12 Vaner Hos Produktive Mennesker

Skulle ønske du kastet bort mindre tid og fikk gjort mer? Velkommen i klubben.

Så hvorfor kan vi da, når vi mener det godt og er fokusert på oppgaven vi har, fortsatt klare å bli oppslukt av ting som e-poster og ukentlige rapporter?

Nøkkelen til å være produktiv er å kjenne sine prioriteringer, bemerker Robert Pozen, førsteamanuensis i bedriftsadministrasjon ved Harvard Business School. Han er også tidligere president i Fidelity og administrerende styreleder i MFS Investment Management, forfatter av « Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours », og underviser i kurs om å maksimere personlig produktivitet .

«Å være produktiv betyr å få gjort mye i forhold til noe. Men hva er «noe»?» forklarer Pozen til HuffPost. «Du kan være en produktiv kokk, professor, gartner [eller] selger. Spørsmålet er hva det er du prøver å oppnå.»

Vi spurte Pozen og Adam Grant, professor i ledelse ved Wharton School ved University of Pennsylvania og forfatter av « Give and Take: A Revolutionary Approach to Success », om å dele de hemmelige vanene til produktive mennesker – slik at du også kan bli en.

1. De er ikke lenket til e-post.

Ifølge Pozen er e-post en av de største hindringene for produktivitet: Folk «blir overveldet av e-post; de vet ikke hvordan de skal håndtere den.» Han har en regel om å ikke bruke hvert minutt på å sjekke e-post; i stedet sørger han for å sjekke den bare én eller to ganger i timen, og bruker mye av den tiden på å se på emnelinjene for å finne ut hva som faktisk er verdt å lese.

2. De håndterer ting én gang.

Pozen bruker en strategi kalt «OHIO», som står for «bare håndter det én gang». For e-poster som er verdt oppmerksomheten, håndterer han dem én gang ved å svare så snart han leser dem. Og så er det alt – det er ferdig og håndtert.

3. De har et system for å få alt gjort.

Tony Hsieh, administrerende direktør i Zappos.com , følte at han brukte all tiden sin på å svare på e-poster, men viktige e-poster forble ubesvarte på grunn av den overfylte innboksen hans. Så han oppfant en teknikk kalt «Yesterbox», som i hovedsak innebærer å håndtere gårsdagens e-poster i dag. Som han forklarer på yesterbox.com :

Det flotte med dette er at når du står opp om morgenen, vet du nøyaktig hvor mange e-poster du må komme gjennom, det er en følelse av fremgang når du behandler hver e-post fra i går og fjerner den fra innboksen din, og det er faktisk et punkt hvor du har null e-poster igjen å behandle fra i går.

4. De praktiserer selektiv perfeksjonisme.

Det er ikke nødvendigvis dårlig å være perfeksjonist – det er ofte en verdsatt egenskap hos en god ansatt, sier Pozen. Men det kan slå tilbake når folk er perfeksjonister for ting som ikke krever perfeksjonisme. Ta for eksempel de lange rapportene du må levere på jobb som du vet at ingen noen gang leser. Er det virkelig verdt å bruke enormt mye tid og krefter på å gjøre dem perfekte? Sannsynligvis ikke, sier han.

5. De blir ikke oppslukt av å «være produktive».

«Hvis målet ditt er å være produktiv, ikke fokuser på målet om å være produktiv», sier Grant. «Det er rett og slett ikke motiverende. Hvem blir begeistret for å [si]: «Jeg fikk gjort én ekstra oppgave i dag»?» I stedet foreslår han å hente motivasjon fra grunnen til at du gjør oppgaven, enten det innebærer å jobbe slik at du kan tjene penger til å forsørge familien din, eller å gjøre en ekstra oppgave i løpet av dagen for å støtte en kollega som trenger hjelpen. «Du begynner å tenke mye mindre på det som denne kjedelige oppgaven, og mye mer på [det som] å gjøre en forskjell for noen du bryr deg om», sier han.

