12 produktyvių žmonių įpročių

Norėtumėte sugaišti mažiau laiko ir nuveikti daugiau? Sveiki atvykę į klubą.

Tad kodėl, net ir turėdami gerų ketinimų ir susitelkę į užduotį, vis tiek galime įstrigti tokiuose dalykuose kaip el. laiškai ir savaitinės ataskaitos?

Robertas Pozenas, vyresnysis verslo administravimo dėstytojas Harvardo verslo mokykloje, pažymi, kad norint būti produktyviam, svarbu žinoti savo prioritetus. Jis taip pat yra buvęs „Fidelity“ prezidentas ir „MFS Investment Management“ vykdomasis pirmininkas, knygos „ Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours “ autorius ir dėsto kursus apie asmeninio produktyvumo didinimą .

„Būti produktyviam reiškia nuveikti daug, palyginti su kažkuo. Bet kas yra tas „kažkas“?“ – „HuffPost“ aiškina Pozenas. „Galite būti produktyvus virėjas, profesorius, sodininkas [ar] pardavėjas. Klausimas yra, ko jūs bandote pasiekti.“

Paprašėme Pozeno ir Adamo Granto, Pensilvanijos universiteto Vartono mokyklos vadybos profesoriaus ir knygos „ Duoti ir imti: revoliucinis požiūris į sėkmę “ autoriaus, pasidalyti slaptais produktyvių žmonių įpročiais, kad ir jūs galėtumėte jais tapti.

1. Jie nėra pririšti prie el. pašto.

Pasak Pozeno, el. paštas yra viena didžiausių produktyvumo kliūčių: žmonės „yra perpildyti el. laiškų; jie nežino, kaip su jais elgtis“. Jis laikosi taisyklės neskirti kiekvienos minutės el. laiškų tikrinimui; vietoj to jis stengiasi juos patikrinti tik kartą ar du per valandą ir didžiąją laiko dalį skirti tik temų eilutėms peržiūrėti, kad nustatytų, ką iš tikrųjų verta perskaityti.

2. Jie viską tvarko vieną kartą.

Pozenas taiko strategiją, vadinamą „OHIO“, kuri reiškia „tvarkyti tik vieną kartą“. Dėmesio vertus el. laiškus jis tvarko vieną kartą, atsakydamas vos juos perskaitęs. Ir tuo viskas baigta.

3. Jie turi sistemą, kaip viską atlikti.

„Zappos.com “ generalinis direktorius Tony Hsieh jautėsi lyg visą savo laiką skirtų el. laiškų atsakinėjimui, tačiau svarbūs laiškai vis tiek liko neatsakyti dėl perpildytos jo pašto dėžutės. Todėl jis išrado techniką, vadinamą „Yesterbox“, kuri iš esmės apima vakarykščių el. laiškų tvarkymą šiandien. Kaip jis aiškina svetainėje yesterbox.com :

Puiku tai, kad ryte atsikėlę tiksliai žinote, kiek el. laiškų turite peržiūrėti, jaučiate progresą, apdorodami kiekvieną vakarykštį el. laišką ir pašalindami jį iš gautųjų, ir iš tikrųjų ateina momentas, kai jums nebelieka nė vieno el. laiško, kurį reikia apdoroti iš vakarykštės dienos.

4. Jie praktikuoja selektyvų perfekcionizmą.

Būti perfekcionistu nebūtinai yra blogas dalykas – tai dažnai vertinama gero darbuotojo savybė, sako Pozenas. Tačiau tai gali atsisukti prieš jus, kai žmonės yra perfekcionistai dalykuose, kuriems perfekcionizmo nereikia. Pavyzdžiui, paimkime tas ilgas ataskaitas, kurias turite pateikti darbe ir kurių, kaip žinote, niekas niekada neskaito. Ar tikrai verta skirti daug laiko ir pastangų, kad jos būtų tobulos? Tikriausiai ne, sako jis.

5. Jie nesusitelkia į „produktyvumo“ siekį.

„Jei jūsų tikslas yra būti produktyviam, nesusitelkite į tikslą būti produktyviam“, – sako Grantas. „Tai tiesiog nemotyvuoja. Kas džiaugiasi sakydamas: „Šiandien atlikau vieną papildomą užduotį“?“ Vietoj to, jis siūlo motyvaciją semtis iš priežasties, kodėl atliekate užduotį, nesvarbu, ar tai susiję su darbu, kad galėtumėte užsidirbti pinigų savo šeimai išlaikyti, ar su papildoma užduotimi dienos metu, kad paremtumėte kolegą, kuriam reikia pagalbos. „Pradedate galvoti apie tai daug mažiau kaip apie nuobodžią užduotį ir daug labiau kaip apie tai, kad darote įtaką jums rūpimo žmogaus gyvenimui“, – sako jis.

