12 Gewoonten Van Productieve Mensen

Wou je dat je minder tijd verspilde en meer gedaan kreeg? Welkom bij de club.

Hoe kan het dan toch gebeuren dat we, terwijl we het goed bedoelen en gefocust zijn op de taak die voor ons ligt, toch afgeleid worden door zaken als e-mails en weekrapporten?

De sleutel tot productiviteit is het kennen van je prioriteiten, merkt Robert Pozen op, hoofddocent bedrijfskunde aan de Harvard Business School. Hij is tevens voormalig president van Fidelity en uitvoerend voorzitter van MFS Investment Management, auteur van " Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours " en geeft cursussen over het maximaliseren van je persoonlijke productiviteit .

"Productief zijn betekent veel gedaan krijgen ten opzichte van iets. Maar wat is dat 'iets'?", legt Pozen uit aan HuffPost. "Je zou een productieve kok, professor, tuinman [of] verkoper kunnen zijn. De vraag is wat je probeert te bereiken."

We vroegen Pozen en Adam Grant, hoogleraar management aan de Wharton School van de University of Pennsylvania en auteur van " Geven en nemen: een revolutionaire benadering van succes ", om de geheime gewoonten van productieve mensen te delen, zodat jij er ook een kunt worden.

1. Ze zijn niet aan e-mail gebonden.

Volgens Pozen is e-mail een van de grootste obstakels voor productiviteit: mensen "worden overspoeld met e-mail; ze weten niet hoe ze ermee om moeten gaan." Hij heeft de regel om niet elke minuut te besteden aan het controleren van e-mails; in plaats daarvan zorgt hij ervoor dat hij ze hooguit een of twee keer per uur controleert en een groot deel van die tijd besteedt aan het bekijken van de onderwerpregels om te bepalen wat daadwerkelijk de moeite waard is om te lezen.

2. Ze doen alles in één keer.

Pozen hanteert een strategie genaamd "OHIO", wat staat voor "only handle it once". E-mails die de aandacht waard zijn, behandelt hij in één keer door te reageren zodra hij ze leest. En dan is het klaar – het is afgehandeld.

3. Ze hebben een systeem om alles gedaan te krijgen.

Tony Hsieh, de CEO van Zappos.com , had het gevoel dat hij al zijn tijd besteedde aan het beantwoorden van e-mails, terwijl belangrijke e-mails nog steeds onbeantwoord bleven vanwege zijn overvolle inbox. Daarom bedacht hij een techniek genaamd "Yesterbox", die in feite neerkomt op het vandaag afhandelen van de e-mails van gisteren . Zoals hij uitlegt op yesterbox.com :

Het mooie hiervan is dat je 's ochtends bij het opstaan ​​precies weet hoeveel e-mails je moet verwerken. Je voelt dat je vooruitgang boekt als je alle e-mails van gisteren hebt verwerkt en uit je inbox hebt verwijderd. Er komt zelfs een punt waarop je helemaal geen e-mails van gisteren meer hoeft te verwerken.

4. Ze beoefenen selectief perfectionisme.

Perfectionistisch zijn is niet per se slecht – het is vaak een gewaardeerde eigenschap bij een goede werknemer, zegt Pozen. Maar het kan averechts werken als mensen perfectionistisch zijn voor dingen die geen perfectionisme vereisen. Neem bijvoorbeeld die lange rapporten die je op je werk moet inleveren en waarvan je weet dat niemand ze ooit leest. Is het echt de moeite waard om er veel tijd en moeite in te steken om ze perfect te maken? Waarschijnlijk niet, zegt hij.

5. Ze concentreren zich niet op 'productief zijn'.

"Als je doel is om productief te zijn, focus je dan niet op dat doel om productief te zijn," zegt Grant. "Dat motiveert gewoon niet. Wie wordt er nou enthousiast van: 'Ik heb vandaag één extra taak gedaan'?" Hij stelt voor om motivatie te halen uit de reden waarom je de taak uitvoert, of het nu gaat om werken om geld te verdienen om je gezin te onderhouden, of om een ​​extra taak overdag uit te voeren om een ​​collega te ondersteunen die hulp nodig heeft. "Je gaat het veel minder zien als een saaie taak, en veel meer als iets wat je kunt betekenen voor iemand die je dierbaar is," zegt hij.

