12 Vaner Hos Produktive Mennesker

Ville du ønske, at du spildte mindre tid og fik mere fra hånden? Velkommen i klubben.

Så hvorfor kan vi stadig blive overvældet af ting som e-mails og ugentlige rapporter, når vi mener det godt og er fokuserede på den aktuelle opgave?

Nøglen til at være produktiv er at kende sine prioriteter, bemærker Robert Pozen, seniorlektor i erhvervsadministration på Harvard Business School. Han er også tidligere præsident for Fidelity og administrerende bestyrelsesformand for MFS Investment Management, forfatter til " Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours " og underviser i kurser om at maksimere personlig produktivitet .

At være "produktiv betyder at få meget fra hånden i forhold til noget. Men hvad er 'noget'?" forklarer Pozen til HuffPost. "Du kunne være en produktiv kok, professor, gartner [eller] sælger. Spørgsmålet er, hvad det er, du forsøger at opnå."

Vi bad Pozen og Adam Grant, professor i ledelse ved Wharton School ved University of Pennsylvania og forfatter til " Give and Take: A Revolutionary Approach to Success ", om at dele produktive menneskers hemmelige vaner – så du også kan blive en.

1. De er ikke lænket til e-mail.

Ifølge Pozen er e-mail en af ​​de største barrierer for produktivitet: Folk "bliver overvældet af e-mail; de ved ikke, hvordan de skal håndtere det." Han har en regel om ikke at bruge hvert minut på at tjekke e-mail; i stedet sørger han for kun at tjekke den en eller to gange i timen og bruger meget af den tid på kun at kigge på emnelinjerne for at afgøre, hvad der rent faktisk er værd at læse.

2. De håndterer tingene én gang.

Pozen anvender en strategi kaldet "OHIO", som står for "only handle it once" (håndter det kun én gang). For e-mails, der er værd at være opmærksom på, håndterer han dem én gang ved at svare, så snart han læser dem. Og så er det det -- det er færdigt og håndteret.

3. De har et system til at få det hele gjort.

Tony Hsieh, administrerende direktør for Zappos.com , følte, at han brugte al sin tid på at besvare e-mails, men vigtige e-mails forblev ubesvarede på grund af hans overfyldte indbakke. Så han opfandt en teknik kaldet "Yesterbox", som i bund og grund går ud på at håndtere gårsdagens e-mails i dag. Som han forklarer på yesterbox.com :

Det fantastiske ved dette er, at når du står op om morgenen, ved du præcis, hvor mange e-mails du skal igennem. Der er en følelse af fremskridt, når du behandler hver e-mail fra i går og fjerner den fra din indbakke, og der er faktisk et punkt, hvor du ikke har nogen e-mails tilbage at behandle fra i går.

4. De praktiserer selektiv perfektionisme.

At være perfektionist er ikke nødvendigvis en dårlig ting – det er ofte en værdsat egenskab hos en god medarbejder, siger Pozen. Men det kan give bagslag, når folk er perfektionister for ting, der ikke kræver perfektionisme. Tag for eksempel de lange rapporter, du skal aflevere på arbejdet, som du ved, at ingen nogensinde læser. Er det virkelig værd at bruge en enorm mængde tid og kræfter på at gøre dem perfekte? Sandsynligvis ikke, siger han.

5. De bliver ikke optaget af at "være produktive".

"Hvis dit mål er at være produktiv, så fokuser ikke på målet om at være produktiv," siger Grant. "Det er bare ikke motiverende. Hvem bliver begejstret for at [sige]: 'Jeg fik én ekstra opgave lavet i dag'?" I stedet foreslår han at hente motivation fra årsagen til, at du udfører opgaven, uanset om det involverer at arbejde, så du kan tjene penge til at forsørge din familie, eller at lave en ekstra opgave i løbet af dagen for at støtte en kollega, der har brug for hjælpen. "Du begynder at tænke meget mindre på det som denne kedelige opgave, og meget mere på [det som] at gøre en forskel for en, du holder af," siger han.

