12 návyků produktivních lidí

Přejete si, abyste méně promrhali čas a více toho zvládli? Vítejte v klubu.

Proč se tedy, i když to myslíme dobře a soustředíme se na daný úkol, stále dokážeme zabřednout do věcí, jako jsou e-maily a týdenní zprávy?

Klíčem k produktivitě je znát své priority, poznamenává Robert Pozen, docent obchodní administrativy na Harvard Business School. Je také bývalým prezidentem společnosti Fidelity a výkonným předsedou MFS Investment Management, autorem knihy „ Extrémní produktivita: Zvyšte své výsledky, snižte svou pracovní dobu “ a vyučuje kurzy o maximalizaci osobní produktivity .

„Být produktivní znamená zvládnout hodně práce v porovnání s něčím. Ale co je to ‚něco‘?“ vysvětluje Pozen serveru HuffPost. „Můžete být produktivním kuchařem, profesorem, zahradníkem [nebo] prodejcem. Otázkou je, čeho se snažíte dosáhnout.“

Požádali jsme Pozena a Adama Granta, profesora managementu na Wharton School na Pensylvánské univerzitě a autora knihy „ Dávejte a berte: Revoluční přístup k úspěchu “, aby se s námi podělili o tajné návyky produktivních lidí – abyste se jimi mohli stát i vy.

1. Nejsou připoutáni k e-mailu.

Podle Pozena je e-mail jednou z největších překážek produktivity: Lidé „jsou e-maily zahlceni; nevědí, jak si s nimi poradit.“ Má pravidlo, že netráví každou minutu kontrolou e-mailů; místo toho se snaží kontrolovat e-maily jen jednou nebo dvakrát za hodinu a většinu tohoto času věnuje pouze předmětům zpráv, aby zjistil, co skutečně stojí za přečtení.

2. Zvládnou věci jednou.

Pozen používá strategii s názvem „OHIO“, což znamená „zpracovat pouze jednou“. E-maily, které stojí za pozornost, zpracuje pouze jednou – odpoví na ně ihned po přečtení. A to je vše – je to hotové a vyřízené.

3. Mají systém, jak to všechno zvládnout.

Tony Hsieh, generální ředitel společnosti Zappos.com , měl pocit, že tráví veškerý svůj čas odpovídáním na e-maily, ale důležité e-maily stále zůstávaly nezodpovězeny kvůli přeplněné schránce. Proto vynalezl techniku ​​zvanou „Yesterbox“, která v podstatě spočívá v řešení včerejších e-mailů dnes. Jak vysvětluje na yesterbox.com :

Skvělé na tom je, že když ráno vstanete, přesně víte, kolik e-mailů musíte vyřídit. Je cítit pokrok, jak zpracováváte každý e-mail ze včerejška a odstraňujete ho ze své schránky. A ve skutečnosti nastane bod, kdy vám nezbývá žádný e-mail ze včerejška ke zpracování.

4. Praktikují selektivní perfekcionismus.

Být perfekcionistou nemusí být nutně špatná věc – u dobrého zaměstnance je to často ceněná vlastnost, říká Pozen. Může se to ale obrátit proti vám, když jsou lidé perfekcionisty v věcech, které perfekcionismus nevyžadují. Vezměte si například ty dlouhé zprávy, které musíte odevzdat v práci a o kterých víte, že je nikdo nikdy nečte. Opravdu stojí za to vynaložit obrovské množství času a úsilí na jejich dokonalost? Pravděpodobně ne, říká.

5. Nenechají se zaujmout myšlenkou „být produktivní“.

„Pokud je vaším cílem být produktivní, nesoustřeďte se na samotný cíl,“ říká Grant. „Prostě to nemotivuje. Kdo by se nadchl pro to, že řekne: ‚Dnes jsem splnil jeden úkol navíc‘?“ Místo toho navrhuje čerpat motivaci z důvodu, proč daný úkol děláte, ať už se jedná o práci, abyste si vydělali peníze na podporu rodiny, nebo o vykonání úkolu navíc během dne na podporu kolegy, který pomoc potřebuje. „Začnete o tom přemýšlet mnohem méně jako o nudném úkolu a mnohem více jako o tom, že děláte něco pro někoho, na kom vám záleží,“ říká.

