12 นิสัยของคนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

อยากเสียเวลาน้อยลงและทำอะไรได้มากขึ้นใช่ไหม? ยินดีต้อนรับสู่คลับ

แล้วทำไมเมื่อเรามีเจตนาดีและมุ่งมั่นกับงานที่อยู่ตรงหน้า เรากลับยังติดหล่มอยู่กับเรื่องต่างๆ เช่น อีเมลและรายงานประจำสัปดาห์ได้?

กุญแจสำคัญของการมีประสิทธิผลคือการรู้ลำดับความสำคัญของตัวเอง โรเบิร์ต โพเซน อาจารย์อาวุโสด้านบริหารธุรกิจที่โรงเรียนธุรกิจฮาร์วาร์ด กล่าว นอกจากนี้ เขายังเป็นอดีตประธานบริษัท Fidelity และประธานบริหารของ MFS Investment Management ผู้เขียนหนังสือ " Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours " และสอนหลักสูตรเกี่ยวกับ การเพิ่มประสิทธิผลส่วนบุคคลให้สูงสุด

การ "ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ" หมายถึงการทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปมากเมื่อเทียบกับสิ่งหนึ่ง แต่ "บางสิ่ง" คืออะไรกันแน่?" โพเซนอธิบายกับ HuffPost "คุณอาจจะเป็นพ่อครัว อาจารย์ คนสวน [หรือ] พนักงานขายที่ทำงานได้สำเร็จ แต่คำถามคือ คุณกำลังพยายามบรรลุเป้าหมายอะไรอยู่"

เราได้ขอให้ Pozen และ Adam Grant ซึ่งเป็นศาสตราจารย์ด้านการจัดการที่ Wharton School แห่งมหาวิทยาลัยเพนซิลเวเนียและผู้เขียนหนังสือ " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success " แบ่งปันนิสัยลับๆ ของคนที่มีประสิทธิผล เพื่อที่คุณจะได้เป็นหนึ่งในนั้นด้วย

1. พวกเขาไม่ได้ถูกผูกมัดไว้กับอีเมล์

Pozen ระบุว่าอีเมลเป็นอุปสรรคสำคัญที่สุดอย่างหนึ่งต่อประสิทธิภาพการทำงาน ผู้คน "รู้สึกเหนื่อยล้ากับอีเมลจนไม่รู้จะจัดการกับมันอย่างไร" เขามีกฎว่าจะไม่เสียเวลาไปกับการเช็คอีเมลทุกนาที แต่จะเช็คเพียงชั่วโมงละครั้งหรือสองครั้ง และใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการดูแค่หัวข้ออีเมลเพื่อดูว่าหัวข้อไหนที่คุ้มค่าแก่การอ่านจริงๆ

2.พวกเขาจัดการเรื่องต่างๆเพียงครั้งเดียว

Pozen ใช้กลยุทธ์ที่เรียกว่า "OHIO" ซึ่งย่อมาจาก "Only Handle It Once" สำหรับอีเมลที่คุ้มค่าแก่การใส่ใจ เขาจะจัดการเพียงครั้งเดียวโดยตอบกลับทันทีที่อ่าน แค่นี้ก็เรียบร้อยและจัดการเรียบร้อย

3.พวกเขามีระบบที่จะทำให้ทุกอย่างสำเร็จ

โทนี่ เซียะ ซีอีโอของ Zappos.com รู้สึกว่าตัวเองใช้เวลาทั้งหมดไปกับการตอบอีเมล แต่อีเมลสำคัญๆ ก็ยังไม่ได้รับคำตอบเพราะกล่องข้อความเข้าของเขาล้น เขาจึงคิดค้นเทคนิคที่เรียกว่า "Yesterbox" ซึ่งก็คือการจัดการกับอีเมล ของเมื่อวาน ในวันนี้ ดังที่เขาอธิบายไว้ใน yesterbox.com :

สิ่งที่ดีเกี่ยวกับเรื่องนี้ก็คือ เมื่อคุณตื่นนอนตอนเช้า คุณจะรู้แน่นอนว่าต้องจัดการอีเมลจำนวนเท่าใด คุณจะเริ่มรู้สึกว่ามีความคืบหน้าขณะที่คุณประมวลผลอีเมลแต่ละฉบับจากเมื่อวาน และลบออกจากกล่องจดหมาย และจริงๆ แล้ว มีจุดหนึ่งที่คุณไม่มีอีเมลเหลือให้ประมวลผลจากเมื่อวานเลย

