12 Navad Produktivnih Ljudi

Si želiš, da bi zapravil manj časa in naredil več? Dobrodošli v klubu.

Zakaj se potem, ko imamo dobre namene in smo osredotočeni na nalogo, še vedno lahko znajdemo v težavah s stvarmi, kot so e-pošta in tedenska poročila?

Ključ do produktivnosti je poznavanje prioritet, ugotavlja Robert Pozen, višji predavatelj poslovne administracije na Harvard Business School. Je tudi nekdanji predsednik podjetja Fidelity in izvršni predsednik podjetja MFS Investment Management, avtor knjige » Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours « in poučuje tečaje o maksimiranju osebne produktivnosti .

»Biti produktiven pomeni narediti veliko v primerjavi z nečim. Kaj pa je to 'nekaj'?« pojasnjuje Pozen za HuffPost. »Lahko bi bili produktivni kuhar, profesor, vrtnar [ali] prodajalec. Vprašanje je, kaj poskušate doseči.«

Pozena in Adama Granta, profesorja managementa na šoli Wharton Univerze v Pensilvaniji in avtorja knjige " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success ", smo prosili, naj delita skrivne navade produktivnih ljudi – da lahko tudi vi postanete eden izmed njih.

1. Niso priklenjeni na e-pošto.

Po Pozenovem mnenju je elektronska pošta ena največjih ovir za produktivnost: ljudje »so preobremenjeni z elektronsko pošto; ne vedo, kako ravnati z njo.« Ima pravilo, da ne porabi vsako minuto za preverjanje elektronske pošte; namesto tega jo preveri le enkrat ali dvakrat na uro, večino tega časa pa porabi le za pregledovanje zadev, da ugotovi, kaj je dejansko vredno prebrati.

2. Stvari rešujejo enkrat.

Pozen uporablja strategijo, imenovano »OHIO«, kar pomeni »obravnavaj samo enkrat«. E-poštna sporočila, ki so vredna pozornosti, obravnava enkrat tako, da odgovori takoj, ko jih prebere. In to je to – stvar je opravljena in obdelana.

3. Imajo sistem za dokončanje vsega.

Tony Hsieh, izvršni direktor Zappos.com , je imel občutek, da ves svoj čas porabi za odgovarjanje na e-pošto, vendar pomembna e-poštna sporočila zaradi prepolnega nabiralnika še vedno ostajajo neodgovorjena. Zato je izumil tehniko, imenovano »Yesterbox«, ki v bistvu vključuje obravnavo včerajšnjih e-poštnih sporočil danes. Kot pojasnjuje na yesterbox.com :

Odlična stvar pri tem je, da ko zjutraj vstaneš, točno veš, koliko e-poštnih sporočil moraš prebrati, občutek napredka je, ko obdelaš vsako e-poštno sporočilo od včeraj in ga odstraniš iz mape »Prejeto«, in dejansko pride do točke, ko ti od včeraj ne ostane nič e-poštnih sporočil za obdelavo.

4. Izvajajo selektivni perfekcionizem.

Biti perfekcionist ni nujno slaba stvar – pogosto je cenjena lastnost dobrega zaposlenega, pravi Pozen. Lahko pa se obrne proti vam, če so ljudje perfekcionisti za stvari, ki ne zahtevajo perfekcionizma. Vzemimo za primer tista dolga poročila, ki jih morate oddati v službi in za katera veste, da jih nihče nikoli ne prebere. Ali se res splača porabiti ogromno časa in truda, da bi bila popolna? Verjetno ne, pravi.

5. Ne osredotočajo se na to, da bi bili "produktivni".

»Če je vaš cilj biti produktiven, se ne osredotočajte na ta cilj,« pravi Grant. »To preprosto ni motivacijsko. Kdo se navduši nad tem, da reče: 'Danes sem opravil eno dodatno nalogo'?« Namesto tega predlaga, da motivacijo črpate iz razloga, zakaj opravljate nalogo, pa naj gre za delo, s katerim lahko zaslužite denar za preživljanje družine, ali za opravljanje dodatne naloge čez dan, s katero podpirate kolega, ki potrebuje pomoč. »Začnete o tem veliko manj razmišljati kot o dolgočasni nalogi in veliko bolj kot o tem, da bi naredili spremembo za nekoga, ki vam je mar,« pravi.