6. Jsou svědomití (ale ne přehnaně).

Lidé, kteří jsou svědomití – což znamená, že jsou disciplinovaní, spolehliví, organizovaní a zaměření na úspěch – patří (není překvapením) k nejproduktivnějším lidem, říká Grant. Nastane však bod, kdy se svědomitost může obrátit proti vám. Uvádí příklad psaní: Pokud potřebujete napsat a zbavit se prvního návrhu, přílišná svědomitost vám může stát v cestě tomuto cíli, protože strávíte příliš mnoho času trápením se nad každým slovem a větou. Produktivní spisovatelé na druhou stranu „mají tendenci si sednout, napsat první návrh a odložit ho, a když se k němu vrátí, mají jiný způsob myšlení,“ vysvětluje. Místo aby se ponořili do tvorby dokonalého prvního návrhu, práci zdokonalují a vylepšují.

7. Věnují méně pozornosti hodinám stráveným prací a více pozornosti práci, kterou odvedli.

Nejde o počet hodin, které odpracujete, ale o to, čeho dosáhnete. Pozen říká, že pracoviště, která kladou příliš velký důraz na počet hodin, se obávají špatné věci, protože nekladou důraz na to, čeho zaměstnanci dosáhnou. „Je to historická památka, která je pro manažery a šéfy oporou,“ říká. „Dává jim pocit, že lidé opravdu tvrdě pracují a nesou zodpovědnost,“ ale ve skutečnosti se to netýká toho, co lidi nadchne a čeho dosáhnou.

8. Využívají zodpovědnost ve svůj prospěch.

Potřebujete něco udělat? Produktivní lidé si nejen naplánují čas na práci na daném projektu, ale také o svých plánech na dokončení projektu řeknou někomu jinému , aby si tím projevili zodpovědnost, říká Grant. „Pak se budete bát, že daného člověka zklamete. Nechcete přece vypadat jako flákač, když porušíte svůj závazek,“ říká.

9. Mají plán pro každý možný scénář.

Pokud se snadno necháte rozptýlit, Grant říká, že dobrou technikou je předvídat veškerá možná rozptýlení a poté přijít s řešeními, jak se jim vyhnout.

10. Zlepšují si náladu a úzkost.

Tréma z výkonu může být oslabující. Přestože rady pro situace zahrnující trému z výkonu obvykle zahrnují určité „uklidnění“, Grant ve skutečnosti doporučuje opak: Nastartovat se. „Chcete se zaměřit na to, proč vás daný úkol nadchne, místo abyste se snažili zmírnit pocity úzkosti,“ říká. „Když se snažíte úzkost zmírnit, je těžké přejít od intenzivní emoce k uvolněné.“

11. Jsou strategické ve svém vnitřním dialogu.

V souvislosti s překonáváním trémy z výkonu Grant také navrhuje neříkat si „Zvládnu to“, ale místo toho se ptát : „Zvládnu to?“ Je to proto, že s první frází je snadné se uspokojit – lidé „se cítí dobře, ale pokud si myslí, že to zvládnou, nejsou motivováni se připravit a pokusit se o to,“ říká. Ale když se lidé zeptají „Zvládnu to?“, mobilizují se, protože musí přijít s odpovědí na to, jak to zvládnou.

12. Vědí, že pořadí v seznamu úkolů je důležité.

Ne všechny úkoly jsou na seznamu úkolů stejné. Grant doporučuje začít s jednoduchým úkolem, abyste získali pocit dynamiky, a poté přejít k většímu nebo důležitějšímu úkolu. Tímto způsobem se pozitivní energie z prvního úkolu přenese do druhého. Poté doporučuje přejít zpět k jednoduššímu úkolu, abyste si odpočinuli a znovu získali pocit pokroku, než se vrátíte k těžšímu a časově náročnějšímu úkolu.