4. พวกเขาปฏิบัติตามความสมบูรณ์แบบ แบบเลือกสรร

การเป็นคนชอบความสมบูรณ์แบบไม่ใช่เรื่องเลวร้ายเสมอไป Pozen กล่าวว่า มักเป็นคุณลักษณะที่มีคุณค่าในตัวพนักงานที่ดี แต่อาจส่งผลเสียได้หากคนเราชอบความสมบูรณ์แบบในสิ่งที่ไม่จำเป็นต้องสมบูรณ์แบบเสมอไป ยกตัวอย่างเช่น รายงานยาวเหยียดที่ต้องส่งที่ทำงาน ทั้งที่รู้ว่าไม่มีใครอ่านเลย การเสียเวลาและความพยายามอย่างมหาศาลเพื่อทำให้มันสมบูรณ์แบบนั้นคุ้มค่าจริงหรือ? เขาบอกว่าคงไม่

5. พวกเขาไม่ยึดติดกับการ "มีประสิทธิผล"

“ถ้าเป้าหมายของคุณคือการทำงานได้มีประสิทธิภาพ อย่ามุ่งเน้นไปที่เป้าหมายของการทำงานได้มีประสิทธิภาพ” แกรนท์กล่าว “มันแค่ไม่ได้สร้างแรงบันดาลใจ ใครจะไปตื่นเต้นกับการ [พูดว่า] 'วันนี้ฉันทำภารกิจพิเศษเสร็จไปหนึ่งอย่างแล้ว' ล่ะ” เขาแนะนำให้หาแรงบันดาลใจมาจากเหตุผล ที่ คุณทำภารกิจนั้น ไม่ว่าจะเป็นการทำงานเพื่อหาเงินมาเลี้ยงดูครอบครัว หรือการทำงานพิเศษระหว่างวันเพื่อช่วยเหลือเพื่อนร่วมงานที่ต้องการความช่วยเหลือ “คุณจะเริ่มคิดว่ามันเป็นงานที่น่าเบื่อน้อยลง และคิดว่ามันเป็นการสร้างความเปลี่ยนแปลงให้กับคนที่คุณห่วงใยมากขึ้น” เขากล่าว

6. พวกเขาเป็นคนมีจิตสำนึก (แต่ไม่มากเกินไป)

แกรนท์กล่าวว่า คนที่มีจิตสำนึก หมายถึง พวกเขามีวินัย พึ่งพาได้ มีระเบียบวินัย และมุ่งมั่นสู่ความสำเร็จ มักจะเป็นคนที่ทำงานได้ผลดีที่สุด (ไม่น่าแปลกใจ) อย่างไรก็ตาม ก็มีบางจุดที่จิตสำนึกอาจส่งผลเสียได้ เขายกตัวอย่างการเขียนว่า หากคุณจำเป็นต้องเขียนร่างแรกให้เสร็จเรียบร้อย การตั้งใจมากเกินไปอาจเป็นอุปสรรคต่อเป้าหมาย เพราะคุณจะเสียเวลาไปกับการครุ่นคิดกับทุกคำและทุกประโยคมากเกินไป ในทางกลับกัน นักเขียนที่มีจิตสำนึก "มักจะนั่งลงและร่างร่างแรกให้เรียบร้อย แล้วพอกลับมาเขียนใหม่ พวกเขาก็จะมีความคิดที่แตกต่างออกไป" เขาอธิบาย พวกเขากำลังปรับปรุงและพัฒนางานเขียน แทนที่จะหมกมุ่นอยู่กับการเขียนร่างแรกให้สมบูรณ์แบบ

7. พวกเขาใส่ใจกับชั่วโมงการทำงานน้อยลง และใส่ใจกับงานที่ทำมากขึ้น

สิ่งสำคัญไม่ใช่จำนวนชั่วโมงที่คุณทุ่มเท แต่คือสิ่งที่คุณทำสำเร็จ Pozen กล่าวว่าสถานที่ทำงานที่ให้ความสำคัญกับชั่วโมงทำงานมากเกินไปกำลังกังวลกับสิ่งที่ไม่ถูกต้อง เพราะไม่ได้ให้ความสำคัญกับสิ่งที่พนักงานทำสำเร็จ “มันเป็นมรดกทางประวัติศาสตร์ที่เป็นเสมือนไม้ค้ำยันสำหรับผู้จัดการและหัวหน้า” เขากล่าว “มันทำให้พวกเขารู้สึกว่าทุกคนทำงานหนักและมีความรับผิดชอบ” แต่มันไม่ได้สะท้อนถึงสิ่งที่ผู้คนหลงใหลและต้องการทำให้สำเร็จอย่างแท้จริง

