12 Tuottavien Ihmisten Tapaa

Toivoisitko, että olisit tuhlannut vähemmän aikaa ja saanut enemmän aikaan? Tervetuloa klubiin.

Miksi sitten, vaikka tarkoitamme hyvää ja keskitymme käsillä olevaan tehtävään, voimme silti juuttua esimerkiksi sähköpostien ja viikoittaisten raporttien kaltaisiin asioihin?

Tuottavuuden avain on omien prioriteettien tunteminen, toteaa Robert Pozen, Harvard Business Schoolin liiketalouden vanhempi lehtori. Hän on myös Fidelityn entinen toimitusjohtaja ja MFS Investment Managementin hallituksen puheenjohtaja, kirjan " Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours " kirjoittaja ja opettaa kursseja henkilökohtaisen tuottavuuden maksimoinnista .

”Tuottavuus tarkoittaa sitä, että saa paljon aikaan suhteessa johonkin. Mutta mikä on se ’jokin’?” Pozen selittää HuffPostille. ”Voit olla tuottava kokki, professori, puutarhuri [tai] myyjä. Kysymys kuuluu, mitä yrität saavuttaa.”

Pyysimme Pozenia ja Adam Grantia, Pennsylvanian yliopiston Wharton Schoolin johtamisen professoria ja kirjan " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success " kirjoittajaa, jakamaan tuottavien ihmisten salaiset tavat – jotta sinustakin voi tulla sellainen.

1. He eivät ole sidottuja sähköpostiin.

Pozenin mukaan sähköposti on yksi suurimmista tuottavuuden esteistä: Ihmiset "ovat sähköpostin ylikuormittamia; he eivät tiedä, miten käsitellä sitä." Hänellä on sääntö, ettei hän käytä jokaista minuuttia sähköpostin tarkistamiseen; sen sijaan hän tarkistaa sen vain kerran tai kaksi tunnissa ja käyttää suuren osan ajasta pelkästään otsikkorivien tarkasteluun selvittääkseen, mikä on todella lukemisen arvoista.

2. He hoitavat asiat kerran.

Pozen käyttää strategiaa nimeltä "OHIO", joka tarkoittaa "käsittele se vain kerran". Huomion arvoiset sähköpostit hän käsittelee vain kerran vastaamalla heti luettuaan ne. Ja siinä se – asia on hoidettu.

3. Heillä on järjestelmä kaiken tekemiseksi.

Zappos.comin toimitusjohtaja Tony Hsieh tunsi käyttävänsä kaiken aikansa sähköposteihin vastaamiseen, mutta tärkeisiin sähköposteihin ei silti vastattu täyden postilaatikkonsa vuoksi. Niinpä hän keksi tekniikan nimeltä "Yesterbox", jossa eilisen sähköpostit käsitellään tänään. Kuten hän selittää yesterbox.comissa :

Hienoa tässä on se, että kun heräät aamulla, tiedät tarkalleen, kuinka monta sähköpostia sinun on käsiteltävä, tunnet edistymistä, kun käsittelet jokaisen eilisen sähköpostin ja poistat sen postilaatikostasi, ja lopulta sinulla ei ole enää yhtään sähköpostia käsiteltävänä eiliseltä.

4. He harjoittavat valikoivaa perfektionismia.

Perfektionismin tavoittelu ei välttämättä ole huono asia – se on usein arvostettu ominaisuus hyvässä työntekijässä, Pozen sanoo. Mutta se voi kääntyä itseään vastaan, jos ihmiset ovat perfektionisteja asioissa, jotka eivät vaadi perfektionismia. Otetaan esimerkiksi ne pitkät raportit, jotka sinun on palautettava töissä ja joita tiedät, ettei kukaan koskaan lue. Onko todella sen arvoista käyttää valtavasti aikaa ja vaivaa niiden täydellisyyteen? Todennäköisesti ei, hän sanoo.

5. He eivät uppoudu "tuottavuuden tavoitteluun".

”Jos tavoitteesi on olla tuottava, älä keskity pelkästään tuottavuuden tavoitteeseen”, Grant sanoo. ”Se ei yksinkertaisesti motivoi. Kuka innostuu sanoessaan: ’Sain tänään yhden ylimääräisen tehtävän tehtyä’?” Sen sijaan hän ehdottaa, että motivaatio löytyy syystä, miksi teet tehtävän, olipa kyseessä sitten työskentely perheen elättämiseksi tai ylimääräisen tehtävän tekeminen päivän aikana tukeaksesi apua tarvitsevaa työtoveria. ”Alat ajatella sitä paljon vähemmän tylsänä tehtävänä ja paljon enemmän sellaisena, josta välität”, hän sanoo.