6. Ze zijn gewetensvol (maar niet té).

Mensen die gewetensvol zijn – wat betekent dat ze gedisciplineerd, betrouwbaar, georganiseerd en prestatiegericht zijn – behoren (niet verrassend) tot de meest productieve mensen, zegt Grant. Er komt echter een punt waarop gewetensvolheid averechts kan werken. Hij geeft het voorbeeld van schrijven: als je een eerste versie moet schrijven en afmaken, kan té gewetensvol zijn dat doel in de weg staan, omdat je te veel tijd besteedt aan het piekeren over elk woord en elke zin. Productieve schrijvers daarentegen "hebben de neiging om te gaan zitten, een eerste versie te schrijven en weg te leggen, en als ze er later op terugkomen, zijn ze in een andere mindset", legt hij uit. Ze verfijnen en verbeteren het werk, in plaats van zich te verliezen in het produceren van een perfecte eerste versie.

7. Ze letten minder op de uren die ze werken, en meer op het werk dat ze hebben gedaan.

Het gaat niet om het aantal uren dat je erin steekt, maar om wat je bereikt. Pozen zegt dat werkplekken die te veel nadruk leggen op uren, zich zorgen maken over de verkeerde dingen, omdat de nadruk niet ligt op wat werknemers bereiken. "Het is een historisch relikwie dat als steunpilaar dient voor managers en bazen", zegt hij. "Het geeft ze het gevoel dat mensen echt hard werken en zich verantwoordelijk voelen", maar het gaat niet echt in op waar mensen gepassioneerd over zijn en wat ze bereiken.

8. Ze gebruiken verantwoording in hun voordeel.

Moet er iets gedaan worden? Productieve mensen plannen niet alleen tijd in om aan dat project te werken, maar vertellen ook iemand anders over hun plannen om het project af te ronden als een vorm van zelfopgelegde verantwoordelijkheid, zegt Grant. "Dan maak je je zorgen dat je die persoon teleurstelt. Je wilt niet als een luilak overkomen door je belofte te breken," zegt hij.

9. Ze hebben een plan voor elk mogelijk scenario.

Als je snel afgeleid bent, is het volgens Grant een goede techniek om mogelijke afleidingen te voorspellen en vervolgens oplossingen te bedenken om deze te vermijden.

10. Ze kanaliseren hun angst ten goede.

Faalangst kan slopend zijn. Hoewel het advies voor situaties met faalangst meestal bestaat uit een herhaling van "kalmeer", raadt Grant juist het tegenovergestelde aan: geef gas. "Wat je wilt doen, is je concentreren op waarom je enthousiast bent over de taak, in plaats van te proberen je angstgevoelens te verminderen," zegt hij. "Als je probeert je angst te verminderen, is het moeilijk om van een intense emotie naar een ontspannen emotie te gaan."

11. Ze zijn strategisch in hun zelfpraat.

Over hetzelfde onderwerp, het overwinnen van faalangst, stelt Grant ook voor om niet tegen jezelf te zeggen "Ik kan het", maar jezelf in plaats daarvan af te vragen : "Kan ik het?" Met die eerste zin kun je namelijk makkelijk zelfgenoegzaam worden – mensen "voelen zich goed, maar als ze denken dat ze het kunnen, raken ze niet gemotiveerd om zich voor te bereiden en het te proberen," zegt hij. Maar wanneer mensen zeggen "Kan ik het?", mobiliseren ze zichzelf, omdat ze het antwoord moeten bedenken op hoe ze het kunnen doen.

12. Ze weten dat de volgorde van de takenlijst belangrijk is.

Niet alle taken op een takenlijst zijn hetzelfde. Grant raadt aan om te beginnen met een gemakkelijke taak om een ​​gevoel van vaart te creëren en vervolgens over te gaan op een grotere of belangrijkere taak. Op die manier draagt ​​de positieve energie van de eerste taak over op de tweede taak. Vervolgens raadt hij aan om terug te schakelen naar een gemakkelijkere taak om nieuwe energie op te doen en een gevoel van vooruitgang te herwinnen, voordat je verdergaat met een moeilijkere, meer tijdrovende taak.