6. De er samvittighedsfulde (men ikke overdrevent).

Mennesker, der er samvittighedsfulde – hvilket betyder, at de er disciplinerede, pålidelige, organiserede og præstationsorienterede – er (ikke overraskende) nogle af de mest produktive mennesker, siger Grant. Der kommer dog et punkt, hvor samvittighedsfuldhed kan give bagslag. Han giver eksemplet med skrivning: Hvis du har brug for at få et første udkast skrevet og afklaret, kan det at være for samvittighedsfuld stå i vejen for det mål, fordi du vil bruge for meget tid på at gruble over hvert ord og hver sætning. Produktive forfattere har derimod "en tendens til at sætte sig ned og lave et første udkast og lægge det væk, og når de vender tilbage til det, har de en anden tankegang," forklarer han. De forfiner og forbedrer arbejdet i stedet for at blive opslugt af at producere et perfekt første udkast.

7. De er mindre opmærksomme på de timer, de bruger på arbejde, og mere opmærksomme på det arbejde, de har udført.

Det handler ikke om antallet af timer, du arbejder, men om, hvad du udretter. Pozen siger, at arbejdspladser, der fokuserer for meget på timer, bekymrer sig om de forkerte ting, da deres fokus ikke er på, hvad medarbejderne udretter. "Det er en historisk relikvie, der er en krykke for ledere og chefer," siger han. "Det får dem til at føle, at folk virkelig arbejder hårdt og er ansvarlige," men det handler ikke rigtig om, hvad folk brænder for og udretter.

8. De bruger ansvarlighed til deres fordel.

Har du brug for at få noget gjort? Produktive mennesker vil ikke kun planlægge tid til at arbejde på det projekt, men de vil også fortælle en anden om deres planer for at få projektet færdigt som en måde at tage ansvar på, siger Grant. "Så vil du bekymre dig om at skuffe den person. Du ønsker ikke at fremstå som en doven ved at bryde din forpligtelse," siger han.

9. De har en plan for ethvert muligt scenarie.

Hvis du let bliver distraheret, siger Grant, at en god teknik er at forudse eventuelle distraktioner og derefter finde løsninger til at undgå dem.

10. De kanaliserer deres angst til det bedre.

Præstationsangst kan være invaliderende. Selvom råd til situationer, der involverer præstationsangst, typisk involverer en form for "rolig ned", anbefaler Grant faktisk at gøre det modsatte: Sæt farten op. "Det, du vil gøre, er at fokusere på, hvorfor du er begejstret for opgaven, i stedet for at forsøge at reducere følelser af angst," siger han. "Når du forsøger at reducere angst, er det svært at gå fra en intens følelse til en afslappet følelse."

11. De er strategiske med deres selvsnak.

I forbindelse med det samme emne om at bekæmpe præstationsangst foreslår Grant også, at man ikke siger til sig selv "Jeg kan gøre det", men i stedet spørger sig selv: "Kan jeg gøre det?". Det skyldes, at med den første sætning er det nemt at blive selvtilfreds – folk "har det godt, men hvis de tror, ​​de kan gøre det, bliver de ikke motiverede til at forberede sig og prøve," siger han. Men når folk siger "Kan jeg gøre det?", mobiliserer de sig selv, fordi de er nødt til at finde svaret på, hvordan de kan gøre det.

12. De ved, at rækkefølgen på to-do-listen betyder noget.

Ikke alle opgaver er ens på en to-do-liste. Grant anbefaler at starte med en let opgave for at give en følelse af momentum og derefter gå videre til en større eller vigtigere opgave. På den måde overføres den positive energi fra den første opgave til den anden opgave. Derefter anbefaler han at skifte tilbage til en lettere opgave for at forynge og genvinde en følelse af fremskridt, før man går tilbage til en sværere og mere tidskrævende opgave.