6. He ovat tunnollisia (mutta eivät liian).

Grantin mukaan tunnolliset ihmiset – eli kurinalaiset, luotettavat, järjestelmälliset ja saavutushakuiset – ovat (ei yllättäen) tuottavimpia ihmisiä. Jossain vaiheessa tunnollisuus voi kuitenkin kääntyä itseään vastaan. Hän tarjoaa esimerkin kirjoittamisesta: Jos sinun on saatava ensimmäinen luonnos kirjoitettua pois tieltä, liiallinen tunnollisuus voi olla esteenä tavoitteen saavuttamiselle, koska joudut käyttämään liikaa aikaa jokaisen sanan ja lauseen pohtimiseen. Tuottavat kirjoittajat taas "yleensä istuvat alas, paiskaavat ensimmäisen luonnoksen esiin ja laittavat sen pois, ja kun he palaavat siihen, heillä on erilainen ajattelutapa", hän selittää. He hiovat ja parantavat työtä sen sijaan, että uppoutuisivat täydellisen ensimmäisen luonnoksen tuottamiseen.

7. He kiinnittävät vähemmän huomiota työssä käytettyihin tunteihin ja enemmän huomiota tekemäänsä työhön.

Kyse ei ole työtuntien määrästä, vaan siitä, mitä saavutat. Pozenin mukaan työpaikat, jotka keskittyvät liikaa työaikoihin, murehtivat väärästä asiasta, koska heidän painopisteensä ei ole työntekijöiden saavutuksissa. "Se on historiallinen jäänne, joka toimii tukipylväänä esimiehille ja pomoille", hän sanoo. "Se saa heidät tuntemaan, että ihmiset todella työskentelevät ahkerasti ja vastuullisesti", mutta se ei oikeastaan ​​kerro, mistä ihmiset ovat intohimoisia ja mitä he saavuttavat.

8. He käyttävät vastuullisuutta edukseen.

Pitääkö saada jotain aikaiseksi? Tuottavat ihmiset eivät ainoastaan ​​varaa aikaa projektin parissa työskentelyyn, vaan he myös kertovat suunnitelmistaan ​​projektin loppuun saattamiseksi jollekulle toiselle osana itselleen asettamaa vastuullisuutta, Grant sanoo. "Sitten alat murehtia, että petät kyseisen henkilön. Et halua näyttää laiskurilta rikkomalla sitoumuksesi", hän sanoo.

9. Heillä on suunnitelma jokaiseen mahdolliseen skenaarioon.

Jos huomiosi häiriintyy helposti, Grantin mukaan hyvä tekniikka on ennakoida mahdolliset häiriötekijät ja sitten keksiä ratkaisuja niiden välttämiseksi.

10. He kanavoivat ahdistustaan ​​parempaan suuntaan.

Suoritusjännitys voi olla lamauttavaa. Vaikka suoritusjännitystilanteissa neuvotaan tyypillisesti jonkinlaista "rauhoittumista", Grant suosittelee itse asiassa päinvastoin: vauhtiin lähtöä. "Sinun on keskityttävä siihen, miksi olet innoissasi tehtävästä, sen sijaan, että yrittäisit vähentää ahdistuksen tunteita", hän sanoo. "Kun yrität vähentää ahdistusta, on vaikea siirtyä voimakkaasta tunteesta rentoutuneeseen tunteeseen."

11. He ovat strategisia itsepuhelussaan.

Samasta aiheesta, suoritusjännityksen voittamisesta, Grant ehdottaa myös, ettei kannata sanoa itselleen "pystyn tekemään sen", vaan kysyä itseltään: "Pystynkö tekemään sen?" Tämä johtuu siitä, että edellisen lauseen kanssa on helppo tuudittautua omahyväisyyteen – ihmiset "tuntevat olonsa hyväksi, mutta jos he luulevat pystyvänsä siihen, he eivät motivoidu valmistautumaan ja yrittämään", hän sanoo. Mutta kun ihmiset sanovat "Pystynkö tekemään sen?", he mobilisoituvat, koska heidän on keksittävä vastaus siihen , miten he voivat tehdä sen.

12. He tietävät, että tehtävälistan järjestyksellä on merkitystä.

Kaikki tehtävät eivät ole samanlaisia ​​tehtävälistalla. Grant suosittelee aloittamaan helpolla tehtävällä vauhdin tunteen saamiseksi ja siirtymään sitten suurempaan tai tärkeämpään tehtävään. Tällä tavoin ensimmäisen tehtävän positiivinen energia siirtyy toiseen tehtävään. Sitten hän suosittelee vaihtamaan takaisin helpompaan tehtävään virkistäytyäkseen ja saadakseen takaisin edistymisen tunteen, ennen kuin palaat vaikeampaan ja aikaa vievämpään tehtävään.