12 hábitos De La Gente Productiva

¿Te gustaría perder menos tiempo y hacer más? Bienvenido al club.

Entonces, ¿por qué, cuando tenemos buenas intenciones y estamos concentrados en la tarea que tenemos entre manos, podemos vernos aún atascados por cosas como los correos electrónicos y los informes semanales?

La clave para ser productivo reside en conocer tus prioridades, señala Robert Pozen, profesor titular de administración de empresas en la Harvard Business School. También es expresidente de Fidelity y presidente ejecutivo de MFS Investment Management, autor de " Productividad extrema: Mejora tus resultados, reduce tus horas " e imparte cursos sobre cómo maximizar la productividad personal .

Ser productivo significa hacer mucho en relación con algo. Pero ¿qué es ese "algo"?, explica Pozen a HuffPost. "Podrías ser un cocinero, profesor, jardinero o vendedor productivo. La cuestión es qué es lo que intentas lograr".

Pedimos a Pozen y a Adam Grant, profesor de administración en la Escuela Wharton de la Universidad de Pensilvania y autor de " Dar y recibir: un enfoque revolucionario para el éxito ", que compartieran los hábitos secretos de las personas productivas, para que tú también puedas convertirte en una.

1. No están atados al correo electrónico.

Según Pozen, el correo electrónico es uno de los mayores obstáculos para la productividad: la gente «se siente abrumada por el correo electrónico; no sabe cómo gestionarlo». Él tiene la regla de no dedicar cada minuto a revisar el correo electrónico; en cambio, procura revisarlo solo una o dos veces por hora, y dedica gran parte de ese tiempo a leer únicamente los asuntos para determinar qué merece la pena leer.

2. Se encargan de las cosas una sola vez.

Pozen emplea una estrategia llamada "OHIO", que significa "solo gestionarlo una vez". Para los correos electrónicos que merecen atención, los gestiona una sola vez respondiendo en cuanto los lee. Y listo, asunto resuelto.

3. Tienen un sistema para hacerlo todo.

Tony Hsieh, el director ejecutivo de Zappos.com , sentía que dedicaba todo su tiempo a responder correos electrónicos, pero aun así, muchos importantes quedaban sin respuesta debido a la gran cantidad de mensajes en su bandeja de entrada. Por ello, inventó una técnica llamada "Yesterbox", que consiste básicamente en gestionar los correos de ayer hoy mismo. Como explica en yesterbox.com :

Lo mejor de esto es que cuando te levantas por la mañana, sabes exactamente cuántos correos electrónicos tienes que revisar, hay una sensación de progreso a medida que procesas cada correo electrónico de ayer y lo eliminas de tu bandeja de entrada, y de hecho llega un punto en el que no te quedan correos electrónicos de ayer por procesar.

4. Practican el perfeccionismo selectivo .

Ser perfeccionista no es necesariamente malo; de hecho, suele ser una cualidad valiosa en un buen empleado, afirma Pozen. Sin embargo, puede ser contraproducente cuando se aplica el perfeccionismo a cosas que no lo requieren. Pensemos, por ejemplo, en esos informes extensos que hay que entregar en el trabajo sabiendo que nadie los lee. ¿De verdad vale la pena invertir tanto tiempo y esfuerzo en perfeccionarlos? Probablemente no, concluye.

5. No se obsesionan con "ser productivos".

«Si tu objetivo es ser productivo, no te centres en el objetivo de ser productivo», dice Grant. «Simplemente no motiva. ¿A quién le entusiasma decir: "Hoy he completado una tarea extra"?». En cambio, sugiere motivarse con el motivo por el que se realiza la tarea, ya sea trabajar para ganar dinero y mantener a la familia o hacer una tarea adicional durante el día para ayudar a un compañero que lo necesita. «Empiezas a verlo mucho menos como una tarea aburrida y mucho más como una forma de marcar la diferencia para alguien que te importa», afirma.

6. Son concienzudos (pero no demasiado).

Las personas concienzudas —es decir, disciplinadas, responsables, organizadas y orientadas al logro— son, como era de esperar, algunas de las más productivas, afirma Grant. Sin embargo, llega un punto en que la meticulosidad puede ser contraproducente. Pone como ejemplo la escritura: si necesitas escribir un primer borrador cuanto antes, ser demasiado meticuloso puede obstaculizar ese objetivo, ya que dedicarás demasiado tiempo a darle vueltas a cada palabra y frase. Los escritores productivos, en cambio, «suelen sentarse, escribir un primer borrador rápidamente y dejarlo de lado; cuando lo retoman, tienen una perspectiva diferente», explica. Se dedican a refinar y mejorar el trabajo, en lugar de obsesionarse con producir un primer borrador perfecto.

7. Prestan menos atención a las horas trabajadas y más atención al trabajo realizado.

No se trata de la cantidad de horas que trabajas, sino de lo que logras. Pozen afirma que los lugares de trabajo que se centran demasiado en las horas se preocupan por lo que no importa, ya que no se enfocan en los logros de los empleados. "Es una práctica obsoleta que sirve de muleta a gerentes y jefes", dice. "Les hace creer que la gente trabaja duro y es responsable", pero en realidad no refleja las pasiones ni los logros de las personas.

8. Utilizan la rendición de cuentas en su propio beneficio.

¿Necesitas terminar algo? Las personas productivas no solo programan tiempo para trabajar en ese proyecto, sino que también le cuentan a alguien más sobre sus planes para llevarlo a cabo, como una forma de responsabilidad personal, dice Grant. "Así, te preocuparás por no defraudar a esa persona. No querrás parecer un vago por incumplir tu compromiso", afirma.

9. Tienen un plan para cada escenario posible.

Si te distraes fácilmente, Grant dice que una buena técnica es anticipar cualquier posible distracción y luego buscar soluciones para evitarlas.

10. Canalizan su ansiedad para bien.

La ansiedad escénica puede ser debilitante. Si bien los consejos para situaciones de ansiedad escénica suelen incluir alguna variante de "cálmate", Grant recomienda hacer lo contrario: ¡motivarse! "Lo que debes hacer es concentrarte en por qué te entusiasma la tarea, en lugar de intentar reducir la ansiedad", afirma. "Cuando intentas reducir la ansiedad, es difícil pasar de una emoción intensa a una relajada".

11. Son estratégicos con su diálogo interno.

Sobre el mismo tema de cómo superar la ansiedad escénica, Grant también sugiere no decirse a uno mismo "Puedo hacerlo", sino preguntarse "¿Soy capaz de hacerlo?". Esto se debe a que con la primera frase es fácil caer en la autocomplacencia: la gente "se siente bien, pero si cree que puede hacerlo, no se motiva para prepararse e intentarlo", afirma. En cambio, cuando la gente se pregunta "¿Soy capaz de hacerlo?", se moviliza a sí misma, porque tiene que encontrar la respuesta a cómo lograrlo.

12. Saben que el orden de la lista de tareas importa.

No todas las tareas de una lista de pendientes son iguales. Grant recomienda empezar con una tarea sencilla para generar una sensación de impulso, y luego pasar a una más compleja o importante. De esta manera, la energía positiva de la primera tarea se traslada a la siguiente. Después, recomienda volver a una tarea más fácil para recargar energías y recuperar la sensación de progreso antes de retomar una tarea más difícil y que requiere más tiempo.