12 Arfer Pobl Gynhyrchiol

Hoffech chi wastraffu llai o amser a gwneud mwy? Croeso i'r clwb.

Felly pam, felly, pan rydyn ni'n bwriadu'n dda ac yn canolbwyntio ar y dasg dan sylw, gallwn ni dal i lwyddo i gael ein llethu gan bethau fel e-byst ac adroddiadau wythnosol?

Yr allwedd i fod yn gynhyrchiol yw gwybod eich blaenoriaethau, yn ôl Robert Pozen, uwch ddarlithydd gweinyddu busnes yn Ysgol Fusnes Harvard. Mae hefyd yn gyn-lywydd Fidelity ac yn gadeirydd gweithredol MFS Investment Management, yn awdur " Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours ," ac yn addysgu cyrsiau ar wneud y mwyaf o gynhyrchiant personol .

Mae bod yn "gynhyrchiol yn golygu cyflawni llawer o'i gymharu â rhywbeth. Ond beth yw'r 'rhywbeth'?" eglura Pozen i HuffPost. "Fe allech chi fod yn gogydd cynhyrchiol, yn athro, yn arddwr [neu'n] werthwr. Y cwestiwn yw beth rydych chi'n ceisio'i gyflawni."

Gofynnwyd i Pozen ac Adam Grant, athro rheolaeth yn Ysgol Wharton ym Mhrifysgol Pennsylvania ac awdur " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success ," i rannu arferion cyfrinachol pobl gynhyrchiol -- fel y gallwch chi ddod yn un hefyd.

1. Dydyn nhw ddim wedi'u clymu i e-bost.

Yn ôl Pozen, e-bost yw un o'r rhwystrau mwyaf i gynhyrchiant: Mae pobl "wedi'u llethu gan e-bost; dydyn nhw ddim yn gwybod sut i ddelio ag ef." Mae ganddo reol i beidio â threulio pob munud yn gwirio e-bost; yn lle hynny, mae'n gwneud pwynt o'i wirio unwaith neu ddwywaith yr awr yn unig, ac yn treulio llawer o'r amser hwnnw'n edrych ar y llinellau pwnc yn unig i benderfynu beth sy'n werth ei ddarllen mewn gwirionedd.

2. Maen nhw'n trin pethau unwaith.

Mae Pozen yn defnyddio strategaeth o'r enw "OHIO," sy'n sefyll am "trin ag ef unwaith yn unig." Ar gyfer negeseuon e-bost sy'n werth y sylw, mae'n eu trin unwaith trwy ymateb cyn gynted ag y mae'n eu darllen. Ac yna dyna ni -- mae wedi'i wneud a'i drin.

3. Mae ganddyn nhw system ar gyfer cael y cyfan wedi'i wneud.

Teimlai Tony Hsieh, Prif Swyddog Gweithredol Zappos.com , ei fod yn treulio ei holl amser yn ateb negeseuon e-bost, ond roedd negeseuon e-bost pwysig yn dal heb eu hateb oherwydd ei flwch derbyn gorlawn. Felly, dyfeisiodd dechneg o'r enw "Yesterbox," sydd i bob pwrpas yn cynnwys delio ag negeseuon e-bost ddoe heddiw. Fel mae'n egluro ar yesterbox.com :

Y peth gwych am hyn yw pan fyddwch chi'n codi yn y bore, rydych chi'n gwybod yn union faint o negeseuon e-bost sydd raid i chi fynd drwyddynt, mae yna ymdeimlad o gynnydd wrth i chi brosesu pob e-bost o ddoe a'i dynnu o'ch mewnflwch, ac mewn gwirionedd mae pwynt pan nad oes gennych chi unrhyw negeseuon e-bost ar ôl i'w prosesu o ddoe.

4. Maent yn ymarfer perffeithiaeth ddetholus .

Nid yw bod yn berffeithydd o reidrwydd yn beth drwg -- mae'n aml yn nodwedd werthfawr mewn gweithiwr da, meddai Pozen. Ond gall fod yn wrthdro pan fydd pobl yn berffeithyddion am bethau nad oes angen perffeithiaeth arnynt. Cymerwch, er enghraifft, yr adroddiadau hir hynny y mae'n rhaid i chi eu cyflwyno yn y gwaith rydych chi'n gwybod nad oes neb byth yn eu darllen. A yw hi wir yn werth treulio llawer iawn o amser ac ymdrech yn eu gwneud yn berffaith? Mae'n debyg nad yw, meddai.

5. Dydyn nhw ddim yn mynd i mewn i "fod yn gynhyrchiol".

"Os yw eich nod yw bod yn gynhyrchiol, peidiwch â chanolbwyntio ar y nod o fod yn gynhyrchiol," meddai Grant. "Nid yw'n ysgogiad o gwbl. Pwy sy'n cyffroi am [ddweud], 'Cefais un dasg ychwanegol wedi'i gwneud heddiw'?" Yn lle hynny, mae'n awgrymu tynnu cymhelliant o'r rheswm pam rydych chi'n gwneud y dasg, boed yn cynnwys gweithio er mwyn i chi allu ennill arian i gynnal eich teulu, neu wneud tasg ychwanegol yn ystod y dydd i gefnogi cydweithiwr sydd angen y cymorth. "Rydych chi'n dechrau meddwl amdano llawer llai fel y dasg ddiflas hon, a llawer mwy ohono fel gwneud gwahaniaeth i rywun rydych chi'n gofalu amdano," meddai.