6. So vestni (vendar ne pretirano).

Ljudje, ki so vestni – kar pomeni, da so disciplinirani, zanesljivi, organizirani in usmerjeni k dosežkom – so (kar ni presenetljivo) med najbolj produktivnimi, pravi Grant. Vendar pride do točke, ko se lahko vestnost obrne proti vam. Ponuja primer pisanja: če morate napisati prvi osnutek in ga odstraniti s poti, vam lahko pretirana vestnost stoji na poti do tega cilja, ker boste porabili preveč časa za mučenje z vsako besedo in stavkom. Produktivni pisci pa se "ponavadi usedejo, napišejo prvi osnutek in ga pospravijo, ko pa se k njemu vrnejo, so v drugačnem načinu razmišljanja," pojasnjuje. Delo izpopolnjujejo in izboljšujejo, namesto da bi se popolnoma posvetili ustvarjanju popolnega prvega osnutka.

7. Manj pozornosti posvečajo delovnim uram in več opravljenemu delu.

Ne gre za število ur, ki jih vložite v delo, ampak za to, kaj dosežete. Pozen pravi, da se delovna mesta, ki se preveč osredotočajo na ure, obremenjujejo z napačno stvarjo, saj njihov poudarek ni na tem, kaj dosežejo zaposleni. »To je zgodovinska relikvija, ki je opora za menedžerje in šefe,« pravi. »Zaradi nje se počutijo, kot da ljudje resnično trdo delajo in so odgovorni,« vendar v resnici ne gre za to, do česa so ljudje strastni in kaj dosegajo.

8. Odgovornost uporabljajo v svojo korist.

Morate nekaj postoriti? Produktivni ljudje ne bodo le načrtovali časa za delo na tem projektu, ampak bodo tudi nekomu drugemu povedali o svojih načrtih za dokončanje projekta kot način samoodgovornosti, pravi Grant. »Potem vas bo skrbelo, da boste to osebo razočarali. Nočete izgledati kot lenuh, če boste prekršili svojo zavezo,« pravi.

9. Imajo načrt za vsak možen scenarij.

Če vas zlahka zmotijo, Grant pravi, da je dobra tehnika predvideti morebitne motnje in nato najti rešitve, kako se jim izogniti.

10. Svojo tesnobo usmerjajo na bolje.

Tesnoba zaradi uspešnosti je lahko izčrpavajoča. Čeprav nasvet za situacije, ki vključujejo tesnobo zaradi uspešnosti, običajno vključuje nekaj ponovitve "umiritve", Grant dejansko priporoča ravno nasprotno: pospešite delo. "Kar želite storiti, je, da se osredotočite na to, zakaj ste navdušeni nad nalogo, namesto da poskušate zmanjšati občutke tesnobe," pravi. "Ko poskušate zmanjšati tesnobo, je težko preiti iz intenzivnega čustva v sproščeno čustvo."

11. Pri notranjem dialogu so strateški.

Na isto temo premagovanja tesnobe zaradi uspešnosti Grant predlaga tudi, da si ne govorite "Zmorem", ampak se namesto tega vprašate : "Ali lahko to storim?" To pa zato, ker je pri prvi frazi enostavno postati samozadovoljen – ljudje "se počutijo dobro, če pa mislijo, da lahko to storijo, niso motivirani za pripravo in poskus," pravi. Ko pa ljudje rečejo "Ali lahko to storim?", se samoiniciativno aktivirajo, ker morajo najti odgovor na vprašanje, kako lahko to storijo.

12. Vedo, da je vrstni red na seznamu opravil pomemben.

Vse naloge na seznamu opravil niso enake. Grant priporoča, da začnete z lahko nalogo, da ustvarite občutek zagona, nato pa preidete na večjo ali pomembnejšo nalogo. Na ta način se pozitivna energija iz prve naloge prenese na drugo. Nato priporoča, da se vrnete k lažji nalogi, da se osvežite in si povrnete občutek napredka, preden se vrnete k težji in bolj zamudni nalogi.