12 Obiceiuri Ale Oamenilor Productivi

Ți-ai dori să pierzi mai puțin timp și să faci mai multe? Bine ai venit în club.

Așadar, de ce, atunci când avem intenții bune și suntem concentrați asupra sarcinii pe care o avem, putem totuși să ne împotmolim în lucruri precum e-mailurile și rapoartele săptămânale?

Cheia pentru a fi productiv este cunoașterea priorităților tale, notează Robert Pozen, lector senior de administrarea afacerilor la Harvard Business School. De asemenea, este fostul președinte al Fidelity și președinte executiv al MFS Investment Management, autor al cărții „ Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours” (Productivitate extremă: Îmbunătățește-ți rezultatele, reduce-ți orele de lucru ) și predă cursuri despre maximizarea productivității personale .

„A fi productiv înseamnă a realiza multe în raport cu ceva. Dar ce este acel «ceva»?”, explică Pozen pentru HuffPost. „Ai putea fi un bucătar productiv, un profesor, un grădinar [sau] un agent de vânzări. Întrebarea este ce anume încerci să obții.”

I-am rugat pe Pozen și pe Adam Grant, profesor de management la Wharton School din cadrul Universității din Pennsylvania și autor al cărții „ Give and Take: A Revolutionary Approach to Success” (A da și a lua: o abordare revoluționară a succesului ), să ne împărtășească obiceiurile secrete ale oamenilor productivi - astfel încât și tu să poți deveni unul.

1. Nu sunt legați de e-mailuri.

Potrivit lui Pozen, e-mailul este una dintre cele mai mari bariere în calea productivității: oamenii „sunt copleșiți de e-mailuri; nu știu cum să le gestioneze”. El are o regulă: nu petrece fiecare minut verificând e-mailurile; în schimb, își propune să le verifice doar o dată sau de două ori pe oră și petrece o mare parte din acest timp uitându-se doar la subiectele mesajelor pentru a determina ce merită cu adevărat citit.

2. Se ocupă de lucruri o singură dată.

Pozen folosește o strategie numită „OHIO”, care înseamnă „gestionează-l o singură dată”. Pentru e-mailurile care merită atenție, le gestionează o singură dată, răspunzând imediat ce le citește. Și asta e tot - gata și gestionat.

3. Au un sistem pentru a realiza totul.

Tony Hsieh, CEO-ul Zappos.com , simțea că își petrecea tot timpul răspunzând la e-mailuri, însă e-mailurile importante rămâneau fără răspuns din cauza căsuței poștale supraaglomerate. Așa că a inventat o tehnică numită „Yesterbox”, care, în esență, implică gestionarea e-mailurilor de ieri astăzi. După cum explică el pe yesterbox.com :

Lucrul minunat este că atunci când te trezești dimineața, știi exact câte e-mailuri ai de procesat, simți un progres pe măsură ce procesezi fiecare e-mail de ieri și îl elimini din inbox și chiar ajunge un moment în care nu-ți mai rămân e-mailuri de procesat de ieri.

4. Practică perfecționismul selectiv .

A fi perfecționist nu este neapărat un lucru rău - este adesea o trăsătură apreciată la un angajat bun, spune Pozen. Dar se poate întoarce împotriva ta atunci când oamenii sunt perfecționiști în lucruri care nu necesită perfecționism. De exemplu, acele rapoarte lungi pe care trebuie să le predai la serviciu și pe care știi că nimeni nu le citește vreodată. Chiar merită să investești atât de mult timp și efort pentru a le face perfecte? Probabil că nu, spune el.

5. Nu se lasă prinși în „a fi productivi”.

„Dacă scopul tău este să fii productiv, nu te concentra pe obiectivul de a fi productiv”, spune Grant. „Pur și simplu nu este motivant. Cine se entuziasmează [spunând]: «Am făcut o sarcină în plus astăzi»?” În schimb, el sugerează să-ți trageți motivația din motivul pentru care faci sarcina respectivă, fie că implică să lucrezi pentru a câștiga bani pentru a-ți întreține familia, fie să faci o sarcină suplimentară în timpul zilei pentru a-ți sprijini un coleg care are nevoie de ajutor. „Începi să te gândești la ea mult mai puțin ca la o sarcină plictisitoare și mult mai mult la ea ca la o diferență pentru cineva la care ții”, spune el.

