OHIO”, co oznacza „załatw to tylko raz”. W przypadku e-maili, które zasługują na uwagę, odpowiada na nie natychmiast po przeczytaniu. I to wszystko – sprawa załatwiona.

3. Mają system, który pozwala to wszystko zrobić.

Tony Hsieh, prezes Zappos.com , miał wrażenie, że spędza cały swój czas na odpowiadaniu na e-maile, a mimo to ważne wiadomości wciąż pozostawały bez odpowiedzi z powodu przepełnionej skrzynki odbiorczej. Wynalazł więc technikę zwaną „Yesterbox”, która w zasadzie polega na zajmowaniu się wczorajszymi e-mailami dzisiaj. Jak wyjaśnia na yesterbox.com :

Najlepsze w tym wszystkim jest to, że kiedy wstajesz rano, dokładnie wiesz, ile e-maili musisz przetworzyć, masz poczucie postępu, gdy przetwarzasz każdego maila z wczoraj i usuwasz go ze skrzynki odbiorczej, a przychodzi taki moment, że nie masz już żadnego maila z wczoraj do przetworzenia.

4. Praktykują selektywny perfekcjonizm.

Bycie perfekcjonistą niekoniecznie jest czymś złym – często jest to ceniona cecha u dobrego pracownika, mówi Pozen. Może się jednak obrócić przeciwko nam, gdy jesteśmy perfekcjonistami w sprawach, które nie wymagają perfekcjonizmu. Weźmy na przykład te długie raporty, które musisz oddać w pracy, a o których wiesz, że nikt ich nigdy nie przeczyta. Czy naprawdę warto poświęcać mnóstwo czasu i wysiłku, aby były idealne? Prawdopodobnie nie, mówi.

5. Nie skupiają się na „byciu produktywnym”.

„Jeśli twoim celem jest produktywność, nie skupiaj się na niej” – mówi Grant. „To po prostu nie motywuje. Kto się ekscytuje, mówiąc: »Dziś zrobiłem jedno dodatkowe zadanie«?”. Zamiast tego sugeruje czerpanie motywacji z powodu, dla którego wykonujesz dane zadanie, niezależnie od tego, czy chodzi o pracę, aby zarobić pieniądze na utrzymanie rodziny, czy o wykonanie dodatkowego zadania w ciągu dnia, aby wesprzeć kolegę, który potrzebuje pomocy. „Zaczynasz myśleć o tym znacznie mniej jako o nudnym zadaniu, a znacznie bardziej jako o [tym], co ma znaczenie dla kogoś, na kim ci zależy” – mówi.

6. Są sumienni (ale nie przesadnie).

Osoby sumienne – czyli zdyscyplinowane, godne zaufania, zorganizowane i nastawione na osiągnięcia – należą (co nie dziwi) do najbardziej produktywnych, twierdzi Grant. Jednak nadchodzi moment, w którym sumienność może przynieść odwrotny skutek. Jako przykład podaje pisanie: Jeśli musisz mieć gotowy pierwszy szkic, nadmierna sumienność może stanąć na drodze do tego celu, ponieważ spędzisz zbyt wiele czasu na roztrząsaniu każdego słowa i zdania. Z drugiej strony, produktywni pisarze „mają tendencję do siadania, pisania pierwszego szkicu i odkładania go na bok, a kiedy do niego wracają, są w innym stanie umysłu”, wyjaśnia. Dopracowują i ulepszają swoją pracę, zamiast skupić się na stworzeniu idealnego pierwszego szkicu.

7. Przywiązują mniejszą wagę do czasu spędzonego w pracy, a większą do pracy, którą wykonali.

Nie chodzi o liczbę przepracowanych godzin, ale o to, co osiągasz. Pozen twierdzi, że miejsca pracy, które zbyt mocno koncentrują się na godzinach, martwią się o niewłaściwe rzeczy, ponieważ nie kładą nacisku na osiągnięcia pracowników. „To zabytek, który jest podporą dla menedżerów i szefów” – mówi. „Sprawia, że ​​czują, że ludzie naprawdę ciężko pracują i ponoszą odpowiedzialność”, ale nie oddaje w pełni pasji i osiągnięć pracowników.

8. Wykorzystują odpowiedzialność na swoją korzyść.

Trzeba coś zrobić? Produktywni ludzie nie tylko zaplanują czas na pracę nad projektem, ale także powiedzą komuś innemu o swoich planach jego realizacji, aby wziąć na siebie odpowiedzialność – mówi Grant. „Wtedy będziesz się martwić, że kogoś zawiedziesz. Nie chcesz przecież wyjść na leniucha, łamiąc swoje zobowiązanie” – dodaje.

9. Mają plan na każdy możliwy scenariusz.

Grant twierdzi, że jeśli łatwo się rozpraszasz, dobrą metodą jest przewidzenie wszelkich możliwych rozproszeń i opracowanie rozwiązań pozwalających ich uniknąć.

10. Kierują swój niepokój ku lepszemu.

Lęk przed wystąpieniem może być wyniszczający. Chociaż porady dotyczące sytuacji związanych z lękiem przed wystąpieniem zazwyczaj zawierają jakąś formę „uspokojenia się”, Grant w rzeczywistości zaleca zrobienie czegoś przeciwnego: naładowanie się energią. „Chcesz skupić się na tym, dlaczego jesteś podekscytowany zadaniem, zamiast próbować zmniejszyć uczucie lęku” – mówi. „Kiedy próbujesz zmniejszyć lęk, trudno jest przejść od intensywnej emocji do stanu relaksu”.

11. Są strategiczni w swoim dialogu wewnętrznym.

W tym samym temacie pokonywania lęku przed wystąpieniem, Grant sugeruje również, aby nie mówić sobie „Dam radę”, ale zamiast tego zadać sobie pytanie: „Czy dam radę?”. Dzieje się tak, ponieważ w przypadku pierwszego sformułowania łatwo popaść w samozadowolenie – ludzie „czują się dobrze, ale jeśli myślą, że mogą to zrobić, nie mają motywacji do przygotowań i prób” – mówi. Kiedy jednak ludzie mówią „Czy dam radę?”, mobilizują się, ponieważ muszą znaleźć odpowiedź na pytanie, jak to zrobić.

12. Wiedzą, że kolejność zadań na liście ma znaczenie.

Nie wszystkie zadania na liście rzeczy do zrobienia są takie same. Grant zaleca rozpoczęcie od łatwego zadania, aby nadać mu rozpędu, a następnie przejście do większego lub ważniejszego zadania. W ten sposób pozytywna energia z pierwszego zadania przenosi się na drugie. Następnie zaleca powrót do łatwiejszego zadania, aby się zregenerować i odzyskać poczucie postępu, zanim wróci się do trudniejszego, bardziej czasochłonnego zadania.