8. พวกเขาใช้ความรับผิดชอบให้เป็นประโยชน์กับตนเอง

ต้องรีบทำอะไรสักอย่างให้เสร็จใช่ไหม? คนที่ทำงานได้มีประสิทธิภาพจะไม่เพียงแต่จัดเวลาทำงานในโครงการนั้นเท่านั้น แต่ยังจะบอกคน อื่น เกี่ยวกับแผนการที่จะทำให้โครงการนั้นสำเร็จลุล่วงด้วย เพื่อเป็นการแสดงความรับผิดชอบต่อตนเอง แกรนท์กล่าว "แล้วคุณจะกังวลว่าจะทำให้คนๆ นั้นผิดหวัง คุณคงไม่อยากถูกมองว่าเป็นคนเกียจคร้านจากการผิดสัญญาหรอก" เขากล่าว

9. พวกเขามีแผนสำหรับทุกสถานการณ์ที่เป็นไปได้

แกรนท์กล่าวว่า หากคุณฟุ้งซ่านได้ง่าย เทคนิคที่ดีคือการคาดการณ์ถึงสิ่งรบกวนที่อาจเกิดขึ้น จากนั้นจึงคิดหาทางแก้ไขเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านั้น

10. พวกเขาเปลี่ยนความวิตกกังวลให้เป็นไปในทางที่ดีขึ้น

ความวิตกกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานอาจส่งผลเสียร้ายแรงได้ แม้ว่าคำแนะนำสำหรับสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับความวิตกกังวลเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานโดยทั่วไปมักจะต้องอาศัยการ "สงบสติอารมณ์" ซ้ำๆ แต่แกรนท์กลับแนะนำให้ทำตรงกันข้าม นั่นคือ ปลุกเร้าตัวเองให้ตื่นตัว "สิ่งที่คุณต้องทำคือจดจ่อกับเหตุผลที่คุณรู้สึกตื่นเต้นกับงานนั้น แทนที่จะพยายามลดความรู้สึกวิตกกังวล" เขากล่าว "เมื่อคุณพยายามลดความวิตกกังวล มันยากที่จะเปลี่ยนจากอารมณ์ที่รุนแรงไปสู่อารมณ์ที่ผ่อนคลาย"

11. พวกเขามีกลยุทธ์ในการพูดกับตัวเอง

ในหัวข้อเดียวกันนี้เกี่ยวกับการเอาชนะความวิตกกังวลเรื่องประสิทธิภาพการทำงาน แกรนท์ยังแนะนำว่าอย่าบอกตัวเองว่า "ฉันทำได้" แต่ให้ ถาม ตัวเองว่า "ฉันทำได้หรือเปล่า" แทน เพราะประโยคแรกนี้ทำให้เรารู้สึกพึงพอใจได้ง่าย คนเรา "รู้สึกดี แต่ถ้าคิดว่าทำได้ พวกเขาก็จะไม่มีแรงจูงใจที่จะเตรียมตัวและพยายาม" เขากล่าว แต่เมื่อมีคนพูดว่า "ฉันทำได้หรือเปล่า" พวกเขากลับลุกขึ้นมา เพราะพวกเขาต้องหาคำตอบว่าจะทำ อย่างไรจึง จะทำได้

12. พวกเขารู้ว่า ลำดับ ของรายการสิ่งที่ต้องทำมีความสำคัญ

งานแต่ละอย่างในรายการสิ่งที่ต้องทำไม่ได้เหมือนกันหมด แกรนท์แนะนำให้เริ่มต้นด้วยงานง่ายๆ เพื่อสร้างแรงผลักดัน แล้วค่อยไปทำภารกิจที่ยิ่งใหญ่กว่าหรือสำคัญกว่า ด้วยวิธีนี้ พลังงานบวกจากงานแรกจะส่งต่อไปยังงานที่สอง จากนั้นเขาแนะนำให้เปลี่ยนกลับไปทำภารกิจที่ง่ายกว่าเพื่อฟื้นฟูและรู้สึกถึงความก้าวหน้า ก่อนที่จะกลับไปทำภารกิจที่ยากกว่าและใช้เวลามากกว่า