6. Sunt conștiincioși (dar nu exagerat).

Oamenii conștiincioși – adică disciplinați, de încredere, organizați și orientați spre realizare – sunt (nu este surprinzător) printre cei mai productivi oameni, spune Grant. Cu toate acestea, există un punct în care conștiinciozitatea se poate întoarce împotriva sa. El oferă exemplul scrisului: dacă trebuie să scrii o primă schiță și să o scoți din uz, a fi prea conștiincios poate sta în calea acestui obiectiv, deoarece vei petrece prea mult timp chinuindu-te cu fiecare cuvânt și propoziție. Scriitorii productivi, pe de altă parte, „tind să se așeze, să scrie o primă schiță și să o pună deoparte, iar când se întorc la ea, au o mentalitate diferită”, explică el. Ei își rafinează și îmbunătățesc lucrarea, în loc să se concentreze pe producerea unei prime schițe perfecte.

7. Acordă mai puțină atenție orelor petrecute lucrând și mai multă atenție muncii pe care au depus-o.

Nu este vorba despre numărul de ore pe care le dedici, ci despre ceea ce realizezi. Pozen spune că locurile de muncă care pun prea mult accent pe ore se îngrijorează de lucrurile greșite, deoarece accentul lor nu este pus pe ceea ce realizează angajații. „Este o relicvă istorică care este o cârjă pentru manageri și șefi”, spune el. „Îi face să simtă că oamenii muncesc din greu și sunt responsabili”, dar nu ajunge cu adevărat la ceea ce pasionează oamenii și la ceea ce realizează.

8. Ei folosesc responsabilitatea în avantajul lor.

Trebuie să faci ceva? Oamenii productivi nu numai că își vor programa timp pentru a lucra la acel proiect, dar vor spune și altcuiva despre planurile lor de a finaliza proiectul ca o modalitate de responsabilitate autoimpusă, spune Grant. „Atunci, îți vei face griji că vei dezamăgi acea persoană. Nu vrei să pari un leneș încălcându-ți angajamentul”, spune el.

9. Au un plan pentru fiecare scenariu posibil.

Dacă ești ușor distras, Grant spune că o tehnică bună este să anticipezi orice posibile distrageri și apoi să găsești soluții pentru a le evita.

10. Își canalizează anxietatea în bine.

Anxietatea de performanță poate fi debilitantă. Chiar dacă sfaturile pentru situațiile care implică anxietate de performanță implică de obicei o iterație de „calmare”, Grant recomandă de fapt să faci opusul: să te antrenezi. „Ceea ce vrei să faci este să te concentrezi asupra motivului pentru care ești entuziasmat de sarcină, în loc să încerci să reduci sentimentele de anxietate”, spune el. „Când încerci să reduci anxietatea, este greu să treci de la o emoție intensă la o emoție relaxată.”

11. Sunt strategici în dialogul lor interior.

Pe aceeași temă, legată de înfrângerea anxietății de performanță, Grant sugerează, de asemenea, să nu-ți spui „Pot să o fac”, ci să te întrebi : „Pot să o fac?”. Asta pentru că, folosind prima expresie, este ușor să devii mulțumit de sine - oamenii „se simt bine, dar dacă cred că pot să o facă, nu sunt motivați să se pregătească și să încerce”, spune el. Dar când oamenii spun „Pot să o fac?”, se automobilizează, pentru că trebuie să găsească răspunsul la cum pot face asta.

12. Ei știu că ordinea listei de sarcini contează.

Nu toate sarcinile sunt la fel pe o listă de lucruri de făcut. Grant recomandă să începeți cu o sarcină ușoară pentru a oferi un sentiment de impuls, apoi să treceți la o sarcină mai amplă sau mai importantă. În acest fel, energia pozitivă din prima sarcină se transferă la a doua. Apoi, el recomandă să reveniți la o sarcină mai ușoară pentru a vă revigora și a recăpăta un sentiment de progres înainte de a reveni la o sarcină mai dificilă și mai consumatoare de timp.