12 Vanor Hos Produktiva människor

Önskar du att du slösade mindre tid och fick mer gjort? Välkommen till klubben.

Så varför kan vi då, när vi menar väl och är fokuserade på uppgiften, ändå lyckas fastna i saker som mejl och veckovisa rapporter?

Nyckeln till att vara produktiv är att känna till sina prioriteringar, konstaterar Robert Pozen, universitetslektor i företagsekonomi vid Harvard Business School. Han är också tidigare vd för Fidelity och styrelseordförande för MFS Investment Management, författare till " Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours " och undervisar i kurser om att maximera personlig produktivitet .

Att vara "produktiv innebär att få mycket gjort i förhållande till något. Men vad är 'något'?", förklarar Pozen för HuffPost. "Du kan vara en produktiv kock, professor, trädgårdsmästare [eller] säljare. Frågan är vad det är du försöker uppnå."

Vi bad Pozen och Adam Grant, professor i management vid Wharton School vid University of Pennsylvania och författare till " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success ", att dela med sig av produktiva människors hemliga vanor – så att du också kan bli en.

1. De är inte kedjade till e-post.

Enligt Pozen är e-post ett av de största hindren för produktivitet: Människor "är överväldigade av e-post; de vet inte hur de ska hantera det." Han har som regel att inte lägga ner varje minut på att kolla e-post; istället ser han till att bara kolla den en eller två gånger i timmen, och lägger mycket av den tiden på att bara titta på ämnesraderna för att avgöra vad som faktiskt är värt att läsa.

2. De hanterar saker en gång.

Pozen använder en strategi som kallas "OHIO", vilket står för "bara hantera det en gång". För e-postmeddelanden som är värda uppmärksamheten hanterar han dem en gång genom att svara så fort han läser dem. Och sedan är det allt – det är klart och hanterat.

3. De har ett system för att få allt gjort.

Tony Hsieh, VD för Zappos.com , kände att han spenderade all sin tid på att svara på mejl, men viktiga mejl förblev obesvarade på grund av hans överfulla inkorg. Så han uppfann en teknik som kallas "Yesterbox", som i huvudsak går ut på att hantera gårdagens mejl idag. Som han förklarar på yesterbox.com :

Det fina med detta är att när du vaknar på morgonen vet du exakt hur många mejl du måste ta dig igenom, det känns som att du gör framsteg när du bearbetar varje mejl från igår och tar bort det från inkorgen, och det kommer faktiskt en punkt då du inte har några mejl kvar att bearbeta från igår.

4. De utövar selektiv perfektionism.

Att vara perfektionist är inte nödvändigtvis en dålig sak – det är ofta en värdefull egenskap hos en bra anställd, säger Pozen. Men det kan slå tillbaka när människor är perfektionister för saker som inte kräver perfektionism. Ta till exempel de där långa rapporterna du måste lämna in på jobbet som du vet att ingen någonsin läser. Är det verkligen värt att lägga ner en enorm mängd tid och ansträngning på att göra dem perfekta? Förmodligen inte, säger han.

5. De blir inte uppslukade av att "vara produktiva".

”Om ditt mål är att vara produktiv, fokusera inte på målet att vara produktiv”, säger Grant. ”Det är helt enkelt inte motiverande. Vem blir exalterad över att [säga] ’Jag fick en extra uppgift gjord idag’?” Istället föreslår han att man hämtar motivation från anledningen till varför man gör uppgiften, oavsett om det innebär att man arbetar så att man kan tjäna pengar för att försörja sin familj, eller att man gör en extra uppgift under dagen för att stödja en kollega som behöver hjälpen. ”Man börjar tänka mycket mindre på det som en tråkig uppgift, och mycket mer på det som att göra skillnad för någon man bryr sig om”, säger han.

6. De är samvetsgranna (men inte överdrivet).

Människor som är samvetsgranna – det vill säga att de är disciplinerade, pålitliga, organiserade och prestationsorienterade – är (föga förvånande) några av de mest produktiva människorna, säger Grant. Det kommer dock en punkt där samvetsgrannhet kan slå tillbaka. Han ger exemplet med skrivande: Om du behöver få ett första utkast skrivet och ur vägen, kan att vara för samvetsgrann stå i vägen för det målet eftersom du kommer att spendera för mycket tid på att våndas över varje ord och mening. Produktiva skribenter, å andra sidan, "tenderar att sätta sig ner och skriva ett första utkast och lägga undan det, och när de kommer tillbaka till det har de ett annat tankesätt", förklarar han. De förfinar och förbättrar arbetet, istället för att bli uppslukade av att producera ett perfekt första utkast.

7. De lägger mindre vikt vid de timmar de arbetar och mer vid det arbete de har gjort.

Det handlar inte om antalet timmar du lägger ner, det handlar om vad du åstadkommer. Pozen säger att arbetsplatser som lägger för mycket fokus på timmar oroar sig för fel saker, eftersom deras fokus inte ligger på vad som åstadkoms av de anställda. "Det är en historisk relik som är en krycka för chefer och överordnade", säger han. "Det får dem att känna att folk verkligen arbetar hårt och tar ansvar", men det handlar inte riktigt om vad folk brinner för och åstadkommer.

8. De använder ansvarsskyldighet till sin fördel.

Behöver du få något gjort? Produktiva människor planerar inte bara in tid för att arbeta med projektet, utan de berättar också för någon annan om sina planer för att få projektet klart som ett sätt att ta ansvar, säger Grant. "Då kommer du att oroa dig för att göra den personen besviken. Du vill inte framstå som en latkopp genom att bryta ditt åtagande", säger han.

9. De har en plan för alla möjliga scenarier.

Om du lätt blir distraherad, säger Grant att en bra teknik är att förutse eventuella distraktioner och sedan komma på lösningar för att undvika dem.

10. De kanaliserar sin ångest till det bättre.

Prestationsångest kan vara försvagande. Även om råd för situationer som involverar prestationsångest vanligtvis innebär en viss omgång av "lugna ner dig", rekommenderar Grant faktiskt att göra det motsatta: Få fart på varvtalet. "Det du vill göra är att fokusera på varför du är exalterad över uppgiften, istället för att försöka minska känslor av ångest", säger han. "När man försöker minska ångest är det svårt att gå från en intensiv känsla till en avslappnad känsla."

11. De är strategiska med sitt självprat.

På samma ämne om att besegra prestationsångest föreslår Grant att man inte säger till sig själv "Jag kan göra det", utan istället frågar sig själv: "Kan jag göra det?". Det beror på att med den förra frasen är det lätt att bli självbelåten – människor "mår bra, men om de tror att de kan göra det, blir de inte motiverade att förbereda sig och försöka", säger han. Men när folk säger "Kan jag göra det?" mobiliserar de sig själva, eftersom de måste komma på svaret på hur de kan göra det.

12. De vet att ordningen på att-göra-listan spelar roll.

Alla uppgifter på en att-göra-lista är inte likadana. Grant rekommenderar att man börjar med en enkel uppgift för att ge en känsla av momentum, och sedan går vidare till en större eller viktigare uppgift. På så sätt överförs den positiva energin från den första uppgiften till den andra. Sedan rekommenderar han att man byter tillbaka till en lättare uppgift för att föryngra sig och återfå en känsla av framsteg innan man går tillbaka till en svårare, mer tidskrävande uppgift.