12 thói Quen của người làm việc hiệu quả

Bạn muốn lãng phí ít thời gian hơn và làm được nhiều việc hơn? Chào mừng bạn đến với câu lạc bộ.

Vậy tại sao khi chúng ta có ý định tốt và tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, chúng ta vẫn có thể bị sa lầy vào những thứ như email và báo cáo hàng tuần?

Robert Pozen, giảng viên cao cấp ngành quản trị kinh doanh tại Trường Kinh doanh Harvard, lưu ý rằng chìa khóa để làm việc hiệu quả là biết rõ thứ tự ưu tiên của mình. Ông cũng là cựu chủ tịch của Fidelity và chủ tịch điều hành của MFS Investment Management, tác giả cuốn " Năng suất cực cao: Tăng kết quả, giảm giờ làm việc " và giảng dạy các khóa học về tối đa hóa năng suất cá nhân .

"Năng suất có nghĩa là hoàn thành được nhiều việc so với một việc gì đó. Nhưng 'việc gì đó' là gì?" Pozen giải thích với HuffPost. "Bạn có thể là một đầu bếp, giáo sư, người làm vườn [hoặc] nhân viên bán hàng năng suất. Câu hỏi đặt ra là bạn đang cố gắng đạt được điều gì."

Chúng tôi đã yêu cầu Pozen và Adam Grant, giáo sư quản lý tại Trường Wharton thuộc Đại học Pennsylvania và là tác giả của cuốn sách " Cho và Nhận: Cách tiếp cận mang tính cách mạng để thành công ", chia sẻ những thói quen bí mật của những người làm việc hiệu quả -- để bạn cũng có thể trở thành một trong số họ.

1. Họ không bị ràng buộc bởi email.

Theo Pozen, email là một trong những rào cản lớn nhất đối với năng suất: Mọi người "bị quá tải bởi email; họ không biết cách xử lý nó". Ông có một nguyên tắc là không dành toàn bộ thời gian để kiểm tra email; thay vào đó, ông chỉ kiểm tra email một hoặc hai lần một giờ và dành phần lớn thời gian đó để xem dòng tiêu đề để xác định nội dung thực sự đáng đọc.

2. Họ xử lý mọi việc một lần.

Pozen áp dụng chiến lược "OHIO", viết tắt của "chỉ xử lý một lần". Đối với những email đáng được quan tâm, ông xử lý chúng một lần bằng cách trả lời ngay khi đọc xong. Và thế là xong -- mọi việc đã xong và được xử lý.

3. Họ có hệ thống để thực hiện mọi việc.

Tony Hsieh, CEO của Zappos.com , cảm thấy như mình đã dành toàn bộ thời gian để trả lời email, nhưng những email quan trọng vẫn chưa được trả lời vì hộp thư đến của anh quá tải. Vì vậy, anh đã phát minh ra một kỹ thuật gọi là "Yesterbox", về cơ bản là xử lý những email của ngày hôm qua vào hôm nay. Như anh giải thích trên yesterbox.com :

Điều tuyệt vời nhất là khi bạn thức dậy vào buổi sáng, bạn sẽ biết chính xác có bao nhiêu email cần xử lý, bạn sẽ cảm thấy tiến triển khi xử lý từng email từ ngày hôm qua và xóa chúng khỏi hộp thư đến, và đến một lúc nào đó bạn sẽ không còn email nào từ ngày hôm qua để xử lý nữa.

4. Họ thực hành chủ nghĩa hoàn hảo có chọn lọc .

Cầu toàn không hẳn là điều xấu -- đó thường là một phẩm chất đáng quý ở một nhân viên giỏi, Pozen nói. Tuy nhiên, nó có thể phản tác dụng khi mọi người cầu toàn cho những việc không đòi hỏi sự cầu toàn. Ví dụ, những báo cáo dài dòng bạn phải nộp ở nơi làm việc mà bạn biết chắc chẳng ai đọc. Liệu có thực sự đáng để dành nhiều thời gian và công sức để hoàn thiện chúng không? Có lẽ là không, ông nói.

5. Họ không quá chú trọng vào việc "làm việc hiệu quả".

"Nếu mục tiêu của bạn là làm việc hiệu quả, đừng chỉ tập trung vào mục tiêu đó", Grant nói. "Điều đó chẳng tạo động lực gì cả. Ai lại hào hứng khi nói rằng 'Hôm nay mình đã hoàn thành thêm một việc' chứ?" Thay vào đó, ông gợi ý nên tìm động lực từ lý do tại sao bạn làm việc, dù là làm việc để kiếm tiền nuôi gia đình, hay làm thêm việc trong ngày để hỗ trợ một đồng nghiệp đang cần sự giúp đỡ. "Bạn sẽ bắt đầu nghĩ về nó ít hơn là một công việc nhàm chán, và nhiều hơn là [nó] tạo ra sự khác biệt cho một người mà bạn quan tâm", ông nói.