6. De er samvittighetsfulle (men ikke overdrevent samvittighetsfulle).

Folk som er samvittighetsfulle – som betyr at de er disiplinerte, pålitelige, organiserte og prestasjonsorienterte – er (ikke overraskende) noen av de mest produktive menneskene, sier Grant. Det kommer imidlertid et punkt hvor samvittighetsfullhet kan slå tilbake. Han gir eksemplet med skriving: Hvis du trenger å få et førsteutkast skrevet og unnagjort, kan det å være for samvittighetsfull stå i veien for det målet fordi du vil bruke for mye tid på å gruble over hvert ord og hver setning. Produktive forfattere, derimot, «har en tendens til å sette seg ned og skrive et førsteutkast og legge det bort, og når de kommer tilbake til det, har de en annen tankegang», forklarer han. De finpusser og forbedrer arbeidet, i stedet for å bli oppslukt av å produsere et perfekt førsteutkast.

7. De vier mindre oppmerksomhet til timene de har brukt på jobb, og mer oppmerksomhet til arbeidet de har gjort.

Det handler ikke om antall timer du legger ned, det handler om hva du oppnår. Pozen sier at arbeidsplasser som legger for mye fokus på timer bekymrer seg om feil ting, siden de ikke fokuserer på hva som oppnås av de ansatte. «Det er en historisk levning som er en krykke for ledere og sjefer», sier han. «Det får dem til å føle at folk virkelig jobber hardt og er ansvarlige», men det går ikke egentlig inn på hva folk brenner for og oppnår.

8. De bruker ansvarlighet til sin fordel.

Trenger du å få noe gjort? Produktive mennesker vil ikke bare sette av tid til å jobbe med det prosjektet, men de vil også fortelle noen andre om planene sine for å få prosjektet ferdig som en måte å ta ansvar på, sier Grant. «Da vil du bekymre deg for å skuffe den personen. Du vil ikke fremstå som en sløv person ved å bryte forpliktelsen din», sier han.

9. De har en plan for alle mulige scenarioer.

Hvis du lett blir distrahert, sier Grant at en god teknikk er å forutse eventuelle distraksjoner og deretter komme opp med løsninger for å unngå dem.

10. De kanaliserer angsten sin til det bedre.

Prestasjonsangst kan være svekkende. Selv om råd for situasjoner som involverer prestasjonsangst vanligvis innebærer en viss iterasjon av «ro deg ned», anbefaler Grant faktisk å gjøre det motsatte: Få fart på gassen. «Det du vil gjøre er å fokusere på hvorfor du er spent på oppgaven, i stedet for å prøve å redusere følelser av angst», sier han. «Når du prøver å redusere angst, er det vanskelig å gå fra en intens følelse til en avslappet følelse.»

11. De er strategiske med selvsnakken sin.

Når det gjelder det samme som å bekjempe prestasjonsangst, foreslår Grant at man ikke sier til seg selv «Jeg kan klare det», men heller spør seg selv: «Kan jeg klare det?». Det er fordi det med det førstnevnte uttrykket er lett å bli selvtilfreds – folk «føler seg bra, men hvis de tror de kan klare det, blir de ikke motiverte til å forberede seg og prøve», sier han. Men når folk sier «Kan jeg klare det?», mobiliserer de seg selv, fordi de må komme opp med svaret på hvordan de kan gjøre det.

12. De vet at rekkefølgen på gjøremålslisten er viktig.

Ikke alle oppgaver er like på en gjøremålsliste. Grant anbefaler å starte med en enkel oppgave for å gi en følelse av momentum, og deretter gå videre til en større eller viktigere oppgave. På den måten overføres den positive energien fra den første oppgaven til den andre oppgaven. Deretter anbefaler han å bytte tilbake til en enklere oppgave for å forynge og gjenvinne en følelse av fremgang før man går tilbake til en vanskeligere og mer tidkrevende oppgave.