6. Maen nhw'n gydwybodol (ond nid yn rhy gydwybodol).

Mae pobl sy'n gydwybodol -- sy'n golygu eu bod yn ddisgybledig, yn ddibynadwy, yn drefnus ac yn canolbwyntio ar gyflawniad -- (nid yw'n syndod) ymhlith y bobl fwyaf cynhyrchiol, meddai Grant. Fodd bynnag, mae pwynt yn dod lle gall cydwybodoldeb fod yn wrthdro. Mae'n cynnig yr enghraifft o ysgrifennu: Os oes angen i chi gael drafft cyntaf wedi'i ysgrifennu a'i roi allan o'r ffordd, gall bod yn rhy gydwybodol sefyll yn ffordd y nod hwnnw oherwydd byddwch chi'n treulio gormod o amser yn poeni am bob gair a brawddeg. Mae ysgrifenwyr cynhyrchiol, ar y llaw arall, "yn tueddu i eistedd i lawr a llunio drafft cyntaf a'i roi i ffwrdd, a phan fyddant yn dod yn ôl ato, maent mewn meddylfryd gwahanol," eglura. Maent yn mireinio ac yn gwella'r gwaith, yn lle mynd i mewn i gynhyrchu drafft cyntaf perffaith.

7. Maen nhw'n rhoi llai o sylw i oriau a dreulir yn gweithio, a mwy o sylw i'r gwaith maen nhw wedi'i wneud.

Nid yw'n ymwneud â nifer yr oriau rydych chi'n eu rhoi i mewn, mae'n ymwneud â'r hyn rydych chi'n ei gyflawni. Dywed Pozen fod gweithleoedd sy'n rhoi gormod o ffocws ar oriau yn poeni am y peth anghywir, gan nad yw eu pwyslais ar yr hyn a gyflawnir gan weithwyr. "Mae'n olion hanesyddol sy'n gefn i reolwyr a phenaethiaid," meddai. "Mae'n gwneud iddyn nhw deimlo bod pobl yn gweithio'n galed iawn ac yn atebol," ond nid yw'n mynd i'r afael â'r hyn y mae pobl yn angerddol amdano ac yn ei gyflawni.

8. Maen nhw'n defnyddio atebolrwydd er eu mantais.

Angen gwneud rhywbeth? Bydd pobl gynhyrchiol nid yn unig yn trefnu amser i weithio ar y prosiect hwnnw, ond byddant hefyd yn dweud wrth rywun arall am eu cynlluniau i gwblhau'r prosiect fel ffordd o atebolrwydd hunanosodedig, meddai Grant. "Yna, byddwch chi'n poeni am siomi'r person hwnnw. Dydych chi ddim eisiau edrych fel diogwr trwy dorri'ch ymrwymiad," meddai.

9. Mae ganddyn nhw gynllun ar gyfer pob senario posibl.

Os ydych chi'n cael eich tynnu sylw'n hawdd, mae Grant yn dweud bod techneg dda yw rhagweld unrhyw wrthdyniadau posibl ac yna meddwl am atebion i'w hosgoi.

10. Maen nhw'n sianelu eu pryder er gwell.

Gall pryder perfformiad fod yn llethol. Er bod cyngor ar gyfer sefyllfaoedd sy'n cynnwys pryder perfformiad fel arfer yn cynnwys rhywfaint o "dawelu," mae Grant mewn gwirionedd yn argymell gwneud y gwrthwyneb: Cael mwy o gyflymder. "Yr hyn rydych chi am ei wneud yw canolbwyntio ar pam rydych chi'n gyffrous am y dasg, yn lle ceisio lleihau teimladau o bryder," meddai. "Pan fyddwch chi'n ceisio lleihau pryder, mae'n anodd mynd o emosiwn dwys i emosiwn hamddenol."

11. Maen nhw'n strategol gyda'u hunan-siarad.

Ar yr un pwnc o drechu pryder perfformiad, mae Grant hefyd yn awgrymu peidio â dweud wrthoch chi'ch hun "Gallaf ei wneud," ond yn hytrach gofyn i chi'ch hun, "A allaf ei wneud?" Mae hynny oherwydd gyda'r ymadrodd cyntaf, mae'n hawdd mynd yn hunanfodlon -- mae pobl "yn teimlo'n dda, ond os ydyn nhw'n meddwl y gallant ei wneud, dydyn nhw ddim yn cael eu cymell i baratoi a rhoi cynnig arni," meddai. Ond pan fydd pobl yn dweud "A allaf ei wneud?" maen nhw'n hunan-ymgyrchu, oherwydd mae'n rhaid iddyn nhw ddod o hyd i'r ateb i sut y gallant ei wneud.

12. Maen nhw'n gwybod bod trefn y rhestr i'w gwneud yn bwysig.

Nid yw pob tasg yr un fath ar restr i'w gwneud. Mae Grant yn argymell dechrau gyda thasg hawdd i roi ymdeimlad o fomentwm, yna symud ymlaen i dasg fwy mawreddog neu bwysicach. Fel 'na, mae'r egni cadarnhaol o'r dasg gyntaf yn cario drosodd i'r ail dasg. Yna, mae'n argymell newid yn ôl i dasg haws i adfywio ac adennill ymdeimlad o gynnydd cyn mynd yn ôl i dasg anoddach, sy'n cymryd mwy o amser.