6. Jie sąžiningi (bet ne per daug).

Sąžiningi žmonės – tai yra, drausmingi, patikimi, organizuoti ir orientuoti į pasiekimus – (nenuostabu) yra vieni produktyviausių žmonių, sako Grantas. Tačiau ateina momentas, kai sąžiningumas gali atsisukti prieš jį. Jis pateikia rašymo pavyzdį: jei jums reikia parašyti pirmąjį juodraštį ir viskas bus gerai, per didelis sąžiningumas gali trukdyti šiam tikslui pasiekti, nes per daug laiko praleisite kankindamiesi dėl kiekvieno žodžio ir sakinio. Kita vertus, produktyvūs rašytojai „linkę atsisėsti, ištraukti pirmąjį juodraštį ir padėti jį į šalį, o kai prie jo grįžta, mąsto kitaip“, – aiškina jis. Jie tobulina ir tobulina darbą, užuot pasinėrę į tobulo pirmojo juodraščio kūrimą.

7. Jie mažiau dėmesio skiria dirbtoms valandoms ir daugiau – atliktam darbui.

Svarbu ne tai, kiek valandų įdedate, o tai, ką pasiekiate. Pozenas teigia, kad darbovietės, kurios per daug dėmesio skiria valandoms, nerimauja dėl netinkamo dalyko, nes jos nekreipia dėmesio į tai, ką darbuotojai pasiekia. „Tai istorinis reliktas, kuris yra vadovų ir viršininkų atrama“, – sako jis. „Tai leidžia jiems jaustis, kad žmonės iš tikrųjų sunkiai dirba ir yra atsakingi“, tačiau tai iš tikrųjų neatskleidžia, kuo žmonės aistringai domisi ir ką pasiekia.

8. Jie išnaudoja atskaitomybę savo naudai.

Reikia ką nors nuveikti? Produktyvūs žmonės ne tik suplanuos laiką darbui su tuo projektu, bet ir papasakos kam nors kitam apie savo planus jį užbaigti, kaip savarankiškai prisiimtos atsakomybės būdą, sako Grantas. „Tada nerimausite, kad nuvilsite tą žmogų. Nenorite atrodyti kaip tinginys, sulaužydamas savo įsipareigojimą“, – sako jis.

9. Jie turi planą kiekvienam įmanomam scenarijui.

Jei jus lengvai blaško dėmesys, Grantas teigia, kad gera technika yra numatyti bet kokius galimus blaškymo veiksnius ir tada sugalvoti sprendimus, kaip jų išvengti.

10. Jie nukreipia savo nerimą į gerąją pusę.

Nerimas dėl pasirodymo gali būti sekinantis. Nors patarimai situacijose, susijusiose su nerimu dėl pasirodymo, paprastai apima tam tikrą „nusiraminimo“ pasikartojimą, Grantas iš tikrųjų rekomenduoja elgtis priešingai: įsibėgėti. „Užuot bandę sumažinti nerimo jausmus, turėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kodėl jus jaudina užduotis“, – sako jis. „Kai bandote sumažinti nerimą, sunku pereiti nuo intensyvios emocijos prie atsipalaidavusios.“

11. Jie strategiškai kalba patys.

Ta pačia tema, kaip įveikti pasirodymo nerimą, Grantas taip pat siūlo nesakyti sau „Aš galiu tai padaryti“, o verčiau savęs paklausti : „Ar galiu tai padaryti?“ Taip yra todėl, kad vartojant pirmąją frazę lengva pasiduoti pasitenkinimui – žmonės „jaučiasi gerai, bet jei mano, kad gali tai padaryti, jie negauna motyvacijos ruoštis ir bandyti“, – sako jis. Tačiau kai žmonės sako „Ar galiu tai padaryti?“, jie mobilizuojasi savarankiškai, nes turi sugalvoti atsakymą, kaip jie gali tai padaryti.

12. Jie žino, kad darbų sąrašo tvarka yra svarbi.

Ne visos užduotys darbų sąraše yra vienodos. Grantas rekomenduoja pradėti nuo lengvos užduoties, kad suteiktų pagreitį, o tada pereiti prie didesnės ar svarbesnės užduoties. Tokiu būdu teigiama energija iš pirmosios užduoties persiduos į antrąją užduotį. Tada jis rekomenduoja grįžti prie lengvesnės užduoties, kad atsigautumėte ir atgautumėte pažangos pojūtį, prieš grįžtant prie sunkesnės, daugiau laiko reikalaujančios užduoties.