6. Họ rất tận tâm (nhưng không quá tận tâm).

Những người tận tâm - tức là họ có kỷ luật, đáng tin cậy, ngăn nắp và hướng đến thành tích - (không có gì ngạc nhiên) là một số người làm việc hiệu quả nhất, Grant nói. Tuy nhiên, sẽ đến lúc sự tận tâm có thể phản tác dụng. Ông lấy ví dụ về việc viết lách: Nếu bạn cần hoàn thành bản thảo đầu tiên và không cần phải bận tâm, việc quá tận tâm có thể cản trở mục tiêu đó vì bạn sẽ mất quá nhiều thời gian để suy nghĩ về từng từ và từng câu. Ngược lại, những người viết hiệu quả "thường ngồi xuống, viết xong bản thảo đầu tiên rồi cất đi, và khi họ quay lại, họ đã ở trong một tư duy khác", ông giải thích. Họ đang tinh chỉnh và cải thiện tác phẩm, thay vì chỉ tập trung vào việc tạo ra một bản thảo đầu tiên hoàn hảo.

7. Họ ít chú ý đến số giờ làm việc mà chú ý nhiều hơn đến công việc họ đã làm.

Vấn đề không phải là số giờ bạn bỏ ra, mà là những gì bạn đạt được. Pozen cho rằng những nơi làm việc quá chú trọng vào giờ giấc làm việc đang lo lắng sai lầm, bởi vì họ không chú trọng vào những gì nhân viên đạt được. "Đó là một di tích lịch sử, một chỗ dựa cho các nhà quản lý và sếp", ông nói. "Nó khiến họ cảm thấy mọi người thực sự làm việc chăm chỉ và có trách nhiệm", nhưng lại không thực sự chạm đến những gì mọi người đam mê và đạt được.

8. Họ sử dụng trách nhiệm giải trình để có lợi cho mình.

Cần hoàn thành việc gì đó? Những người làm việc hiệu quả không chỉ sắp xếp thời gian để thực hiện dự án đó mà còn chia sẻ với người khác về kế hoạch hoàn thành dự án của mình như một cách tự chịu trách nhiệm, Grant nói. "Khi đó, bạn sẽ lo lắng về việc làm người đó thất vọng. Bạn không muốn bị coi là kẻ lười biếng khi phá vỡ cam kết của mình", ông nói.

9. Họ có kế hoạch cho mọi tình huống có thể xảy ra.

Grant cho biết nếu bạn dễ bị mất tập trung thì một kỹ thuật tốt là dự đoán mọi khả năng gây mất tập trung và sau đó đưa ra giải pháp để tránh chúng.

10. Họ chuyển hướng sự lo lắng theo hướng tích cực hơn.

Lo lắng về hiệu suất có thể gây suy nhược. Mặc dù lời khuyên cho các tình huống liên quan đến lo lắng về hiệu suất thường bao gồm một số lần lặp lại "bình tĩnh lại", Grant thực sự khuyên bạn nên làm ngược lại: Hãy phấn chấn lên. "Điều bạn cần làm là tập trung vào lý do tại sao bạn hào hứng với nhiệm vụ, thay vì cố gắng giảm bớt cảm giác lo lắng", ông nói. "Khi bạn cố gắng giảm bớt lo lắng, rất khó để chuyển từ cảm xúc mãnh liệt sang cảm xúc thư giãn."

11. Họ có chiến lược khi tự nói chuyện với chính mình.

Cũng về chủ đề vượt qua nỗi lo lắng về hiệu suất, Grant cũng gợi ý rằng đừng tự nhủ "Tôi có thể làm được", mà hãy tự hỏi "Tôi có thể làm được không?". Bởi vì với câu nói đầu tiên, chúng ta dễ trở nên tự mãn -- mọi người "cảm thấy tốt, nhưng nếu họ nghĩ mình có thể làm được, họ sẽ không có động lực để chuẩn bị và thử sức", ông nói. Nhưng khi mọi người nói "Tôi có thể làm được không?", họ sẽ tự huy động, bởi vì họ phải tìm ra câu trả lời cho cách họ có thể làm được.

12. Họ biết thứ tự của danh sách việc cần làm rất quan trọng.

Không phải tất cả các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm đều giống nhau. Grant khuyên bạn nên bắt đầu với một nhiệm vụ dễ dàng để tạo động lực, sau đó chuyển sang một nhiệm vụ lớn hơn hoặc quan trọng hơn. Bằng cách đó, năng lượng tích cực từ nhiệm vụ đầu tiên sẽ được truyền sang nhiệm vụ thứ hai. Sau đó, ông khuyên bạn nên chuyển lại sang một nhiệm vụ dễ dàng hơn để lấy lại tinh thần và cảm giác tiến triển trước khi quay lại với một nhiệm vụ khó khăn hơn, tốn nhiều thời gian hơn.